Отражение в учете компенсации за аренду жилья. Бухгалтерские проводки по операциям аренды Аренда квартиры для сотрудника бухгалтерские проводки

В некоторых случаях работодатель обязан возмещать затраты на аренду жилья, которое снимает сотрудник. Сопутствующие расходы предполагают особое налогообложение и учет.

В каких случаях траты на аренду жилья будут компенсированы

Основания для компенсации изложены в статье 169 ТК РФ. В частности, траты возмещаются в том случае, если сотрудник по предварительному согласованию с работодателем переезжает в другую местность. Переезд будет связан именно с рабочей необходимостью. В данном случае руководитель компании должен компенсировать траты, связанные со следующими аспектами:

• Переезд работника вместе с членами его семьи.
• Перевозка личного имущества.
• Обустройство на новом месте.

Порядок компенсации, как и размеры выплат, определяется коллективными соглашениями и внутренними актами. Траты на обустройство на новом месте включают в себя расходы на аренду жилья. Следовательно, на основании статьи 169 ТК РФ работодатель обязан возмещать траты на аренду квартиры.

Особенности оплаты аренды

Только в одном случае у работодателя возникает обязанность по оплате аренды: когда он пригласил на работу иногороднего сотрудника. В других случаях руководитель может не возмещать траты. Однако компенсацию он может выплачивать добровольно. В этом случае соответствующие обязательства, взятые добровольно, нужно прописать во внутренних актах. К примеру, это может быть коллективное соглашение. Рассмотрим варианты оплаты:

• Аренда квартиры, оформленная самой компанией.
• Жилье арендует именно сотрудник. Работодатель просто возмещает его затраты. Руководитель может делать отчисления как на счет самого сотрудника, так и на счет арендодателя.

Перечисленные сотруднику средства будут считаться доходом в натуральной форме.

Документы, нужные для возмещения трат

Для того чтобы траты сотрудника были компенсированы, нужно предоставить ряд документов. Это бумаги, которые подтверждают расходы работника, подлежащие возмещению. Рассмотрим примерный перечень этих документов:

• Договор аренды, в котором указана вся сопутствующая информация: ФИО арендодателя и арендатора, стоимость аренды, адрес жилья.
• Платежки по оплате аренды (к примеру, расписки о получении средств за съем жилья).

ВАЖНО! Желательно, чтобы необходимость компенсирования затрат на аренду была оговорена в трудовом соглашении.

ВНИМАНИЕ! Если договор аренды заключается на срок более года, его нужно регистрировать в Росреестре.

Как отразить траты на аренду в целях налогообложения

Существует два подхода по отношению к учету расходов на оплату аренды. Рассмотрим каждый из них.

Наиболее законный, но сложный способ

По мнению надзорных органов, компенсация за аренду жилья – это трудовая оплата в . Она является одним из элементов, который формирует доход сотрудника. По этой причине необходимость в компенсации должна быть оговорена трудовым соглашением. В ТК указано, что элемент оплаты труда, выраженный в натуральной форме, должен составлять не больше 20% от зарплаты. Сопутствующие расходы работодателя отражаются в «прибыльных» расходах. И в этом случае в их перечне может быть учтена только сумма, не превышающая 20% от зарплаты.

Однако существует прецедент, в котором все траты работодателя были признаны в составе «прибыльных» расходов полностью.

Обосновано это было тем, что все эти траты нужны для обеспечения производственного процесса. Если бы работодатель не возместил все расходы, сотрудники из других городов не смогли бы исполнять свои трудовые функции. Согласно этому же обоснованию, на основании положений ТК нельзя формировать правила налогообложения.

По этой причине правило 20% не совсем правомерно. Доход работодателя в натуральной форме облагается .

Бухгалтерский учет

Данный способ предполагает использование следующих бухгалтерских проводок:

• ДТ20, 26, 44 КТ76. Включение платы за аренду в состав расходов предприятия.
• ДТ70 КТ68. Удержание НДФЛ с дохода в натуральной форме, включенного в зарплату сотрудника.
• ДТ76 КТ68 (субсчет «НДФЛ»). Удержание НДФЛ из средств, которые поступают арендодателю.
• ДТ76 КТ51. Перечисление средств за аренду жилья.
• ДТ20 КТ69. Начисление страховых взносов на доход сотрудника в натуральной форме.

Рассматриваемый метод начисления налога хорош тем, что в случае его применения у надзорных органов не возникнет вопросов.

Метод с большими рисками и большими выгодами

Этот метод можно использовать в том случае, если руководитель компании готов отстаивать правомерность применения перед надзорными органами. Основание этого метода – отрицание того, что траты на аренду квартиры являются оплатой труда сотрудника. Одновременно с этим утверждается, что траты являются обоснованными. Оправданность расходов обусловлена тем, что без них компания не сможет нормально функционировать.

В рамках второго подхода все траты учитываются в прочих расходах. Учет расходов производится в полном объеме. Дохода в натуральной форме в данном случае у сотрудника не образуется. Следовательно, не происходит и удержания НДФЛ. Данный метод вполне можно обосновать. Уже возникали соответствующие прецеденты. Суды часто поддерживают такую позицию компании на основании того, что расходы связаны с интересами производства и не являются составляющей оплаты труда.

К СВЕДЕНИЮ! В данном случае не происходит также начисления страховых взносов.

Особенности начисления страховых взносов

По мнению ФСС, траты на компенсацию расходов по аренде жилья являются объектами обложения взносами. Они обладают всеми соответствующими признаками. Следовательно, они облагаются взносами. Соответствующая позиция рассмотрена в письме ФСС от 17 ноября 2011 года.

Однако эту позицию нельзя назвать полностью однозначной. Противоположную позицию можно обнаружить в судебной практике. В частности, существует судебное решение, по которому расходы облагаться не будут. Обосновано это тем, что необходимость компенсировать траты сотрудника на аренду прописана в коллективном, а не в трудовом договоре. В части 1 статьи 7 ФЗ №212 указано, что объектом обложения может являться только доход, возникший на основании трудового соглашения.

Поэтому, если обязанность работодателя компенсировать траты оговорена коллективным соглашением, соответствующие выплаты будут скорее социальными. Они не направлены на стимулирование сотрудников, не зависят от должности работника, выполнения им трудового плана. По этой причине такой доход в натуральной форме не может быть включен в базу для отчисления взносов. Такое же мнение сформулировано и в постановлении ФАС от 1 июня 2014 года.

Какую позицию занять работодателю?

Все зависит от того, готов ли руководитель отстаивать свое мнение. Если нет, то имеет смысл выбрать общепризнанную позицию. В этом случае доход работника будет облагаться взносами. Если же руководитель готов отстаивать свою позицию, можно не отчислять с доходов взносы. Второй вариант более выгоден. Для надзорных органов характерна именно первая позиция, для судов – вторая.

СПРАВКА! Необходимость возмещения затрат на аренду жилья возникает не только в ситуации переезда сотрудника в другой город на ПМЖ. Траты компенсируются и в том случае, если работник уезжает в командировку, труд отличается разъездным характером.

По мнению Минфина России при оплате аренды жилья работнику, у него возникает "натуральный" доход, а значит, компания должна исчислить и уплатить с него НДФЛ и страховые взносы. Так ли это на самом деле?

Чиновники приводят стандартные аргументы (). При определении налоговой базы по НДФЛ учитываются все доходы налогоплательщика, полученные им как в денежной, так и в натуральной форме (). К доходам в натуральной форме относится оплата организацией или предпринимателем товаров, работ, услуг (в т.ч. коммунальных) в интересах физлица (). Таким образом, оплата аренды квартиры, в которой проживает иногородний сотрудник, является его доходом, полученным в натуральной форме. Следовательно, работодатель, который в этом случае признается налоговым агентом, должен включить суммы оплаты аренды жилья в доход работника, облагаемый НДФЛ.

Подобные разъяснения Минфин России давал и ранее ( , от , от ). При этом выводы чиновников касаются ситуаций как с предоставлением жилья сотрудникам, так и с возмещением им расходов на проживание. Разница в том, что в первом случае договор аренды с арендодателем заключает сама компания, и она же оплачивает напрямую арендодателю сумму аренды. А во втором случае сотрудник сам подыскивает себе квартиру, сам заключает договор аренды с арендодателем и сам же ее оплачивает, а затем уже компания-работодатель возмещает понесенные им на аренду жилья расходы (либо сразу выплачивает ему предполагаемую сумму компенсации за аренду).

НДФЛ с аренды жилья работнику не удерживают

Позицию Минфина России нельзя назвать бесспорной. Дело в том, что оплата аренды жилья работников из других городов непосредственно связана с выполнением ими своих трудовых обязанностей и имеет компенсационный характер. Следовательно, оплата аренды жилья не должна включаться в налоговую базу по НДФЛ. И арбитражные суды с таким аргументом соглашаются. Например, в одном из постановлений () был сделан акцент на , в которой прописана обязанность работодателя обеспечить возмещение работнику расходов по обустройству на новом месте жительства в случае переезда на работу в другую местность. Суд признал оплату аренды жилья работника обустройством на новом месте жительства (с учетом того, что порядок этих выплат определяется именно в трудовом договоре) и, ссылаясь на норму НК РФ (), освобождающую от НДФЛ выплаты компенсационного характера, установленные законодательством РФ, принял сторону налогоплательщика.

Страховые взносы с оплаты аренды жилья работника

Чиновники считают, что суммы ежемесячного возмещения расходов по найму жилого помещения в полной мере соответствуют всем элементам объекта обложения страховыми взносами, а значит, облагаются ими ().

Но ведь сам по себе факт наличия трудовых отношений между работодателем и работниками, в том числе на основании трудового договора, не свидетельствует о том, что все выплаты, которые начисляются работникам, представляют собой оплату их труда. Оплата аренды жилья для работника относится к выплатам социального характера и не является стимулирующей выплатой. Она также не зависит от квалификации работников, сложности, качества, количества, условий выполнения самой работы. Поэтому здесь нельзя говорить о скрытой форме оплаты труда и начислять взносы нет оснований.

К тому же в Законе о страховых взносах () четко сказано, что не подлежат обложению страховыми взносами законодательно установленные компенсационные выплаты, связанные с выполнением физическим лицом трудовых обязанностей, в том числе в связи с переездом на работу в другую местность. А обязанность по предоставлению гарантий и компенсаций сотрудникам при переезде на работу в другую местность как раз предусмотрена в .

Этих аргументов компаниям предостаточно, чтобы убедить судей в своей правоте. Арбитражная практика по данному вопросу складывается в пользу организаций ( , ; , ).

Альбина Островская , ведущий налоговый консультант консалтинговой группы "Такс Оптима"

Владельцы предприятий зачастую сталкиваются с дефицитом компетентных кадров. Подобная ситуация вынуждает их «выписывать» персонал из других регионов России или из-за границы, а также командировать собственных работников на некоторое время в другие компании.

В таких случаях работодателям приходится обеспечивать специалистов жильем, то есть снимать для них комнаты или целые квартиры. В этой статье мы расскажем о том, как выполняется аренда квартир для сотрудников , и обсудим некоторые бухгалтерские детали.

Какие особенности имеет аренда квартир для сотрудников организации

Аренда квартир для сотрудников компаний – это обычная практика. Предприятиям очень часто приходится предоставлять своим работникам съемную жилплощадь как на короткий, так и на длительный срок.

Чаще всего организации берут в аренду не одну, а сразу несколько квартир, причем предпочтение отдается не «однушкам», а двух-, трех- и многокомнатным, которые находятся в шаговой доступности от метро или офиса компании.

Аренда, субаренда, поднайм, безвозмездное пользование – все эти понятия имеют прямое отношение к ситуации, когда работодателю необходимо обеспечить сотрудника жильем. Термины отражают разнообразие вариантов того, какой договор можно заключить в подобной ситуации. Каждый вариант обладает как достоинствами, так и недостатками, поэтому требует взвешенного анализа.

