Организация и проведение семинаров. Выездные семинары Проведение выездных семинаров

Наша команда – это команда единомышленников имеющих опыт с 2004 года по организации мероприятий любого масштаба. Наша команда говорит на одном языке с Вами - своими заказчиками и видит в Вас равноправных партнеров. Внимание к деталям и координация программы в целом - это наша работа. Вы получаете куратора мероприятия, который на всех переговорах с поставщиками услуг занимает однозначную позицию заказчика, поэтому в нашей команде Вы увидите компаньона, а возможно и друга.

Результаты

• Более 800 успешных мероприятий, численностью от нескольких до нескольких тысяч человек;
• Более 100 постоянных клиентов – крупных российских и иностранных компаний;
• Контракты с более, чем 50 подмосковными отелями на лучшие цены для наших клиентов;
• За последний год более, чем в 2 раза увеличен штат организаторов мероприятий;
• До 20 запросов на организацию мероприятий ежедневно.

Цели

Наша цель одна – дать лучшее по соотношению «цена качество», у нас Вы не найдете тысячи вариантов, а только лишь сотню. Но нужен ли Вам выбор из тысячи вариантов? Возможно,лучше все же знать сотню вариантов, и предложить их Вам качественно, чем слышать о тысячи вариантах и не предложить качественно ни одного?

Миссия

• 
  Стив Джобс
• Единственный способ делать великие дела - любить то, что вы делаете.
  Стив Джобс
• Единственный способ делать великие дела - любить то, что вы делаете.
  Стив Джобс

Мы хотим, чтобы после мероприятия Вы уносили с собой только положительные впечатления от него самого, а решение сложностей и трудностей ему предшествующих оставьте нам.

Пять аргументов для выгоды для наших клиентов

Наши клиенты сэкономили уже десятки миллионов рублей только потому, что:

• Мы умеем работать с бюджетами заказчиков и вписывать необходимый набор услуг в нужный бюджет;
• Мы занимаем лидирующие позиции в отелях, с которыми работаем, а значит – имеем лучшие оптовые цены;
• Для наших заказчиков большой выбор сопутствующих сервисов (трансферы, артисты, ведущие, фейерверки, техническое оборудование), которые мы предлагаем по лучшим ценам, т.к. заказываем их оптом для наших клиентов;
• «Время – деньги» - мы экономим Ваше время, чтобы Вы могли его использовать по своему выбору;
• Мы заключаем договора на постоянное обслуживание наших клиентов, что подразумевает дополнительные скидки и закрытые специальные предложения.

Невозможно себе представить современную развивающуюся компанию, которая не проводила бы тренинги, семинары, интенсивы, командообразование для своих сотрудников. Сложно представить современную работу без конференций и семинаров - это значимые события и для компаний, и для отраслей.
Именно такие мероприятия двигают компании вперед!
Тренинги - это не только новые знания, это еще и сплочение коллектива, повышение мотивации, личностный рост!
Конференции - возможность обменяться информацией, встретиться с коллегами, завязать нужные знакомства, набраться знаний для новых побед!
К организации тренингов, семинаров, конференций нужно подходить ответственно.
Например, при организации обучения специалисты советуют для большей эффективности отрывать сотрудников от рабочей рутины и проводить именно выездные мероприятия с полным погружением в тренинговый процесс. Это касается и тренингов по продажам, и программ "эффективный руководитель", и тренингов по тайм-менеджменту, и других обучающих мероприятий.
Для проведения конференций также полезно выезжать за город - в отелях средней полосы России можно найти прекрасные условия для размещения, высококачественное питание, хорошо оснащенные конференц-залы.
Очень удобно совмещать выездной тренинг или конференцию с экскурсионной программой. Представьте: ваша команда отправляется на комфортабельном автобусе в один из старинных городов Золотого кольца, или на ферму - варить сыры или жарить стейки, или бродить по таинственным коридорам подземных монастырей, или расписывать елочные игрушки на фабрике. По дороге опытный гид рассказывает об истории, о достопримечательностях. После семинара или конференции группу ждет великолепно накрытый стол, и можно немного отдохнуть и набраться сил перед следующим днем выездного обучения!
«Магазин путешествий» готов организовать любое ваше выездное мероприятие «под ключ».