Многие крупные организации готовы обеспечивать своих высококвалифицированных сотрудников наемными квартирами в целях их материального стимулирования. Арендные взаимоотношения могут оформляться различными способами, от которых зависит порядок налогообложения, ответственность перед владельцем жилплощади и пр. Но обо всем по порядку.

Один из наиболее распространенных вариантов – работник компании самостоятельно заключает договор аренды квартиры с ее владельцем, а работодатель лишь компенсирует его убытки (например, в виде прибавки к зарплате).

Давайте рассмотрим подробнее, какие существуют варианты контрактов на аренду жилплощади.

Как составить договор аренды квартиры для сотрудников

Распространенной практикой при заключении трудовых соглашений с иностранными сотрудниками или специалистами, переведенными из других регионов, является включение в такой контракт или ознакомление работника с положением имеющегося в организации коллективного договора о представлении ему жилплощади.

Не следует полагать, что такое жилье предоставляется безвозмездно. Организации обычно берут квартиры для сотрудников в аренду.

Именно частные квартиры набирают все большую популярность как место проживания командированных работников. И это понятно, ведь гостиницы и отели с доступными ценами сейчас в большом дефиците.

На какие же нюансы следует обратить особое внимание при заключении договора аренды с владельцем квартиры – физическим лицом?

В пункте 2 статьи 30 ЖК РФ прописано, что владелец жилплощади имеет право передавать свое имущество (принадлежащее ему на праве собственности) во владение или пользование другому физлицу на основании:

• договора найма;
• договоренность о безвозмездном пользовании;
• иных норм закона.

Соответственно, юрлицо может пользоваться имуществом собственника на основании договора аренды или на ином законном основании с учетом норм гражданского и жилищного законодательства.

Давайте разберемся, имеет ли предприятие право арендовать квартиры для своих работников и в чем отличие такого жилья от служебных помещений.

Служебные жилые помещения предназначены для проживания граждан в связи с характером их трудовых отношений с органом государственной власти, органом местного самоуправления, государственным унитарным предприятием, государственным или муниципальным учреждением, в связи с прохождением службы, в связи с назначением на государственную должность Российской Федерации или государственную должность субъекта Российской Федерации либо в связи с избранием на выборные должности в органы государственной власти или органы местного самоуправления (статья 93 ЖК РФ).

Следовательно, служебные помещения могут предоставляться строго очерченному кругу лиц и исключительно в силу специфики их деятельности, которая требует проживания непосредственно по месту службы или рядом с ним.

Порядок предоставления таких помещений строго регламентирован жилищным законодательством.

В статье 100 ЖК РФ прописано, что собственник помещения и сотрудник должны заключать договор найма специализированной жилплощади.

Если говорить о работниках негосударственных компаний, то они не могут претендовать на получение служебного жилья. При этом организации, в которых они трудятся, вправе заключать договоры аренды квартир для сотрудников с физическими или юридическими лицами, а также компенсировать расходы, которые служащий несет при самостоятельном найме.

На каких правовых основаниях организации могут осуществлять аренду квартир для сотрудников?

Юрлица могут получать жилплощадь во владение или пользование в соответствии с договором аренды или иными контрактами (пункт 2 статьи 671 ГК РФ). Документы обязательно оформляются в письменном виде вне зависимости от длительности их действия (пункт 1 статьи 609 ГК РФ).

А в соответствии с нормами пункта 2 статьи 609 и пункта 2 статьи 651 ГК РФ, договор аренды квартиры для сотрудника сроком более года должен быть зафиксирован в органах госрегистрации. Не следует забывать, что жилое помещение может использоваться только для проживания граждан (пункт 2 статьи 288 ГК РФ и пункт 1 статьи 17 ЖК РФ).

Юрлицо также может использовать жилплощадь исключительно в этих целях (пункт 2 статьи 671 ГК РФ).

• Двусторонний договор аренды жилого помещения.

Каким образом происходит процедура заключения двустороннего договора аренды квартиры для сотрудника (между организацией-арендатором и владельцем жилплощади-арендодателем)?

В таком договоре работник организации-арендатора не фигурирует, однако из его текста должно быть понятно, что квартира будет использоваться именно для его проживания. Также должны быть указаны значимые условия: объект аренды, ее сроки и стоимость.

Если в трудовом соглашении прописано частичное возмещение арендной платы работнику, то в контракте указывается именно оно. Если арендная плата выше, чем сумма компенсации, то работник сам оплачивает владельцу помещения разницу. Для этого заключается отдельный договор, предмет которого компанию интересовать не должен, так как в этих взаимоотношениях она уже не участвует.

Отдельно стоит рассказать о гарантийном платеже. Зачастую он назначается прямо в договоре и по истечении его срока возвращается арендатору. Если имуществу был причинен материальный ущерб или обязательные платежи не были выплачены в полном объеме, из гарантийного платежа вычитается сумма долга или убытков. Таким образом, компания становится ответственной за действия работника, повлекшие за собой определенный ущерб.

Иногда в договоре прописывается порядок оплаты коммунальных услуг – к примеру, обязательство арендатора оплачивать их самостоятельно. При этом если такая обязанность будет передана жильцу, то есть сотруднику компании, то это следует отметить в акте приема-передачи жилплощади.

В разделе «Права и обязанности» следует прописать, что арендодатель готов предоставить жилое помещение и находящееся в нем имущество в состоянии, удовлетворяющем требования договора и соответствующем назначению арендованного жилого помещения. Кроме того, квартира должна быть пригодна для проживания, работнику компании-арендатора должен быть обеспечен беспрепятственный доступ в нее.

Сам арендатор должен использовать жилплощадь и имущество по прямому назначению, своевременно вносить арендную плату, оплачивать коммунальные услуги, а также содержать квартиру в технически исправном состоянии, соблюдать санитарные нормы и правила.

Пожалуй, самым важным является пункт о цене договора. В документе необходимо четко зафиксировать сумму, которую арендатор должен будет платить за квартиру, а также указать порядок оплаты: в каком виде (наличными или на расчетный счет), в какие сроки, каковы последствия просрочки платежа.

Чтобы арендодатель не мог поднимать арендную плату каждый месяц, необходимо прописать в договоре, что пересмотр платы может производиться не чаще одного раза в год и по соглашению сторон.

• Трехсторонний договор аренды жилого помещения.

При подписании договора на аренду квартиры для сотрудника между тремя сторонами арендодателем будет являться владелец жилплощади, арендатором – компания-работодатель, а специалист будет выступать в роли третьей стороны, у которой есть свои права и обязательства.

Квартира в этом случае предоставляется исключительно для того, чтобы там проживал работник организации. Вероятно, именно он будет исполнять обязанности по уплате коммунальных платежей и пр. А вот плату за наем должен вносить арендатор, то есть компания. На сотрудника также лягут обязательства по компенсации материального урона, причиненного имуществу.

При заключении договора все три стороны подписывают акт о техническом состоянии квартиры, количестве мебели и прочего имущества. Это необходимо и арендодателю, который сможет предъявить претензии арендатору, утратившему или испортившему его имущество, и самому арендатору.

Если арендатор предоставил жильцу имущество с уже имеющимися недостатками, это необходимо зафиксировать в акте, чтобы в дальнейшем владелец жилья не мог высказывать претензии по этому поводу. К примеру, пенсионерка, сдавшая квартиру на длительный срок, может просто забыть, что диван был сломан еще в тот момент, когда она передавала ключи новому жильцу.

Компания-работодатель в этом случае практически ничем не рискует. Поэтому владельцы организаций предпочитают именно такой вариант.

Как должна производиться оплата аренды квартиры для сотрудника

Как было сказано выше, любая организация имеет полное право заключать договоры аренды квартир для сотрудников. А вот каким образом происходит возмещение затрат, необходимо описать подробнее.

Если компания сама подписывает договор аренды квартиры для сотрудника и берет на себя обязательства по оплате связанных с наймом расходов, арендная плата считается натуральной формой оплаты труда работника (статья 131 ТК РФ).

Источник: http://biznes-resurs.ru/info/arenda_kvartir_dlya_sotrudnikov

Жилье за счет работодателя: налоговые последствия для компании - статья

Для того, чтобы организация могла учесть в составе расходов суммы аренды жилья для сотрудника, необходимо выполнение двух условий:

• предоставление жилья сотруднику должно быть предусмотрено трудовым договором;
• сумма арендной платы, как доход в натуральной форме, должна являться составной частью заработной платы сотрудника.

Если организация компенсирует непосредственно сотруднику арендную плату, которую он самостоятельно уплачивает арендодателю за съемное жилье, то согласно официальному мнению, подобные выплаты не являются оплатой за выполнение трудовых функций и, соответственно, на основании п. 29 ст. 270 НК РФ не учитываются в целях налогообложения прибыли. Эта позиция выражена в Письмах ФНС РФ от 12.01.2009 № ВЕ-22-3/6, Минфина РФ от 12.01.2018 № 03-03-06/1/823, от 22.10.2013 № 03-04-06/44206, от 30.09.2013 № 03-03-06/1/40369, от 04.04.2013 № 03-04-06/11060.

Систематизируйте или обновите знания, получите практические навыки и найдите ответы на свои вопросы на курсах повышения квалификации в Школе бухгалтера. Курсы разработаны с учетом профстандарта «Бухгалтер».Документы, подтверждающие затраты организации на оплату проживания сотрудника:

• трудовой договор, который предусматривает оплату организацией проживания сотрудника;
• договор аренды жилья;
• платежное поручение на перечисление арендной платы.

Учет в налоговых расходах оплаты аренды жилья для сотрудника при ОСНО

Доля заработной платы, выплачиваемая в натуральной форме, не может превышать 20% от начисленной месячной заработной платы (ст. 131 ТК РФ).

Поэтому затраты организации на оплату арендованного жилья для сотрудника могут быть учтены в составе расходов на оплату труда, в размере, не превышающем 20% от начисленной месячной заработной платы этого сотрудника, с учетом премий и надбавок, при условии, что это предусмотрено трудовым договором.

Учет в налоговых расходах оплаты аренды жилья для сотрудника при УСН

Согласно пп. 6 п. 1 ст. 346.16 НК РФ, при расчете единого налога, уплачиваемого в связи с применением УСН, организации могут уменьшить полученные доходы на расходы на оплату труда. При этом расходы на оплату труда принимаются в порядке, предусмотренном ст. 255 НК РФ, то есть, аналогичном, как и для расчета налога на прибыль организаций (п. 2 ст. 346.16 НК РФ).

Следовательно, расходы организации, применяющей УСН, связанные с оплатой аренды жилья за сотрудника, являются частью заработной платы, выплачиваемой в натуральной форме, которая учитывается при определении налоговой базы по налогу, уплачиваемому в связи с применением УСН, в размере, не превышающем 20% от начисленной месячной заработной платы этого сотрудника, с учетом премий и надбавок, при условии, что это предусмотрено трудовым договором. Данная позиция отражена в письмах Минфина РФ от 05.02.2016 № 03-11-06/2/5880, от 14.07.2017 № 03-11-06/2/45197, от 15.12.2015 № 03-11-06/2/73266.

Ндфл с доходов сотрудника в натуральной форме

Согласно п. 1 ст. 210 НК РФ, при определении налоговой базы по НДФЛ, учитываются все доходы, полученные сотрудником, как в денежной, так и в натуральной формах.

К доходам, полученным в натуральной форме, относится оплата (полностью или частично) организацией за сотрудника товаров (работ, услуг) или имущественных прав (пп. 1 п. 2 ст. 211 НК РФ).

Следовательно, часть заработной платы, выплаченная сотруднику в натуральной форме, путем оплаты за него стоимости аренды, облагается НДФЛ в общеустановленном порядке.

Организация, независимо от применяемой ею системы налогообложения, является налоговым агентом по НДФЛ, поэтому она обязана исчислить, удержать и уплатить в бюджет НДФЛ. Налоговой базой для расчета НДФЛ, в данном случае, является сумма арендной платы, уплачиваемая организацией за сотрудника. Ставка НДФЛ с дохода в натуральной форме, применяется та же, что и к заработной плате в денежной форме.

Датой получения дохода в натуральной форме является дата оплаты арендодателю арендной платы (пп. 2 п. 1 ст. 223 НК РФ). НДФЛ с заработной платы, выплачиваемой в натуральной форме, может быть удержан при фактической выплате сотруднику заработной платы в денежной форме (п. 4 ст. 226 НК РФ) (Письма Минфина РФ от 23.01.2018 № 03-04-06/3201, от 12.01.2018 № 03-03-06/1/823, от 03.10.2017 № 03-04-06/64421).

Страховые взносы с доходов сотрудника в натуральной форме

Сумма арендной платы, уплачиваемая организацией за аренду жилья для сотрудника, подлежит обложению страховыми взносами в общеустановленном порядке, как выплата в рамках трудовых отношений (Письма Минфина РФ от 19.02.2018 № 03-04-06/10129, Минтруда РФ от 02.03.2016 № 17-3/В-84).

Бухгалтерский учет оплаты аренды жилья для сотрудника

Согласно Инструкции по применению Плана счетов бухгалтерского учета финансово-хозяйственной деятельности организаций, утвержденной Приказом МФ РФ от 31.10.2000 № 94н, расходы на оплату труда, в том числе в натуральной форме, отражаются с использованием счета 70 «Расчеты с персоналом по оплате труда». Перечисление арендной платы арендодателю отражается по счету 76 «Расчеты с разными дебиторами и кредиторами».

В бухгалтерском учете расходы организации на оплату аренды жилья для сотрудника отражают следующим образом:

Д 76 К 51 - Перечислены денежные средства арендодателю за аренду жилья

Д 70 К 76 - Оплата стоимости аренды жилья учтена в составе заработной платы

Д 26 (20, 44) К 70 - Заработная плата учтена в составе затрат

Д 26 (20, 44) К 69 - Начислены страховые взносы на заработную плату

Д 70 К 68.2 - Удержан НДФЛ при выплате заработной платы

Заполнение расчета 6-НДФЛ и справки 2-НДФЛ при выплате дохода сотруднику в натуральной форме

Заполнение расчета по форме 6-НДФЛ при выплате сотруднику дохода в натуральной форме рассмотрено в Письмах ФНС РФ от 09.08.2016 № ГД-3-11/3605@, от 28.03.2016 № БС-4-11/5278@. Расчет заполняется следующим образом:

Раздел 1 расчета 6-НДФЛ

Строка 020 - сумма дохода в натуральной форме (сумма арендной платы)

Строка 040 - сумма НДФЛ, исчисленная с дохода в натуральной форме

Строка 070 - сумма НДФЛ, удержанная из дохода сотрудника, полученного в денежной форме

Если остается сумма НДФЛ, не удержанная налоговым агентом, то она указывается по строке 080.

Раздел 2 расчета 6-НДФЛ

Строка 100 - дата получения дохода в натуральной форме (день перечисления арендной платы арендодателю)

Строка 110 - дата выплаты дохода в денежной форме (день фактической выплаты заработной платы)

Строка 120 - первый рабочий день, следующий за днем фактической выплаты заработной платы (п. 6 ст. 226 НК РФ)

Строка 130 - сумма дохода, полученного в натуральной форме

Строка 140 - сумма НДФЛ, удержанного с дохода в натуральной форме

В справке 2-НДФЛ доход сотрудника в натуральной форме отражается в том месяце, когда указанный доход передан сотруднику, с кодом дохода - 2530 «Оплата труда в натуральной форме».

В соответствии с п. 1 ст. 230 НК РФ, в справке 2-НДФЛ указываются коды доходов и вычетов в соответствии с Приказом ФНС РФ от 10.09.2015 № ММВ-7-11/387:

• в Приложении № 1 - коды видов доходов
• в Приложении № 2 - коды видов вычетов

Пример: заработная плата сотрудника составляет 50 000 рублей в месяц. Срок выплаты заработной платы 10 числа месяца, следующего за оплачиваемым месяцем. Организация ежемесячно 5 числа оплачивает за сотрудника аренду жилья в сумме 18 000 рублей.

В бухгалтерском учете, в составе расходов, организация учитывает в полной сумме выплату дохода сотрудника в натуральной форме (18 000 рублей).

В налоговом учете, в составе расходов, организация учитывает выплату дохода сотрудника в натуральной форме, в следующем размере:

50 000 рублей х 20 % = 10 000 рублей

То есть, из 18 000 рублей арендной платы, в налоговые расходы можно включить только 10 000 рублей. Следовательно, общая сумма заработной платы сотрудника, выплачиваемая, как в натуральной, так и денежной формах, в состав налоговых расходов организации, включается в размере 42 000 рублей.

Заполнение расчета 6-НДФЛ

Строка 020 - 18 000

Строка 040 - 2 340

Строка 070 - 2 340

Строка 100 - 05.месяц.год

Строка 110 - 10.месяц.год

Строка 120 - 11.месяц.год

Строка 130 - 18 000

Строка 140 - 2 340

Источник: https://school.kontur.ru/publications/1625

Арендуем квартиру для работников: налог на прибыль, НДФЛ и страховые взносы

При оплате жилья для иногородних работников компания заинтересована в том, чтобы учесть расходы на аренду жилья при налогообложении прибыли. И надо отметить, что такая возможность у нее есть.

Статья 255 НК РФ содержит прямое указание: если та или иная выплата (это относится не только к денежным суммам, но и материальным благам) предусмотрена в трудовом или коллективном договоре, то ее можно отнести в состав расходов на оплату труда (п. 25 ст. 255 НК РФ).

Однако учесть подобные затраты, как считают в Минфине, можно только в размере, не превышающем 20 процентов от начисленной месячной заработной платы (письма от 22.10.13 № 03-04-06/44206, от 30.09.13 № 03-03-06/1/40369, от 28.10.10 № 03-03-06/1/671).

В своих разъяснениях чиновники ссылаются на статью 131 Трудового кодекса РФ, содержащую ограничение: «натуральная» часть зарплаты не должна быть выше 20 процентов от общей зарплаты. При этом выводы чиновников касаются как ситуации с предоставлением жилья сотрудникам, так и ситуации с возмещением им расходов на проживание.

Разница в том, что в первом случае договор аренды с арендодателем заключает сама компания, и она же оплачивает напрямую арендодателю сумму аренды.

А во втором случае сотрудник сам подыскивает себе квартиру, сам заключает договор аренды с арендодателем, и сам же ее оплачивает, и затем уже компания-работодатель возмещает понесенные им на аренду жилья расходы (либо сразу выплачивает ему предполагаемую сумму компенсации за аренду).

Заметим, что применяя второй вариант, компания может столкнуться с налоговыми рисками. Есть более ранние письма ФНС и Минфина, в которых говорится, что подобное возмещение не является оплатой за выполнение трудовых функций работником.

И что указанные выплаты следует рассматривать как выплаты в пользу работников, которые на основании пункта 29 статьи 270 НК РФ вообще не учитываются в целях налогообложения прибыли (письма ФНС от 12.01.09 № ВЕ-22-3/6@, Минфина России от 17.03.09 № 03-03-06/1/155).

Конечно, в более поздних разъяснениях чиновники уже не столь категоричны, поскольку разрешают включать в расходы компенсацию в пределах 20 процентов от зарплаты. Однако на практике некоторые налоговики продолжают исключать из «налоговых» расходов всю сумму компенсации.

Поэтому крайне важно, чтобы условие о компенсации расходов на жилье было прописано в трудовом или коллективном договоре.

Что касается судов, то они в подобных спорах встают на сторону налогоплательщиков. Причем, в арбитражной практике много примеров, когда компаниям удавалось отстоять свое право на включение в расходы всей стоимости аренды, без 20-ти процентного ограничения.

Доказательством тому служит, в частности, постановление ФАС Московского округа от 05.07.13 по делу № А40-122173/12-20-621.

Суд отметил, что налогоплательщик вправе учесть обсуждаемые расходы в уменьшение налоговой базы по налогу на прибыль на основании пункта 25 статьи 255 НК РФ как другие расходы, относимые к оплате труда. А в постановлении ФАС Центрального округа от 29.09.

10 по делу № А23-5464/2009А-14-233 суд указал, что исходя из системного толкования норм статьи 1 ТК РФ, пункта 1 статьи 2 НК РФ, статья 131 ТК РФ не может регулировать налоговые правоотношения и устанавливать применительно к ним какие-либо ограничения.

Когда речь идет о компенсации сотрудникам «жилищных» расходов, компания может привести еще такой аргумент.

В статье 131 ТК РФ говорится, что доля заработной платы, выплачиваемой в неденежной форме, не может превышать 20 процентов от начисленной месячной заработной платы.

Но ведь когда компания не арендует для сотрудника квартиру, а возмещает ему расходы на аренду, то она фактически выплачивает ему денежную сумму. То есть в данной ситуации нельзя говорить о неденежной форме оплаты.

Кстати, расходы на оплату аренды жилья можно учитывать при налогообложении прибыли как прочие расходы, связанные с производством и реализацией, на основании подпункт 49 пункта 1 статьи 264 НК РФ. Суды не видят в этом ничего противозаконного (постановления ФАС Центрального округа от 15.02.12 по делу № А35-1939/2010, ФАС Северо-Западного округа от 11.04.14 по делу № А56-18767/2013).

Как видим, ситуация спорная, но в случае доведения дела до суда у компаний, включающих в расходы всю сумму аренды жилья есть хорошие шансы отстоять свою позицию. А для работодателей, не желающих доводить дело до суда, оптимальным будет отнесение на расходы сумм аренды жилья в пределах 20-ти процентного ограничения. Но и в этом случае нельзя полностью исключить налоговые риски.

Нужно ли исчислить НДФЛ?

Вопрос с начислением НДФЛ на суммы компенсаций тоже не все однозначно. По мнению чиновников, суммы оплаты организацией сотрудникам стоимости аренды жилья образуют экономическую выгоду, а значит, облагаются НДФЛ (письма Минфина России от 22.10.13 № 03-04-06/44206, от 30.09.13 № 03-03-06/1/40369). При этом порядок оплаты организацией за физических лиц стоимости их проживания значения не имеет.

Тем не менее, в судебной практике много примеров, доказывающих отсутствие обязанности по уплате НДФЛ с подобных выплат. Доказательством тому является, в частности, постановление ФАС Восточно-Сибирского округа от 11.09.13 № А19-2330/2013. Аргументом в пользу компании стала статья 169 Трудового кодекса.

Там прописана обязанность работодателя обеспечить возмещение работнику расходов по обустройству на новом месте жительства в случае переезда на работу в другую местность. Суд признал оплату за проживание работника обустройством на новом месте жительства, с учетом того, что порядок этих выплат определяется именно в трудовом договоре.

И, ссылаясь на пункт 3 статьи 217 НК РФ, освобождающий от НДФЛ выплаты компенсационного характера, установленные законодательством РФ, принял сторону налогоплательщика.

А в постановлении ФАС Уральского округа от 08.06.12 № Ф09-3304/12 аргументом послужило то, что произведенные обществом выплаты арендодателям жилых помещений связаны с исполнением иногородним сотрудником своих должностных обязанностей. Иначе говоря, сотрудник не мог бы исполнять свою работу, если бы жил в другом месте. Поэтому оплата аренды квартиры произведена прежде всего в интересах работодателя.

Есть и другие примеры споров, решенных в пользу работодателей: постановление ФАС Дальневосточного округа от 25.01.13 № Ф03-5923/2012, ФАС Западно-Сибирского округа от 02.09.11 по делу № А70-10656/2010, ФАС Московского округа от 21.03.11 № КА-А40/1449-11.

Как видим, компания должна самостоятельно принять решение: действовать так, как считают чиновники, то есть уплачивать НДФЛ, либо идти на риски и не уплачивать НДФЛ, готовясь отстаивать свою позицию в суде.

Когда начислять НДФЛ?