• Подбор тренера (также вы можете работать с вашими привычными и проверенными тренерами)
• Транспортное обслуживание любого количества человек
• Экскурсионное сопровождение
• Проживание в гостинице (от элитного уровня до экономичных вариантов)
• Аренда подходящего зала для обучения, конференции
• Банкеты, дегустации, кофе-брейки, пикники, шашлыки и другое питание во время выезда
• Мастер-классы, выступления фольклорных ансамблей, анимационная программа.

Мы полностью возьмем на себя все этапы организации вашего выездного мероприятия!

Для оформления вы можете приехать к нам в офис, заказать бесплатную курьерскую доставку или выбрать он-лайн оплату.

ВНИМАНИЕ! По всем вопросам, связанным с корпоративными или групповыми заказами следует обращаться только в офис Магазина Путешествий на Кузнецком Мосту .

Пяйви Юлкунен, руководитель отдела по работе
с корпоративными клиентами судоходного концерна Viking Line

Ключевые преимущества выездных мероприятий делового характера - это перемена обстановки и возможность совмещать официальную часть и неформальное общение. Это помогает налаживать связи между участниками на разных эмоциональных уровнях, что только способствует укреплению этих связей.

В нашей компании за почти полвека работы накоплен большой опыт в проведении деловых мероприятий: конференций, семинаров, групповых деловых поездок и т.п. Корпоративный рекорд был установлен в 2013 году, когда мы организовали конференцию, в которой приняли участие 1200 человек. Для этого все залы на борту нашего круизного парома объединялись в единое медиапространство, чтобы каждый участник мог обмениваться информацией с любым другим, независимо от его местонахождения.

Понятно, что такие масштабные события требуют особо тщательной подготовки. Может показаться, что чем меньше людей участвуют в вашей конференции, тем меньше у вас хлопот. Но это не совсем так, ведь есть задача произвести впечатление, а это требует, как минимум, четкой организации.

Рекомендации бронировать все заранее - из разряда очевидных, этого касаться не будем. Я обращу внимание на ряд аспектов, которые частенько упускаются из внимания при подготовке. Последствия таких упущений ставят под удар эффективность всего мероприятия, что, согласитесь, недопустимо. Итак, несколько советов из практики.

1. Позаботьтесь о комфорте своей работы

Качественная организация конференций - это напряженный труд. Если вам выпало отвечать в вашей компании за все происходящее , то учтите, что максимальное количество человек, за которым можно «присматривать» одному и что-то успевать - 30-40. Если у вас сотни участников, особенно, если это люди творческие и импульсивные, возьмите себе ассистентов. Если вы руководитель, то проследите, чтобы подчиненные четко определили и разобрали свои зоны ответственности.

В идеале должна быть подготовлена сводная таблица, тайминг с подробным и точным расписанием всего происходящего, вплоть до переходов из одной точки в другую, времени и местах сборов. Убедитесь, что у ответственных есть все необходимые телефоны и информация о расселении участников.

2. Помните о деталях

Ваши спикеры хорошо подготовили свою речь и презентации? Отлично! Но не забудьте и про подготовку для участников. Лишний раз проверьте картинку на проекторе, звук, напитки на столах, письменные принадлежности.

Высший пилотаж сервиса - учесть индивидуальные запросы каждого. Если ваш гость не ест, к примеру, мясо, то вы наберете дополнительные очки вниманием к таким пожеланиям.

3. Помните о целях

Что вы хотите получить по итогам мероприятия? Новые сделки, информировать ваших партнеров о новинках, проектах, достижениях и т.д. Что вам для этого нужно? Составьте перечень задач (чек-лист) и контролируйте их выполнение.