Если компания, оплачивая жилье за сотрудника, решила удерживать НДФЛ, то возникает вопрос: в какой момент это нужно сделать? Ведь зачастую оплата аренды производится авансом, порой даже за несколько месяцев вперед.

Обратимся к подпункту 2 пункта 1 статьи 223 НК РФ, в котором сказано, что дата фактического получения дохода определяется как день передачи дохода в натуральной форме.

На момент оплаты авансового платежа, на наш взгляд, нельзя говорить о возникновении у работника дохода, облагаемого НДФЛ. Ведь, во-первых, сотрудник еще не воспользовался арендуемым жильем, а значит, оплата аренды за него еще не произведена. Есть только предоплата, а это разные понятия.

Во-вторых, договор аренды может быть расторгнут и тогда неиспользованный аванс возвращается арендатору (работодателю); очевидно, что в этом случае у работника «натуральный» доход не возникнет и не мог возникать ранее, до момента получения арендной услуги.

Доход возникает лишь после того, как сотрудник воспользовался материальным благом, то есть пожил какое-то время в квартире. Значит, удерживать НДФЛ компания должна при выплате заработной платы за тот месяц, в котором сотрудник воспользовался арендованной квартирой. Например, в январе 2014 года компания оплатила авансом аренду за февраль, март и апрель.

Соответственно, начиная с февраля, у работника появляется «натуральный» доход. И при выплате «февральской» зарплаты (в марте) организация должна будет удержать НДФЛ за аренду квартиры в феврале.

Следует отметить, что у чиновников на сей счет иное мнение. В письме Минфина РФ от 26.08.13 № 03-04-06/34883 сказано, что «дата получения дохода в рассматриваемом случае определяется как дата оплаты найма квартиры, включая авансовые платежи.».

Кстати, помимо этого, работодателю нужно также выступить налоговым агентом по НДФЛ и в отношении лица, предоставившего свое жилое помещение в аренду (если, конечно, арендодатель не зарегистрирован в качестве ИП). Ведь в данном случае работодатель является источником выплаты дохода. Соответствующие разъяснения приведены в письмах Минфина России от 07.10.09 № 03-04-06-01/259 и от 07.09.12 № 03-04-06/8-272.

Начислять ли страховые взносы?

ФСС считает, что суммы ежемесячного возмещения расходов по найму жилого помещения в полной мере соответствуют всем элементам объекта обложения страховыми взносами, а значит, облагаются ими (письмо от 17.11.11 № 14-03-11/08-13985).

Однако и по этому вопросу существует противоположное мнение, находящее поддержку у судей. Приведем в пример постановление ФАС Поволжского округа от 22.09.13 по делу № А65-27752/2012. Правда, в данном деле обязанность по оплате жилья для сотрудников фигурировала не в трудовом, а в коллективном договоре.

Суды отметили, что в соответствии с частью 1 статьи 7 Федерального закона от 24.07.09 № 212-ФЗ к объекту обложения страховыми взносами относятся, в частности, выплаты и иные вознаграждения, начисляемые плательщиками страховых взносов в пользу физических лиц именно по трудовым договорам.

Оплата аренды жилья для сотрудников относится к выплатам социального характера, основана на коллективном договоре, и не является стимулирующей выплатой. Она также не зависит от квалификации работников, сложности, качества, количества, условий выполнения самой работы, не являются оплатой труда работников (вознаграждением за труд).

А значит, не является объектом обложения страховыми взносами и не подлежит включению в базу для начисления страховых взносов.

Аналогичную позицию занял и ФАС Уральского округа в постановлении от 01.04.14 № Ф09-1087/14. Причем, в указанном деле обязанность по выплате по компенсации расходов по найму жилья была предусмотрена в трудовом договоре с сотрудниками.

Как видим, у чиновников одно мнение, у судей - другое. Компания сама решает, как ей поступать: идти на риски и не начислять страховые взносы, либо избежать рисков и начислить взносы.

Одно можно сказать точно: минимизировать риски по взносам можно в том случае, если компания сама будет оплачивать аренду арендодателям, а не возмещать «арендные» расходы сотрудникам.

Ведь к объекту обложения страховыми взносами относятся, в частности, выплаты и иные вознаграждения, начисляемые плательщиками страховых взносов в пользу физических лиц именно по трудовым договорам. А при таком способе обеспечения сотрудников жильем будет отсутствовать факт выплаты денежных сумм работникам.

Источник: https://www.buhonline.ru/pub/comments/2014/12/9305

Компенсация работнику аренды жилья. Налогообложение и учет

В некоторых случаях работодатель обязан возмещать затраты на аренду жилья, которое снимает сотрудник. Сопутствующие расходы предполагают особое налогообложение и учет.

В каких случаях траты на аренду жилья будут компенсированы

Основания для компенсации изложены в статье 169 ТК РФ. В частности, траты возмещаются в том случае, если сотрудник по предварительному согласованию с работодателем переезжает в другую местность. Переезд будет связан именно с рабочей необходимостью. В данном случае руководитель компании должен компенсировать траты, связанные со следующими аспектами:

• Переезд работника вместе с членами его семьи.
• Перевозка личного имущества.
• Обустройство на новом месте.

Порядок компенсации, как и размеры выплат, определяется коллективными соглашениями и внутренними актами. Траты на обустройство на новом месте включают в себя расходы на аренду жилья. Следовательно, на основании статьи 169 ТК РФ работодатель обязан возмещать траты на аренду квартиры.

Особенности оплаты аренды

Только в одном случае у работодателя возникает обязанность по оплате аренды: когда он пригласил на работу иногороднего сотрудника. В других случаях руководитель может не возмещать траты.

Однако компенсацию он может выплачивать добровольно. В этом случае соответствующие обязательства, взятые добровольно, нужно прописать во внутренних актах. К примеру, это может быть коллективное соглашение.

Рассмотрим варианты оплаты:

• Аренда квартиры, оформленная самой компанией.
• Жилье арендует именно сотрудник. Работодатель просто возмещает его затраты. Руководитель может делать отчисления как на счет самого сотрудника, так и на счет арендодателя.

Перечисленные сотруднику средства будут считаться доходом в натуральной форме.

Документы, нужные для возмещения трат

Для того чтобы траты сотрудника были компенсированы, нужно предоставить ряд документов. Это бумаги, которые подтверждают расходы работника, подлежащие возмещению. Рассмотрим примерный перечень этих документов:

• Договор аренды, в котором указана вся сопутствующая информация: ФИО арендодателя и арендатора, стоимость аренды, адрес жилья.
• Платежки по оплате аренды (к примеру, расписки о получении средств за съем жилья).

ВАЖНО! Желательно, чтобы необходимость компенсирования затрат на аренду была оговорена в трудовом соглашении.

ВНИМАНИЕ! Если договор аренды заключается на срок более года, его нужно регистрировать в Росреестре.

Как отразить траты на аренду в целях налогообложения

Существует два подхода по отношению к учету расходов на оплату аренды. Рассмотрим каждый из них.

Наиболее законный, но сложный способ

По мнению надзорных органов, компенсация за аренду жилья – это трудовая оплата в натуральной форме. Она является одним из элементов, который формирует доход сотрудника. По этой причине необходимость в компенсации должна быть оговорена трудовым соглашением.

В ТК указано, что элемент оплаты труда, выраженный в натуральной форме, должен составлять не больше 20% от зарплаты. Сопутствующие расходы работодателя отражаются в «прибыльных» расходах.

И в этом случае в их перечне может быть учтена только сумма, не превышающая 20% от зарплаты.

Однако существует прецедент, в котором все траты работодателя были признаны в составе «прибыльных» расходов полностью.

Обосновано это было тем, что все эти траты нужны для обеспечения производственного процесса. Если бы работодатель не возместил все расходы, сотрудники из других городов не смогли бы исполнять свои трудовые функции. Согласно этому же обоснованию, на основании положений ТК нельзя формировать правила налогообложения.

По этой причине правило 20% не совсем правомерно. Доход работодателя в натуральной форме облагается НДФЛ.

Бухгалтерский учет

Данный способ предполагает использование следующих бухгалтерских проводок:

• ДТ20, 26, 44 КТ76. Включение платы за аренду в состав расходов предприятия.
• ДТ70 КТ68. Удержание НДФЛ с дохода в натуральной форме, включенного в зарплату сотрудника.
• ДТ76 КТ68 (субсчет «НДФЛ»). Удержание НДФЛ из средств, которые поступают арендодателю.
• ДТ76 КТ51. Перечисление средств за аренду жилья.
• ДТ20 КТ69. Начисление страховых взносов на доход сотрудника в натуральной форме.

Рассматриваемый метод начисления налога хорош тем, что в случае его применения у надзорных органов не возникнет вопросов.

Метод с большими рисками и большими выгодами

Этот метод можно использовать в том случае, если руководитель компании готов отстаивать правомерность применения перед надзорными органами. Основание этого метода – отрицание того, что траты на аренду квартиры являются оплатой труда сотрудника. Одновременно с этим утверждается, что траты являются обоснованными. Оправданность расходов обусловлена тем, что без них компания не сможет нормально функционировать.

В рамках второго подхода все траты учитываются в прочих расходах. Учет расходов производится в полном объеме. Дохода в натуральной форме в данном случае у сотрудника не образуется. Следовательно, не происходит и удержания НДФЛ.

Данный метод вполне можно обосновать. Уже возникали соответствующие прецеденты. Суды часто поддерживают такую позицию компании на основании того, что расходы связаны с интересами производства и не являются составляющей оплаты труда.

К СВЕДЕНИЮ! В данном случае не происходит также начисления страховых взносов.

Особенности начисления страховых взносов

По мнению ФСС, траты на компенсацию расходов по аренде жилья являются объектами обложения взносами. Они обладают всеми соответствующими признаками. Следовательно, они облагаются взносами. Соответствующая позиция рассмотрена в письме ФСС от 17 ноября 2011 года.

Однако эту позицию нельзя назвать полностью однозначной. Противоположную позицию можно обнаружить в судебной практике. В частности, существует судебное решение, по которому расходы облагаться не будут.

Обосновано это тем, что необходимость компенсировать траты сотрудника на аренду прописана в коллективном, а не в трудовом договоре.

В части 1 статьи 7 ФЗ №212 указано, что объектом обложения может являться только доход, возникший на основании трудового соглашения.

Поэтому, если обязанность работодателя компенсировать траты оговорена коллективным соглашением, соответствующие выплаты будут скорее социальными.

Они не направлены на стимулирование сотрудников, не зависят от должности работника, выполнения им трудового плана. По этой причине такой доход в натуральной форме не может быть включен в базу для отчисления взносов.

Какую позицию занять работодателю?

Все зависит от того, готов ли руководитель отстаивать свое мнение. Если нет, то имеет смысл выбрать общепризнанную позицию. В этом случае доход работника будет облагаться взносами. Если же руководитель готов отстаивать свою позицию, можно не отчислять с доходов взносы. Второй вариант более выгоден. Для надзорных органов характерна именно первая позиция, для судов – вторая.

СПРАВКА! Необходимость возмещения затрат на аренду жилья возникает не только в ситуации переезда сотрудника в другой город на ПМЖ. Траты компенсируются и в том случае, если работник уезжает в командировку, труд отличается разъездным характером.

"Главбух", N 18, 2003

Арендовать квартиру для сотрудника может предприятие. Однако возможна ситуация, когда работник уже сам снял жилье, а организация лишь возмещает ему расходы по найму. В зависимости от того, кто заключил договор аренды - предприятие или его сотрудник, будет меняться порядок учета арендной платы при расчете налогов.

Кроме того, налогообложение арендной платы зависит еще и от того, по какой причине вы решили оплачивать работнику расходы по найму жилья. Это могут быть требования законодательства, добровольное решение организации, прописанное в трудовом договоре с сотрудником, а также просто решение руководства помочь кому-либо из работников решить проблемы с жильем. О том, как выгоднее оформить аренду, чтобы сэкономить на налогах, - читайте в нашем материале.

Для кого арендовать жилье?

Конечно, предприятие может арендовать квартиру для любого работника - права заботиться о своих сотрудниках у вас никто не отнимет. Однако законодательство России предусматривает случаи, когда работодатель просто обязан снимать жилье для своих подопечных. Кто же может рассчитывать на такую льготу?

Во-первых, люди, которые работают в районах Крайнего Севера, и члены их семей. Работодатель обязан предоставить им жилье или возместить расходы на аренду, потому что этого требует п.18 Закона РФ от 19 февраля 1993 г. N 4520-1. Правда, арендуя квартиры таким сотрудникам, организация должна придерживаться норм площади жилья, которые предусмотрены в Постановлении Правительства РФ от 4 ноября 1993 г. N 1141.

Во-вторых, "квартирные" льготы предусмотрены для медицинских работников, которые трудятся в сельской местности и в поселках городского типа, и, конечно, для членов их семей. Это определено в ст.63 Основ законодательства РФ об охране здоровья граждан от 22 июля 1993 г. N 5487-1.

Как оформить аренду квартир?

Это можно сделать двумя способами. Во-первых, руководитель может издать приказ и указать в нем, для кого организация арендует квартиру и что именно она готова оплатить.

Во-вторых, обязанность арендовать квартиру для сотрудника можно прописать в трудовом договоре. Если вы арендуете квартиру для сотрудника, трудовой договор с которым уже подписан, то можно заключить соглашение об изменении условий трудового договора. Но не забывайте, что в таком случае отказать впоследствии этому работнику в квартире будет весьма затруднительно.

Ну а как оформить саму аренду? Здесь также возможны варианты.

Первый - организация сама заключает договор аренды с тем, кто сдает жилье. Так целесообразно поступать в том случае, если ваша обязанность снять квартиру прописана в трудовом соглашении с сотрудником. В договоре аренды следует указать, кто будет проживать в квартире. Здесь же прописывают срок, на который сдается жилье, сумму арендной платы и другие условия.

Второй вариант - сотрудник сам напрямую заключает договор аренды с владельцем квартиры. Организация же возмещает работнику расходы. Таким образом аренду выгодно оформлять, если обязанность снимать квартиру не вытекает из условий трудового договора. Далее, рассказывая о том, как отражать аренду жилья в учете, мы каждый раз будем касаться каждого из этих вариантов.

Как отражать аренду квартир в бухгалтерском учете?

Не важно, у кого вы арендуете квартиру: у физического лица (это более распространенный случай) или у юридического. Более того, не имеет значения, по требованию законодательства или по своему желанию вы снимаете жилье. Все равно расходы в бухучете отражаются одинаково.

Какие же это расходы? Возможно, сначала придется потратиться на поиск подходящей квартиры. Многие организации, прежде всего в больших городах, предпочитают обращаться к специализирующимся по жилью агентствам. С ними заключают договор на оказание услуг. Когда агентство подберет квартиру, составляется акт об оказании услуг. А затем фирма оплачивает работу риэлторов.

Стоимость их услуг бухгалтер должен включить во внереализационные расходы. Это следует из п.12 Положения по бухгалтерскому учету "Расходы организации" (ПБУ 10/99), утвержденного Приказом Минфина России от 6 мая 1999 г. N 33н. В бухгалтерском учете при этом делают такие записи:

• отражены услуги агентства;

Дебет 76 Кредит 51 (50)

• оплачены услуги агентства.

Однако работник может и сам подобрать квартиру, и ему тоже нужно вложить в это некоторую сумму (объявления в газетах, разъезды, все те же услуги риэлторов...). И если организация возмещает ему расходы по поиску жилья, то бухгалтер записывает:

• отражена сумма компенсации расходов по поиску квартиры;

Дебет 73 Кредит 50

• выдана работнику компенсация расходов по поиску жилья.

Теперь о расходах предприятия по арендной плате. Если договор заключила организация, то в учете арендная плата также отражается как внереализационный расход - на счете 91 субсчет "Прочие расходы". К этому субсчету бухгалтер может открыть аналитический счет "Аренда квартир для сотрудников".

В учете бухгалтер делает такие проводки:

Дебет 91 субсчет "Прочие расходы" Кредит 76

• отражена арендная плата за месяц;

Дебет 76 Кредит 50

• оплачена аренда квартиры.

При этом если предприятие вносит арендную плату сразу за несколько месяцев вперед, то данную сумму нельзя сразу включить во внереализационные расходы. Как же учитывать такие платежи?

Налоговики считают, что затраты надо отнести в состав расходов будущих периодов, на счет 97. А затем организация будет списывать плату за жилье во внереализационные расходы постепенно - в конце каждого месяца.

Однако с этим мнением вполне можно не согласиться. Аргумент - Инструкция по применению Плана счетов бухгалтерского учета, утвержденная Приказом Минфина России от 31 октября 2000 г. N 94н. Здесь перечислены затраты, которые следует отражать на счете 97 "Расходы будущих периодов", и арендная плата не упомянута. Следовательно, предприятие вправе отражать плату за жилье на несколько месяцев вперед в составе выданных авансов.

Пример 1 . В сентябре 2003 г. ООО "Славянка" арендовало квартиру для своего сотрудника. Плата за это жилье составляет 6000 руб. в месяц. В сентябре предприятие оплатило аренду квартиры сразу за три месяца вперед, перечислив ее владельцу 18 000 руб. (6000 руб. x 3 мес.). В учете ООО "Славянка" бухгалтер запишет:

Дебет 60 субсчет "Авансы выданные" Кредит 50

• 18 000 руб. - перечислена арендная плата за три месяца.

В сентябре бухгалтер также отразит арендную плату за месяц в составе внереализационных расходов. При этом в учете нужно сделать такую запись:

Дебет 91 субсчет "Прочие расходы" Кредит 60 субсчет "Расчеты с поставщиками"

• 6000 руб. - отражена арендная плата за сентябрь;

Дебет 60 субсчет "Расчеты с поставщиками" Кредит 60 субсчет "Авансы выданные"

• 6000 руб. - зачтен ранее выданный аванс.

Если же договор аренды с владельцем квартиры заключил сам работник, то он и будет заниматься платежами. В этом случае предприятие станет регулярно выдавать ему из кассы назначенную арендатором сумму. Истраченные средства в бухгалтерском учете предприятие отражает в составе внереализационных расходов. В конце месяца бухгалтер сделает в учете следующие записи:

Дебет 91 "Прочие расходы" Кредит 73

• начислена компенсация, которую предприятие платит работнику за аренду квартиры;

Дебет 73 Кредит 50

• выдана компенсация расходов сотрудника по найму квартиры.

Налог на прибыль

Может ли бухгалтер уменьшить на расходы по аренде квартир налогооблагаемую прибыль? Если предоставлять бесплатное жилье для работников требует законодательство России, то плату за квартиры в пределах норм включают в расходы на оплату труда, уменьшающие налогооблагаемую прибыль. Об этом прямо сказано в п.4 ст.255 Налогового кодекса РФ.

Ну а если предприятие арендует квартиры для тех сотрудников, которым такое жилье не положено? Здесь нужно смотреть, что написано в трудовом договоре. Если там обязанность снять для сотрудника квартиру не прописана, то расходы на ее аренду прибыль не уменьшают. Ведь в п.29 ст.270 Налогового кодекса РФ разъяснено, что при расчете налога нельзя учесть оплату товаров (работ, услуг), используемых работником в личных целях. По мнению работников МНС России, аренда квартир именно к таким выплатам и относится.

А если обязанность снять квартиру предусмотрена трудовым договором? Тогда п.25 ст.255 Налогового кодекса РФ позволяет включить арендную плату и суммы, уплаченные агентству, в состав расходов, уменьшающих прибыль.

Однако дело в том, что если вы учтете арендную плату при расчете прибыли, то вам придется обложить ее еще и ЕСН, а также пенсионными взносами (п.1 ст.236 Налогового кодекса РФ). Согласитесь, в большинстве случаев предприятию выгоднее заплатить налог на прибыль, чем ЕСН, поскольку ставка последнего налога значительно выше.

Глава 25 "Налог на прибыль организаций" Налогового кодекса РФ позволяет вам арендную плату, предусмотренную трудовым договором, включить как в расходы на оплату труда (п.25 ст.255 Налогового кодекса РФ), так и отнести ее к выплатам социального характера, которые прибыль не уменьшают (п.29 ст.270 Налогового кодекса РФ), поэтому вы вправе сами решить, как вам поступить. На это указано в п.4 ст.252 Налогового кодекса РФ. Кроме того, стоит отметить, что сотрудники МНС настаивают на том, что плата за аренду квартиры не уменьшает прибыль даже в том случае, если она предусмотрена трудовым договором. При этом они ссылаются на ст.270, игнорируя нормы ст.255.

Если затраты на аренду квартир в налоговом учете вы не учитываете, то в бухгалтерском учете образуется постоянное налоговое обязательство (ведь там соответствующие суммы включаются в расходы). Это следует из п.7 Положения по бухгалтерскому учету "Учет расчетов по налогу на прибыль" (ПБУ 18/02), утвержденного Приказом Минфина России от 19 ноября 2002 г. N 114н. Следовательно, в бухучете организация должна сделать такую запись:

• отражено постоянное налоговое обязательство.

Пример 2 . В сентябре 2003 г. ООО "Климента", расположенное в Санкт-Петербурге, пригласило на работу иногороднего сотрудника. В подобных случаях законодательство не настаивает на том, чтобы организации предоставляли своим работникам жилье. И все же, чтобы привлечь классного специалиста, предприятие решило арендовать квартиру для этого сотрудника. Эта обязанность организации прописана в трудовом договоре с сотрудником.

ООО "Климента" обратилось в агентство, которое помогло найти подходящую квартиру и заключить договор с ее владельцем. Арендная плата составляет 6000 руб. в месяц. Услуги агентства обошлись в 4000 руб. (без НДС). В сентябре бухгалтер делает в учете такие записи:

Дебет 91 субсчет "Прочие расходы" Кредит 76

• 4000 руб. - отражена стоимость услуг агентства;

Дебет 91 субсчет "Прочие расходы" Кредит 76

• 6000 руб. - отражена арендная плата за сентябрь.

В налоговом учете арендную плату и стоимость риэлторских услуг бухгалтер не включил в расходы, уменьшающие налогооблагаемую прибыль предприятия. Поэтому в бухучете ООО "Климента" возникает постоянное налоговое обязательство. Бухгалтер отражает его такой записью:

Дебет 99 субсчет "Постоянное налоговое обязательство" Кредит 68 субсчет "Расчеты по налогу на прибыль"

• 2400 руб. ((6000 руб. + 4000 руб.) x 24%) - отражено постоянное налоговое обязательство.

Налог на добавленную стоимость

Как известно, предприятие должно начислить налог на добавленную стоимость, если оно реализует товары, работы или услуги. Об этом сказано в пп.1 п.1 ст.146 Налогового кодекса РФ. А должна ли организация, которая обеспечивает своего работника квартирой, уплачивать НДС?

Сначала рассмотрим ситуацию, когда сотрудник сам заключает договор аренды. В этом случае предприятие, по сути, просто берет на себя обязательства возмещать расходы работника и никаких услуг оно не оказывает. Поэтому начислять налог на добавленную стоимость не надо.

Пример 3 . В ООО "Мэлт" работает иногородний сотрудник, который снял себе квартиру через агентство. По приказу руководителя предприятие возмещает ему расходы по поиску жилья. Агентство запросило 9000 руб.

ООО "Мэлт" помогает сотруднику с квартирой добровольно. Поэтому 9000 руб. бухгалтер не включил в расходы, уменьшающие налогооблагаемый доход. Начислять НДС не нужно.