У нас есть практика опроса заказчиков по брифу, что позволяет составить расписание с учетом характера мероприятия и индивидуальных пожеланий. Чем полнее и точнее ответы на эти вопросы, тем более качественный сервис может быть предоставлен.

4. Рассадите всех правильно

Эта рекомендация – логическое продолжение предыдущей. Столы и стулья в конференц-залах часто могут быть расставлены по вашему пожеланию. Кроме того, сами залы могут (по-хорошему - должны) трансформироваться, объединяться и разделяться. Так вы сможете собрать всю группу участников в одном месте на общую часть программы, а затем разделить рабочие группы по обсуждаемым темам в отдельных помещениях.

Подумайте, нужно ли вам собрать всех за круглым столом или сфокусировать все внимание на сцене? Может быть, вам нужна U-образная рассадка? На эти вопросы следует ответить заранее.

5. Не перегружайте формальную часть

Почти всегда презентацию и выступление можно сократить, сделав его более насыщенным. А, например, воркшопы можно разбивать на два дня. В первый день дать задания или обозначить проблемы, к которым участники могут подготовиться, и на следующий день прийти на их обсуждение со свежей головой.

Перерывы лучше делать каждые полтора часа. Но не более чем на полчаса. Задача кофе-брейка - позволить передохнуть и перекусить, но не допустить расслабления участников до такого состояния, что дальше они информацию уже воспринимать не будут. На кофе-брейке наряду с выпечкой или закусками желательно предложить и фрукты.

6. Не перегружайте неформальную часть

Слишком насыщенная развлекательная программа почти так же плохо, как ее полное отсутствие. Определите заранее и четко, сколько времени вы готовы потратить на организованные развлечения, а сколько предоставить в качестве свободного.

Всегда закладывайте небольшой временной люфт, давайте больше «воздуха». К примеру, если вы рассчитываете на двухчасовую автобусную экскурсию, то забронируйте автобус на 2,5 часа. Так вы застрахуетесь от возможных опозданий участников и не будете лишний раз нервничать.

7. Продумайте все групповые перемещения

К месту проведения вашего мероприятия людей нужно доставить в настолько комфортных условиях, насколько вы сможете их создать. Как театр начинается с вешалки, так и деловое мероприятие начинается с трансфера. Участники могут начать знакомиться между собой и обсуждать отдельные вопросы прямо во время движения.

За трансфер лучше назначить отдельного ответственного. Этот человек должен владеть всей информацией относительно транспортировки людей: от телефонов водителей до утвержденных заранее мест и времени всех остановок.

8. Создавайте дополнительные впечатления

Людей, которые регулярно ездят на подобные мероприятия, довольно сложно впечатлить, это факт. Ищите возможности создать «wow-эффект». Мы, например, предлагаем нашим гостям устроить экскурсию на капитанский мостик. Или показать машинное отделение парома. Как показывает практика, такое близкое знакомство с антуражем всех «цепляет».

Резюмируя все сказанное - будьте внимательны к людям и к мелочам. Это кропотливо, но оно того стоит. Ведь ваша конференция или семинар не должны стать очередной статьей расходов для бюджета, но принести вам дивиденды в будущем.

Александр Капцов

Время на чтение: 11 минут

А А

Как существенно заработать без серьезных вложений, знают опытные организаторы тренингов либо семинаров. Правильный организационный подход и умелое проведение мероприятий приносят хорошую финансовую выгоду. Какие особенности у данной деятельности? Все нюансы организации бизнеса с нуля читайте на сайт

Тематика – основная составляющая тренинга или семинара

Под словом «тренинг» подразумевают любую групповую тренировочную систему, позволяющую совершенствоваться в какой-либо области. Семинары также являются групповыми учебными занятиями, где заслушиваются доклады и проходит их обсуждение. Оба мероприятия проводят специалисты в той или иной области.