Перейдем к случаю, когда договор аренды заключает организация. Считается ли, что предприятие таким образом оказывает работнику услугу? Этот вопрос мы задали сотрудникам МНС России. По их мнению, в подобных случаях организация оказывает своему работнику посредническую услугу по поиску жилья. Следовательно, бухгалтеру надо начислить НДС, даже если работник ничего не платит предприятию. Это следует из пп.1 п.1 ст.146 Налогового кодекса РФ. А именно налогом нужно облагать стоимость риэлторских услуг - если вы к ним прибегали. Если же организация нашла квартиру без помощи агентства, то налог надо начислять на сумму, которую обычно запрашивают риэлторы у своих клиентов.

Однако мы считаем, что с налоговиками в данном случае можно поспорить. Ведь налог на добавленную стоимость начислять нужно в том случае, когда вы реализуете услуги. Услуга - это деятельность, результаты которой используются в тот момент, когда она оказывается (п.5 ст.38 Налогового кодекса РФ). Если обязанность снять квартиру прописана в трудовом договоре, то получается, что вы просто выполнили свои обязательства перед сотрудником. Каких-либо услуг вы ему при этом не оказали.

Другой случай, когда аренда квартиры в договоре не прописана. Здесь доводы в пользу неначисления НДС будут другими. Если квартиру нашла организация и деньги на поиски не потратила, то нет документов, подтверждающих, что вы вели какую-либо деятельность в интересах работника. Поэтому доказать, что вы действительно подобрали квартиру, то есть оказали работнику услугу, невозможно. С равным успехом он мог найти ее и сам. Значит, оснований для того, чтобы начислить НДС, нет.

Если же на поиски квартиры вы потратились - заплатили агентству, давали объявления в газету и прочее - и тому есть документальные подтверждения, то можно говорить о том, что вы по собственной инициативе нашли квартиру для работника, оказав ему услугу бесплатно. Поэтому здесь у налоговых органов будет больше возможностей обосновать начисление НДС. Избежать этого можно, включив условие о предоставлении квартиры в трудовой договор.

А вот по поводу арендной платы наше мнение и мнение налоговиков совпадают: облагать ее НДС не нужно. Ведь бухгалтер не оформляет акт приемки-передачи квартиры работнику. Следовательно, предприятие не оказывает сотруднику услуг по найму помещения.

Налог на доходы физических лиц

Сначала о случае, когда предприятие предоставляет своим сотрудникам квартиры в соответствии с законодательством России. Тогда начислять налог на доходы физических лиц не надо. Это право предусмотрено в п.3 ст.217 Налогового кодекса РФ.

Если же предприятие оплачивает жилье по собственному желанию, считается, что сотрудник получает доход в натуральной форме. Это следует из пп.1 и 2 п.2 ст.211 Налогового кодекса РФ. Значит, в этой ситуации суммы арендной платы облагать налогом придется.

Рассчитывают налог на доходы физических лиц по ставке, равной 13 процентам. Об этом говорит п.1 ст.224 Налогового кодекса РФ. Однако здесь есть один нюанс. Дело в том, что в основном организация добровольно снимает жилье для работников, которые приехали из другого города или из-за рубежа. И если иностранцы находятся на территории России менее 183 дней в году, то их доходы облагаются налогом по ставке 30 процентов. Так сказано в п.3 ст.224 Налогового кодекса РФ.

Пример 4 . ООО "Демо" пригласило на работу гражданина Австрии Г. Шпехта. В сентябре 2003 г. этот сотрудник снял квартиру. Плата за жилье составила 15 000 руб. в месяц. ООО "Демо" пошло Г. Шпехту навстречу и возместило ему эти расходы.

За сентябрь 2003 г. Г. Шпехту начислили заработную плату - 60 000 руб. В Россию он приехал 1 сентября 2003 г., то есть находится в нашей стране менее 183 дней. Поэтому налог на доходы физических лиц рассчитывается по ставке 30 процентов.

В учете ООО "Демо" сделало такие записи:

Дебет 91 субсчет "Прочие расходы" Кредит 73

• 15 000 руб. - отражены расходы по аренде квартиры за сентябрь;

Дебет 73 Кредит 68 субсчет "Расчеты по налогу на доходы физических лиц"

• 4500 руб. (15 000 руб. x 30%) - удержан налог на доходы физлиц;

Дебет 73 Кредит 50

• 10 500 руб. (15 000 - 4500) - оплачены расходы сотрудника;

Дебет 26 Кредит 70

• 60 000 руб. - начислена заработная плата Г. Шпехту за сентябрь;

Дебет 70 Кредит 68 субсчет "Расчеты по налогу на доходы физических лиц"

• 18 000 руб. (60 000 руб. x 30%) - удержан налог на доходы физических лиц;

Дебет 70 Кредит 50

• 42 000 руб. (60 000 - 18 000) - выплачена заработная плата Г. Шпехту.

Бухгалтер не включил 15 000 руб. в расходы, уменьшающие налогооблагаемую прибыль.

Ну а может хотя бы как-то повлиять на исчисление данного налога оформление аренды? Да, может. Ведь в случае с арендой жилья доход получает не только работник предприятия, но и владелец квартиры. Порядок же, в котором этот его доход облагается налогом, зависит от того, как заключен договор аренды.

Если квартиру снимает организация, то она и удержит налог на доходы физических лиц с сумм, причитающихся арендодателю. Это следует из п.1 ст.226 Налогового кодекса РФ. Далее налог предприятие перечислит в бюджет. Сделать это оно должно уже на следующий день после того, как владелец жилья получит деньги. Таково требование п.6 ст.226 Налогового кодекса РФ.

Если же договор аренды заключен напрямую с сотрудником, то человек, который сдает квартиру, должен сам заплатить налог в бюджет. Об этом сказано в пп.1 п.1 ст.228 Налогового кодекса РФ.

Единый социальный налог и взносы в ПФР

Сразу скажем, что здесь условия договора аренды абсолютно не важны.

В случае если жилье для работников предусмотрено законодательством, от налога освобождает пп.2 п.1 ст.238 Налогового кодекса РФ. Правда, здесь говорится именно о средствах, потраченных предприятием в пределах норм, предусмотренных законодательством. Если же организация снимает квартиры по собственному желанию, то налог начисляют, только если эти затраты (и на поиск, и на аренду жилья) уменьшают налогооблагаемую прибыль. Такой вывод следует из п.3 ст.236 Налогового кодекса РФ.

Как мы уже сказали, лучше не уменьшать налогооблагаемый доход на расходы по аренде квартир. Тогда организация сэкономит на едином социальном налоге.

То же и со страховыми взносами в Пенсионный фонд РФ: бухгалтеру их нужно рассчитывать, если расходы по аренде уменьшили налог на прибыль. Ведь взносы в ПФР начисляют на те же выплаты, которые облагаются единым социальным налогом. Это следует из п.2 ст.10 Федерального закона от 15 декабря 2001 г. N 167-ФЗ "Об обязательном пенсионном страховании в РФ".

Следовательно, если организация не уменьшала налогооблагаемый доход на расходы по аренде квартир, то она сэкономит и на пенсионных взносах.

Страхование от несчастных случаев на производстве

Взносы по страхованию от несчастных случаев на производстве и профессиональных заболеваний начисляют на доходы, которые получил работник. Об этом сказано в п.3 Постановления Правительства РФ от 2 марта 2000 г. N 184. Однако из этого правила есть несколько исключений. Они перечислены в Постановлении Правительства РФ от 7 июля 1999 г. N 765. В частности, здесь сказано, что не надо уплачивать взносы с арендной платы за жилье, которое предприятие обязано предоставить сотруднику в соответствии с законодательством России.

Соответственно если ваша организация арендует для своих сотрудников квартиры по доброй воле, то начислять страховые взносы от несчастных случаев на производстве придется. И тут тоже, как ни старайся, договором аренды дела не поправишь.

Пример 5 . Сотрудник ООО "Мираж", который является российским гражданином, снимает квартиру. В августе 2003 г. предприятие возместило ему сумму, которую он уплатил за аренду жилья, - 4000 руб. При этом бухгалтер предприятия сделал такие проводки:

Дебет 91 субсчет "Прочие расходы" Кредит 73

• 4000 руб. - отражены расходы, возмещаемые сотруднику;

Дебет 73 Кредит 68 "Расчеты по налогу на доходы физических лиц"

• 520 руб. (4000 руб. x 13%) - начислен НДФЛ;

Дебет 73 Кредит 50

• 3480 руб. (4000 - 520) - оплачены расходы сотрудника.

ООО "Мираж" не обязано предоставлять своим работникам жилье. Поэтому на сумму арендной платы бухгалтер начислил страховые взносы от несчастных случаев. ООО "Мираж" относится к четвертому классу профессионального риска. Значит, взносы следует рассчитать по ставке 0,5 процента. В учете это было отражено такой записью:

Дебет 20 Кредит 69 субсчет "Расчеты по страхованию от несчастных случаев"

• 20 руб. (4000 руб. x 0,5%) - начислены страховые взносы от несчастных случаев.

Подведем итоги. Как мы выяснили, аренду квартир для своих сотрудников организация может оформить по-разному. Мы рекомендуем включить условие о том, что вы снимаете для работника квартиру, в трудовой договор. Это позволит избежать НДС со стоимости услуг по поиску квартиры.

Если по каким-либо причинам такое положение дел вас не устраивает и вы не хотите закреплять свою обязанность по аренде в договоре, то оформляйте аренду приказом руководителя. И в этом случае будет лучше, если договор аренды заключит сам работник. А вы будете лишь возмещать ему расходы. Это также позволит избежать вам налога на добавленную стоимость со стоимости услуг по поиску жилья.

Кроме того, в любом случае плату за аренду вам лучше не относить на расходы, уменьшающие прибыль. Это позволит вам избежать начисления ЕСН и взносов в Пенсионный фонд РФ.

Н.Н.Шишкоедова

При укомплектовании персоналом объектов, находящихся в другой местности, а также для реализации гарантий социальной защиты работников при их переезде к месту работы в другую местность работодатель (Общество) предоставляет работникам жилые помещения. Обязанность по предоставлению жилья закреплена в локальном нормативном акте Общества. Для реализации указанных гарантий Общество намерено заключать с физическими и юридическими лицами договоры аренды жилых помещений для проживания своих работников, по которым на стороне арендатора выступает Общество.

Арендованные жилые помещения будут переданы в пользование работникам по акту приема-передачи. Плата за проживание с работников не взимается. Коммунальные платежи работники оплачивают самостоятельно.

Вопрос

Каков порядок обложения налогом на прибыль, НДС, НДФЛ и страховыми взносами операций по передаче в пользование своим работникам жилых помещений, арендованных Обществом?

Ответ

Квалификация для целей трудового законодательства. Обязанность работодателя по предоставлению работникам гарантий и компенсаций при переезде на работу в другую местность установлена трудовым законодательством.

В соответствии со ст. 169 Трудового кодекса РФ при переезде работника по предварительной договоренности с работодателем на работу в другую местность работодатель обязан возместить работнику расходы:

• по переезду работника, членов его семьи и провозу имущества (за исключением случаев, когда работодатель предоставляет работнику соответствующие средства передвижения);
• обустройству на новом месте жительства.

При этом в ТК РФ не раскрывается содержание понятия «обустройство на новом месте жительства», в связи с чем к определению периода, в течение которого работодатель обязан компенсировать расходы работника на проживание на новом месте жительства, существует два подхода.

Согласно первому подходу расходы на оплату проживания сотрудника в течение всего периода работы в иной местности подпадают под понятие компенсации, закрепленной в ст. 169 ТК РФ.

Согласно второму подходу под обустройством понимаются расходы по проживанию сотрудника и его семьи только в период, непосредственно следующий за переездом. Так, Постановлением Правительства РФ от 2 апреля 2003 г. № 187, которым установлены размеры возмещения организациями, финансируемыми за счет средств федерального бюджета, расходов работникам в связи с их переездом на работу в другую местность, предусматривается лишь единовременная выплата в качестве компенсации расходов на обустройство. Расходы на проживание сотрудника на новом месте при этом не компенсируются.

Из указанных подходов к определению понятия «обустройство» вытекают два подхода к определению правовой природы расходов на обеспечение жильем работников, переехавших в другую местность, на весь период проживания на новом месте.