Все начинается с выбора наиболее актуальной тематики в той или иной сфере:

• Продвижение товара.
• Этика деловых отношений.
• Укрепление здоровья по особой (авторской) методике.

В глобальном аспекте основных тем всего три:

1. Построение и развитие бизнеса – личный рост.
2. Оздоровление организма.
3. Взаимоотношения (деловые, семейные).

Фактически все хотят быть здоровыми, финансово успешными, а также иметь крепкую семью. Каждая тематика имеет свои многочисленные направления. Например, в личном росте: как правильно начать дело, выбрать бизнес-партнеров, продумать путь к успеху и так далее.

Главное – создание целой программы (календарного плана) различных семинарских мероприятий или тренингов, которая может периодически меняться . При повторении одного и того же тренинга трудно удержаться в бизнесе длительное время. Вот почему без регулярных обновлений не обойтись.

Совет . Наряду с тематическим разнообразием, большое количество авторов освещают одинаковые вопросы. Рекомендуется предварительное личное участие в семинаре, который планируется для проведения. В крайнем случае можно ознакомиться с отдельными работами конкретного тренера-преподавателя. Это облегчит выполнение организационных этапов.

Где лучше проводить тренинги или семинары?

Краткосрочность тренингов и семинарских занятий (обычно они длятся 1-2 дня) обеспечивает их мобильность – организацию в разных городах. В этом случае важно выбрать помещение в центральной части города с удобной транспортной развязкой, комфортных подходом и подъездом. Тогда все участники прекрасно доберутся к назначенному часу.

Широко практикуется вариант обучения на природе – в санаториях и прочих загородных учреждениях, расположенных недалеко от городской черты. При организации выездного обучения, необходимо позаботиться о доставке слушателей к месту его проведения на автобусе (иным способом), заблаговременно забронировать комнаты для проживания и подумать о питании.

Уделяем работе с тренером должное внимание

Тесный контакт с тренером во многом определяет успешность начатого бизнеса. Например, дата мероприятия оглашается потенциальным участникам только после согласования с тренером.

Условия оплаты у каждого специалиста свои:

• Одним выдвигают требования относительно минимального и максимального состава участников и называют фиксированный размер гонорара. Его величина не будет зависеть от общего количества слушателей.
• С другим необходимо рассчитаться за каждого человека, присутствующего на тренинге.
• Дорожные затраты тренера и его проживание оплачиваются отдельно.

Кроме того, тренер – кладезь полезной информации для организатора.

Он непременно сделает акцент на следующих нюансах:

1. Сделает акцент на целевой аудитории и требованиях к помещению.
2. Предоставит образцы раздаточного материала.
3. Поделится имеющимся рекламными проспектами, брошюрами, плакатами.
4. Посоветует самые эффективные рекламные способы.

Внимание . Процесс переговоров с тренером не дает стопроцентной гарантии на отсутствие организационных ошибок, однако вероятность их появления становится минимальной.

Выбор помещения для тренингов или семинаров

Выбор помещения – не самая простая задача. Идеальное решение – аренда зала (класса) в современном бизнес-центре, где интересы клиентов учтены на сто процентов. Однако и его арендная стоимость соответствующая, а значит повышается цена занятий.

Основные требования к залам для проведения тренингов:

• Комфортность – поддержание оптимального микроклимата в любой сезон. Наличие комнаты для курения и прочих удобств.
• Немаловажный аспект – удобство кресел. Трудно усидеть на жестком стуле продолжительное время.
• Просторность , то есть помещение, рассчитанное на 30 человек нельзя арендовать для 40 слушателей.
• Отсутствие лишних предметов , отвлекающих внимание от занятий.

Внимание . Зачастую заказчиком тренинга (семинара) является какая-либо компания. В этом случае тренеру ставится конкретная задача, а обучение происходит на территории клиента, который и предоставляет помещение.