Трудовое законодательство использует понятие «компенсация» в различных ситуациях и придает ему различные смыслы. Так, ТК РФ рассматривает компенсационные выплаты в качестве:

• составной части заработной платы (оплаты труда работника) — например, доплаты и надбавки за работу в условиях, отклоняющихся от нормальных, работу в особых климатических условиях и на территориях, подвергшихся радиоактивному загрязнению, и иные выплаты компенсационного характера (ст. 129 ТК РФ).
• денежной выплаты, установленной в целях возмещения работникам затрат, связанных с исполнением ими трудовых или иных обязанностей, предусмотренных ТК РФ и другими федеральными законами (ст. 164 ТК РФ).

Первый подход к квалификации: предоставление жилья является компенсацией (гарантией). Переезд в другую местность сопряжен для работников с необходимостью несения дополнительных затрат, в том числе затрат на проживание в течение всего периода нахождения на новом месте. В связи с этим предоставление жилья преследует цель компенсировать данные повышенные расходы, которые в обычных условиях у работников не возникают.

Обеспечение работников жильем зависит только от наступления определенного события — переезда. Обязанность Общества по предоставлению жилья не зависит от трудового вклада работника, результатов его работы, а значит, не носит стимулирующего характера.

В статью 169 ТК РФ были внесены изменения, которые вступили в силу 2 апреля 2014 г. Данная норма была дополнена ч. 4, согласно которой порядок и размеры возмещения расходов при переезде на работу в другую местность работникам других работодателей (небюджетной сферы) определяются коллективным договором или локальным нормативным актом либо по соглашению сторон трудового договора. По нашему мнению, такое нововведение расширяет перечень расходов, подлежащих возмещению при переезде, и позволяет относить к расходам на обустройство все затраты, поименованные в коллективном договоре или локальном нормативном акте, возмещение которых обусловлено необходимостью переезда работника в другую местность.

Таким образом, работодателям предоставлено право закрепить порядок и размер возмещения расходов на переезд в коллективном договоре или локальном нормативном акте.

В связи с тем, что обязанность по предоставлению жилья при переезде работников установлена Обществом в локальном нормативном акте, полагаем, что у Общества есть все основания рассматривать операцию по предоставлению жилья в качестве предоставления компенсации, предусмотренной ст. 169 ТК РФ, т.е. в качестве возмещения расходов работника на обустройство.

Второй подход к квалификации: предоставление жилья является частью заработной платы. Оплата жилья иногороднего сотрудника в течение всего срока его нахождения на работе в другой местности прямо не предусмотрена в ТК РФ.

Поскольку оплата жилья по истечении первоначального периода после переезда осуществляется на регулярной основе, она не носит характер возмещения нетипичных затрат, а представляет собой надбавку к заработной плате сотрудников, проживающих в определенной местности.

В силу ст. 131 ТК РФ в соответствии с коллективным договором или трудовым договором по письменному заявлению работника оплата труда может производиться и в иных формах, чем денежная, не противоречащих законодательству РФ и международным договорам РФ.

Таким образом, предоставление работникам жилья при переезде в другую местность представляет собой оплату труда в натуральной форме.

Рассмотрим порядок налогообложения и обложения страховыми взносами операций по предоставлению работникам жилья при переезде в другую местность в зависимости от приведенных подходов к их квалификации для целей трудового законодательства.

Предоставление жилья является компенсацией (гарантией)

Налог на прибыль. В связи с тем, что расходы на обеспечение работников жильем во время их нахождения в другой местности прямо в Налоговом кодексе РФ не упоминаются, в отношении их налогового учета возможны варианты.

Компенсации (гарантии), предоставляемые работодателем работникам в соответствии с трудовым законодательством, могут учитываться как в составе прочих расходов для целей налогообложения, так и в составе расходов на оплату труда.

Первый вариант: прочие расходы. Согласно подп. 5 п. 1 ст. 264 НК РФ к прочим расходам, связанным с производством и реализацией, отнесены, в частности, суммы выплаченных подъемных в пределах норм, установленных в соответствии с законодательством РФ. Для организаций, не финансируемых за счет средств федерального бюджета, нормы подъемных законодательством РФ не установлены.

По мнению контролирующих органов, расходы налогоплательщика, связанные с компенсацией затрат сотрудника на обустройство на новом месте жительства при его переводе на работу в другую местность, представляют собой сумму подъемных.

Так, УФНС России по г. Москве в письме от 18 февраля 2008 г. № 20-12/015139 пришло к выводу, что в соответствии с главой 25 НК РФ под подъемными понимается компенсация работодателем работнику расходов, включающих в себя в том числе расходы на переезд работника на работу в другую местность, а также на обустройство на новом месте жительства.

Минфин России в письме от 13 февраля 2012 г. № 03-04-06/6-35 также указал, что затраты по возмещению расходов, связанных с переездом работника на работу в другую местность, предусмотренные ст. 169 ТК РФ, для целей налогообложения прибыли организации могут быть учтены в составе прочих расходов, связанных с производством и реализацией, на основании подп. 5 п. 1 ст. 264 НК РФ.

Аналогичные выводы содержат письма Минфина России от 18 ноября 2014 г. № 03-04-06/58173, от 23 ноября 2011 г. № 03-03-06/1/773, от 17 января 2011 г. № 03-04-06/6-1.

Тем не менее в указанных разъяснениях не содержится конкретного перечня затрат, включаемых в состав расходов на обустройство. Из изложенного следует, что предоставление жилья в другой местности в течение всего периода выполнения работником должностных обязанностей может рассматриваться в качестве подъемных (расходов на обустройство) и включаться в состав прочих расходов, связанных с производством и реализацией.

Арбитражная практика в отношении учета в качестве подъемных расходов, связанных с предоставлением жилья работникам при переезде в другую местность, представлена единственным арбитражным делом.

ФАС Уральского округа в Постановлении от 9 января 2007 г. № Ф09-11484/06-С2 признал обоснованным учет в составе расходов на основании подп. 5 п. 1 ст. 264 НК РФ расходов на оплату проживания сотрудника в другой местности.

Второй подход: расходы на оплату труда. Как следует из ст. 255 НК РФ, в расходы налогоплательщика на оплату труда включаются любые начисления работникам в денежной и (или) натуральной формах, стимулирующие начисления и надбавки, компенсационные начисления, связанные с режимом работы или условиями труда, премии и единовременные поощрительные начисления, расходы, связанные с содержанием этих работников, предусмотренные нормами законодательства РФ, трудовыми договорами (контрактами) и (или) коллективными договорами.

Буквальное толкование данной нормы позволяет говорить о том, что законодатель установил порядок, согласно которому в состав расходов относятся любые начисления в натуральной форме (без каких-либо ограничений), если такие начисления предусмотрены трудовыми контрактами. Перечень выплат является открытым (п. 25 ст. 255 НК РФ).

Никаких условий, ограничивающих налогоплательщика в признании для целей налогообложения выплат персоналу в натуральной форме, если они предусмотрены трудовым договором, глава 25 НК РФ не содержит. Следовательно, если расходы на проживание не только в период обустройства, но и на весь период работы сотрудника предусмотрены локальным нормативным актом, на который содержится ссылка в трудовом договоре, и при этом они отвечают критериям экономической оправданности и направлены на получение Обществом дохода (ст. 252 НК РФ), то такие расходы могут уменьшать налогооблагаемую прибыль.

По мнению официальных органов, для включения в расходы по налогу на прибыль оплата жилья работника должна рассматриваться не как компенсация расходов, понесенных работником в интересах работодателя (ст. 169 ТК РФ), а как составная часть оплаты труда работника, осуществляемая в натуральной форме (ст. 131 ТК РФ).

Так, согласно совместному письму Минфина России и ФНС России от 12 января 2009 г. № ВЕ-22-3/6 @ , если оплата жилья для проживания иногородних работников предусмотрена в трудовом договоре и оговорен ее конкретный размер, то подобная выплата может рассматриваться как составная часть заработной платы, выплачиваемая в неденежной форме. На основании изложенного, если предоставление квартиры для проживания работника будет являться условием трудового договора и рассматриваться сторонами как обязанность работодателя выплачивать часть заработной платы в неденежной форме (с конкретным определением размера этой части), то подобные расходы следует учитывать в целях налогообложения прибыли в составе расходов на оплату труда.

Обратите внимание: имеется ряд писем Минфина России, в которых со ссылкой на ст. 131 ТК РФ делается вывод, что расходы на оплату жилья работникам организации могут быть учтены в составе расходов для целей налогообложения прибыли организаций в размере, не превышающем 20% от начисленной месячной заработной платы (письма от 22 октября 2013 г. № 03-04-06/44206, от 30 сентября 2013 г. № 03-03-06/1/40369).

По нашему мнению, данная позиция противоречит законодательству. Запрет на выплату заработной платы в неденежной форме в размере, превышающем 20%, установлен трудовым законодательством (ст. 131 ТК РФ) и направлен на обеспечение государственных гарантий для работников — на предотвращение натуральной оплаты труда продукцией работодателя (ст. 130 ТК РФ). Однако никаких нормативов в части отнесения на расходы затрат на оплату труда, которые произведены в натуральной форме, налоговое законодательство не содержит, что подтверждает и арбитражная практика.

В частности, ФАС Центрального округа в Постановлении от 29 сентября 2010 г. по делу № А23-5464/2009А/14-233 признал неправомерной ссылку налогового органа на ст. 131 ТК РФ, поскольку рассматриваемая статья ТК РФ не может регулировать налоговые правоотношения и устанавливать применительно к ним какие-либо ограничения.

Как видно, оба предложенных варианта налогового учета расходов Общества позволяют отнести их на уменьшение налоговой базы по налогу на прибыль.

Применение первого варианта, в соответствии с которым оплата аренды квартиры учитывается в составе прочих расходов, влечет за собой риск спора с налоговым органом в отношении квалификации всей суммы расхода, поскольку согласно официальной позиции рассматриваемые расходы представляют собой оплату труда. Как указал Минфин России в письме от 30 сентября 2013 г. № 03-03-06/1/40369, «что касается возможности применения пп. 49 п. 1 ст. 264 Кодекса (о других расходах, связанных с производством и реализацией) в целях признания вышеуказанных затрат организации в составе расходов, учитываемых при формировании налоговой базы по налогу на прибыль организаций, то следует иметь в виду, что порядок учета данных затрат урегулирован ст. ст. 255 и 270 НК РФ».

Второй вариант, согласно которому оплата проживания сотрудника в другой местности рассматривается в качестве расходов на оплату труда, соответствует разъяснениям контролирующих органов. Однако с налоговым органом возможен спор относительно учета для целей налогообложения суммы расходов на аренду жилья, превышающей 20% от суммы заработной платы.

НДС.

В связи с этим встает вопрос о том, является ли предоставление жилья работникам безвозмездной реализацией, т.е. объектом обложения НДС.

Как указано в п. 13 Постановления Пленума ВАС РФ от 30 мая 2014 г. № 33 «О некоторых вопросах, возникающих у арбитражных судов при рассмотрении дел, связанных с взиманием налога на добавленную стоимость», не являются объектом налогообложения операции по бесплатному предоставлению налогоплательщиком своим работникам предусмотренных трудовым законодательством гарантий и компенсаций в натуральной форме (например, при наличии вредных и (или) опасных условий труда).

Арбитражная практика на уровне округов также подтверждает, что предоставление жилья работникам в случаях, когда такая обязанность установлена трудовым законодательством, не является объектом обложения НДС.

Так, ФАС Северо-Западного округа в Постановлении от 13 сентября 2010 г. по делу № А26-12427/2009 указал, что бесплатное предоставление жилых помещений и постельного белья во временное пользование, связанное с исполнением трудовых обязанностей, не является безвозмездной передачей ни указанных помещений, ни такого белья и, соответственно, объект налогообложения, предусмотренный ст. 146 НК РФ, в данном случае не возникает.

В связи с тем, что согласно рассматриваемому подходу предоставление жилья является компенсацией, предоставляемой на основании ст. 169 ТК РФ, полагаем, что передача работникам жилых помещений в пользование не является объектом обложения НДС.

НДФЛ . Согласно п. 3 ст. 217 НК РФ не подлежат налогообложению (освобождаются от налогообложения) все виды установленных действующим законодательством РФ, законодательными актами субъектов РФ, решениями представительных органов местного самоуправления компенсационных выплат, связанных с исполнением налогоплательщиком трудовых обязанностей (включая переезд на работу в другую местность и возмещение командировочных расходов).

Поскольку ст. 169 ТК РФ в новой редакции позволяет самостоятельно определить в локальном нормативном акте порядок и размер возмещения расходов при переезде, работодатель вправе включить в состав такой компенсации в том числе расходы на оплату проживания.

Анализ арбитражной практики свидетельствует, что суды при условии надлежащего документального закрепления обязанности работодателя оплатить стоимость проживания сотрудника при его переводе на работу в другую местность рассматривают данную выплату в качестве компенсации, освобожденной от обложения налогом на доходы физических лиц.

Например, ФАС Восточно-Сибирского округа в Постановлении от 11 сентября 2013 г. по делу № А19-2330/2013, признавая неправомерным доначисление налогоплательщику НДФЛ, указал, что договоры аренды жилых помещений заключались в целях осуществления хозяйственной деятельности налогоплательщика, для возможности найма руководителя и заместителя директора для организации деятельности налогоплательщика в г. Ангарске; произведенные налогоплательщиком выплаты арендодателям жилых помещений связаны с исполнением иногородними сотрудниками их должностных обязанностей, предусмотренных условиями трудовых договоров, не связаны с системой оплаты труда и произведены в интересах самого налогоплательщика как работодателя; оплата найма жилого помещения произведена самим налогоплательщиком непосредственно арендодателям жилых помещений; данные затраты отнесены налогоплательщиком на общехозяйственные расходы, в фонд заработной платы не включались; при этом компенсационные выплаты были предусмотрены условиями заключенных с работниками трудовых договоров.

Аналогичные выводы содержатся в Постановлениях ФАС Северо-Западного округа от 28 августа 2014 г. по делу № А56-50900/2013, ФАС Дальневосточного округа от 25 января 2013 г. № Ф03-5923/2012, ФАС Уральского округа от 8 июня 2012 г. № Ф09-3304/12, ФАС Западно-Сибирского округа от 2 сентября 2011 г. по делу № А70-10656/2010, от 17 ноября 2010 г. по делу № А45-26455/2009, ФАС Московского округа от 21 марта 2011 г. № КА-А40/1449-11.

Из изложенного следует, что если рассматривать предоставление жилья сотруднику, переехавшему в другую местность, как операцию, осуществленную исключительно в интересах работодателя, то она представляет собой компенсацию и не облагается налогом на доходы физических лиц.

Для применения анализируемого подхода к обложению НДФЛ данных выплат рекомендуем включить в трудовые договоры с работниками ссылки на соответствующий локальный нормативный акт либо указание на то, что при переезде расходы возмещаются в соответствии с локальными нормативными актами Общества.

Страховые взносы. Согласно п. 1 ст. 7 Федерального закона от 24 июля 2009 г. № 212-ФЗ «О страховых взносах в Пенсионный фонд Российской Федерации, Фонд социального страхования Российской Федерации, Федеральный фонд обязательного медицинского страхования» объектом обложения страховыми взносами для плательщиков страховых взносов признаются выплаты и иные вознаграждения, начисляемые плательщиками страховых взносов в пользу физических лиц в рамках трудовых отношений.

При этом согласно подп. «и» п. 2 ст. 9 Закона № 212-ФЗ не облагаются страховыми взносами выплаты, связанные с выполнением физическим лицом трудовых обязанностей, в том числе в связи с переездом на работу в другую местность.

Анализ арбитражной практики свидетельствует, что если обязанность работодателя по предоставлению иногородним сотрудникам жилья надлежащим образом документально оформлена, то обеспечение жильем является компенсацией по смыслу ст. 169 ТК РФ и не облагается страховыми взносами.

Так, ВАС РФ в Определении от 23 января 2015 г. № 301-КГ14-6974 установил, что отсутствует нарушение норм материального права нижестоящими судами при признании компенсацией расходов сотрудника по самостоятельному найму жилого помещения при переезде в другую местность, обязанность по возмещению которых в силу ст. 169 ТК РФ лежит на работодателе. При этом суды указали, что спорные выплаты не являются стимулирующими, не зависят от квалификации работников, сложности, качества, количества и условий выполнения самой работы, не призваны компенсировать расходы, вызванные осуществлением трудовых обязанностей в соответствии с конкретной трудовой функцией.

Двадцатый ААС в Постановлении от 29 марта 2013 г. по делу № А68-7790/2012 (оставлено в силе кассационной инстанцией) пришел к выводу, что оплата проживания иногородних работников в предоставленном жилье непосредственно связана с выполнением работниками своих трудовых обязанностей и по своей сути является компенсационной выплатой по смыслу ст. 164 ТК РФ, в связи с чем не подлежит обложению страховыми взносами.

Аналогичные выводы сделаны в Определении ВС РФ от 27 августа 2014 г. по делу № 309-ЭС14-82, Постановлениях ФАС Уральского округа от 17 декабря 2014 г. № Ф09-7555/14, от 5 ноября 2014 г. № Ф09-7365/14, ФАС Северо-Западного округа от 28 августа 2014 г. по делу № А56-50900/2013.

Таким образом, операция по предоставлению жилья работникам, переехавшим в другую местность, не подлежит обложению страховыми взносами.

Предоставление жилья является частью заработной платы

Налог на прибыль. В соответствии со ст. 255 НК РФ в расходы налогоплательщика на оплату труда включаются любые начисления работникам в денежной и (или) натуральной формах, стимулирующие начисления и надбавки, компенсационные начисления, связанные с режимом работы или условиями труда, премии и единовременные поощрительные начисления, расходы, связанные с содержанием этих работников, предусмотренные нормами законодательства РФ, трудовыми договорами (контрактами) и (или) коллективными договорами.

Как было указано ранее, никаких условий, ограничивающих налогоплательщика в признании затрат на выплаты персоналу в натуральной форме, если они предусмотрены трудовым договором и (или) коллективным договором, глава 25 НК РФ не содержит.

При этом расход в пользу работника считается предусмотренным трудовым контрактом в том числе когда в трудовом договоре содержится ссылка на локальный нормативный акт, устанавливающий соответствующие выплаты (см., например, письмо Минфина России от 22 сентября 2010 г. № 03-03-06/1/606).

Следовательно, если расходы на проживание не только в период обустройства, но и на весь период работы сотрудника предусмотрены трудовым договором и при этом они отвечают критериям экономической оправданности и направлены на получение Обществом дохода (ст. 252 НК РФ), то такие расходы могут уменьшать налогооблагаемую прибыль.

НДС. В соответствии с подп. 1 п. 1 ст. 146 НК РФ в целях обложения НДС передача права собственности на товары, результатов выполненных работ, оказание услуг на безвозмездной основе признаются реализацией товаров (работ, услуг).

При этом согласно п. 2 ст. 154 НК РФ при передаче товаров (результатов выполненных работ, оказании услуг) при оплате труда в натуральной форме налоговая база определяется как стоимость указанных товаров (работ, услуг), исчисленная исходя из цен, определяемых в порядке, аналогичном предусмотренному ст. 105 3 НК РФ.

Таким образом, если рассматривать операции по предоставлению работникам жилья в качестве оплаты труда в натуральной форме, то, руководствуясь подп. 1 п. 1 ст. 146, п. 2 ст. 154 НК РФ, необходимо начислить НДС на стоимость прав пользования жильем.

Контролирующие органы также полагают, что оплата труда в натуральной форме является объектом обложения НДС (см. письмо УФНС России по г. Москве от 3 марта 2010 г. № 16-15/22410).

Однако отметим, что арбитражная практика в отношении необходимости начисления НДС на оплату труда в натуральной форме противоречива.

По мнению ряда судов, оплата труда осуществляется в рамках трудовых отношений, не является безвозмездной реализацией и, следовательно, объектом обложения НДС (см., например, Постановления ФАС Уральского округа от 25 сентября 2012 г. № Ф09-8684/12, от 18 февраля 2011 г. № Ф09-11558/10-С2, ФАС Московского округа от 15 декабря 2009 г. № КА-А40/13201-09).

Однако встречаются дела, по которым арбитражными судами было признано правомерным доначисление НДС при выплате заработной платы в натуральной форме (см. Постановление ФАС Поволжского округа от 1 марта 2007 г. по делу № А65-15982/2006).

По нашему мнению, более обоснованной является позиция, согласно которой при выплате заработной платы в натуральной форме НДС подлежит начислению.

Несмотря на то что выплата заработной платы осуществляется в рамках трудовых отношений, данная операция представляет собой передачу товаров (работ, услуг) для личных нужд работника. Следовательно, воля работодателя направлена на передачу товаров (работ, услуг), а не на обеспечение трудового процесса необходимыми ресурсами.

НДФЛ. Согласно п. 1 ст. 210 НК РФ при определении налоговой базы по НДФЛ учитываются все доходы налогоплательщика, полученные им как в денежной, так и в натуральной форме или право на распоряжение которыми у него возникло, а также доходы в виде материальной выгоды, определяемой в соответствии со ст. 212 НК РФ.

При этом к доходам, полученным в натуральной форме, относится оплата труда в натуральной форме (подп. 3 п. 2 ст. 211 НК РФ).

По мнению Минфина России (письмо от 26 августа 2013 г. № 03-04-06/34883), оплата организацией найма квартиры для работника признается его доходом, полученным в натуральной форме и подлежащим обложению налогом на доходы физических лиц.

Аналогичная позиция изложена в письмах Минфина России от 17 января 2011 г. № 03-04-06/6-1, от 11 июня 2010 г. № 03-04-06/6-118, от 13 июля 2009 г. № 03-04-06-01/165, от 17 декабря 2008 г. № 03-03-06/1/688, от 20 июля 2007 г. № 03-04-06-01/255, от 30 мая 2007 г. № 03-04-06-01/165.

Таким образом, при квалификации операции по предоставлению жилья в качестве оплаты труда в натуральной форме с доходов налогоплательщика подлежит удержанию НДФЛ.

Страховые взносы. Если предоставление жилья при переезде рассматривать в качестве оплаты труда в натуральной форме, то такая операция будет облагаться страховыми взносами в общеустановленном порядке как заработная плата.

Данная точка зрения является официальной позицией контролирующих органов. Так, в п. 3 письма Минздравсоцразвития России от 5 августа 2010 г. № 2519-19 указано, что компенсация найма жилья, выплачиваемая работнику, переехавшему в другой город для работы в филиале организации, не подпадает под действие подп. «и» п. 2 ст. 9 Закона № 212-ФЗ, поскольку данной нормой предусмотрено освобождение от обложения страховыми взносами сумм возмещения расходов работника только по переезду. Следовательно, суммы такой компенсации подлежат обложению страховыми взносами в общеустановленном порядке.

Некоторые суды также полагают, что операция по предоставлению жилья работникам при их переезде подлежит включению в базу для начисления страховых взносов (см., например, Определение ВАС РФ от 12 мая 2014 г. № ВАС-3314/14).

Выводы. Поскольку в 2014 г. в ст. 169 ТК РФ были внесены изменения, уточняющие порядок возмещения расходов при переезде, применение подхода, согласно которому оплата жилья иногородних работников рассматривается как компенсация, стало более безопасным с точки зрения налогообложения.

Тем не менее нельзя полностью исключить вероятность претензий контролирующих органов, основанных на квалификации операции по предоставлению жилья в качестве оплаты труда в натуральной форме, в части НДС, НДФЛ, страховых взносов. В случае разрешения спора в судебном порядке у налогоплательщика есть перспективы успешного обжалования претензий налогового органа.