Решаем технические вопросы заранее

Сегодня даже обычные лекции не читаются без демонстрации слайдов, что уж говорить о современных тренингах и семинарах. Техническими моментами занимаются на этапе подбора помещения. Следует заранее поинтересоваться о наличии доски, проектора, доступа к Интернету. Если они предоставляются арендодателем, можно бронировать помещение и не беспокоится о техническом сопровождении.

Раскрутка и продвижение семинара или тренинга

Параллельно с поиском помещения начинается раскрутка мероприятия.

Бесплатные варианты привлечения клиентов	Платные варианты привлечения клиентов
Объявления на интернет-площадках и в газетах	Рекламные объявления на ТВ, радио, в различных газетах
Участие в обсуждении на форумах	Реклама на сайтах (форумах, блогах) с близкой тематикой
Ведение собственного блога	Рассылка приглашений на электронную почту возможным участникам (услуги специальных сервисов)
Приглашения посредством соцсетей	Интернет-реклама таргетированного типа
Раздача флаеров в тех местах, где больше всего потенциальных участников семинара (тренинга)

• Заинтересовывает новичков и удерживает «старых» слушателей.
• Привлекает определенный контингент, значит есть постоянная аудитория, интересующаяся данной темой. Соответственно всегда будут люди, готовые обучаться.
• Действительно приносит пользу тем, кто его слушал. Об этом свидетельствуют реальные отзывы, размещенные на страничке в соцсетях или сайте.
• Очень важно постоянное развитие тренера и обучающей программы с учетом каких-либо изменений или тенденций.

Особенности оплаты тренингов или семинаров

Внесение участником предоплаты является обязательным условием. Это объективно подтверждает серьезность намерений.

Как показывает практика, зарегистрировавшихся участников на мероприятие может быть много, однако только не заплатившие:

1. Забывают прийти на занятия.
2. Перестают отвечать на звонки организаторов.
3. Отговариваются срочными делами.

Даже небольшой размер предоплаты сразу отсеивает несерьезных людей. Кроме того, такой подход позволяет получить реальную информацию о количественном составе участников.

Совет . Оглашение многоуровневой цены стимулирует раннюю регистрацию. Например, если цена тренинга 11 000 рублей, то предоплата, внесенная за месяц до события, предполагает скидку в размере 1 500 рублей, за 2 недели – 700 рублей, за неделю – 300 рублей, в день тренинга оплачивается полная стоимость.

Подготовка материалов для тренинга или семинара

Как отмечалось выше, тренер предоставляет организатору раздаточный материал, который нужно размножить в достаточном количестве, желательно с запасом.

Обычно участников обеспечивают:

• Рабочими тетрадями с упражнениями и заданиями по отдельным темам.
• Конспектами с ключевыми тезисами и различными схемами.
• Дополнительными материалами, предназначенными для самостоятельного изучения.

Основные требования к любому виду раздаточного материала:

1. Четкость, ясность и понятность для участников.
2. Отсутствие ошибок (орфографического и синтаксического вида).
3. Наличие нумерации на страницах.

Зачастую материал, предназначенный для участников, формируют в один пакет и раздают перед началом мероприятия.

Составление плана проведения тренинга или семинара, распечатка брошюр

План сравним с расписанием занятий. Например, школьник точно знает время начала и окончания уроков, какие именно предметы будут изучаться в конкретный день. Точно также и человек, заинтересовавшийся тренингом либо семинаров, должен знать о всех нюансах обучения.

В программе указывается:

• Общая длительность (день или несколько дней, количество часов каждый день).
• Где проводится обучение, кто автор и ведущий.
• Из каких блоков состоит мероприятие, их продолжительность и тематическая направленность каждого.
• Когда начинается регистрации участников.
• Время перерывов и другие нюансы.

Составленная программа печатается в виде яркой брошюры и предоставляется участникам.
Как видим, реализацией данного пункта не следует пренебрегать и оставлять на последний день. Помимо самого плана, нужно продумать дизайн брошюры, найти типографию для ее изготовления, договориться о печати, подождать несколько дней или более выполнения заказа.

Пример программы тренинга Евгения Галая: «Менеджер: искусство управления людьми»

Организация питания на тренинге или семинаре

Забота о питании – важная деталь организационного процесса. Многочасовой семинар предполагает перерывы разной продолжительности. В минуты короткого отдыха уместно предложить слушателям горячие напитки, воду и сладкий перекус.

Значение кофе-брейка трудно переоценить:

1. Человек переключается.
2. Происходит восстановление сил для восприятия нового информационного блока.
3. Сладости стимулируют мозговую деятельность.
4. Снижается внутренняя напряженность клиентов, создается непринужденная атмосфера.

Обеденное время лучше использовать по прямому назначению – пригласить слушателей на обед. К примеру, в бизнес-центрах для этой цели имеются специальные точки питания. Если подходящего кафе поблизости нет, можно заранее позаботиться о к месту проведения обучения.

Обращаем внимание на мелочи

Неучтенные мелочи приводят к серьезному дискомфорту.

Важно продумать все до самых мелких деталей, исключив малейшие неудобства для участников:

• Позаботиться о наличие указателей к гардеробу, залу, туалету, комнате для курения.
• Вручить бейджи. Это облегчит общение в период групповых занятий и на перерывах.
• Не следует экономить на закупке канцтоваров – блокнотов и ручек. Непременные атрибуты любых занятий раздаются перед началом мероприятия.

Насыщенный обучающий курс непросто усвоить – через неделю другую многие детали забывают. Именно это волнует многих слушателей. Поэтому продажа материалов с полной версией курса будет весьма кстати. Это могут быть авторские книги, диски или брошюры.

Организуем перерывы тренингов или семинаров с комфортом

Комфортный перерыв подразумевает:

1. Специальные места для отдыха и еды, оборудованные удобной мебелью.
2. Прогулку на свежем воздухе, желательно в парковой зоне.

Именно эти нюансы нужно учитывать при выборе помещения. Слушателям всегда предлагается выйти из зала на время перерыва. Им необходимо сменить обстановку, пообщаться, размять мышцы в обычной ходьбе, перекусить. Качественно отдохнувший человек способен хорошо усваивать информацию. Не помешает проведение спортивной-минутки. Здесь впору вспомнить обычную производственную мини-зарядку из советского прошлого.

Дополнительное уведомление клиентов о тренинге или семинаре за 1-2 дня до начала

Повседневная загруженность современных людей становится причиной забывчивости. Они попросту не помнят о некоторых запланированных ими событиях. Своеобразной подстраховкой того, что все записавшиеся клиенты помнят о предстоящем мероприятии, является дополнительное уведомление в форме напоминания. За несколько дней до назначенной даты проводится обзвон сформированной группы или выполняется рассылка по электронной почте.

Найм дополнительных работников в помощь

При многочисленном составе участников трудно обойтись без дополнительных помощников:

• Встречающих клиентов.
• Отмечающих пришедших.
• Организующих чаепитие в перерывах.
• Оперативно реагирующих на форс-мажорные обстоятельства.

В качестве заключения. Возвращаясь к вопросу о прибыльности бизнеса по организации тренингов и семинаров. Как ее рассчитать?

Все расходы известны заранее:

1. Вознаграждение тренера.
2. Размер арендной платы.
3. Стоимость распечатки раздаточного материала и брошюр.
4. Расходы на кофе-брейк и канцтовары.
5. Рекламные траты.

Остается лишь вычислить размер минимальной платы для одного человека с учетом указанных выше трат и собственной выгоды. Затем прибыль от каждого прошедшего обучения умножается на количество слушателей. В результате получается размер чистой прибыли.

8 оценок, среднее: 4,63 из 5)