Эффективно планируем свое рабочее время. Как эффективно планировать рабочее время

• Зачем нужно планирование

В данной статье речь пойдет о пользе, выгоде и плюсах планирования. Планирование рабочего дня это инструмент, используемый каждым успешным человеком, который сделает и вашу работу более качественной и продуктивной . Составляя планы, человек определяет себе фронт работы. Он знает, что ему необходимо сделать, когда и для чего. Давайте подробно рассмотрим плюсы планирования .

Зачем нужно планирование

1. План рабочего дня: и ни одно дело не останется незамеченным

Какой хорошей не была бы ваша память , если дел выше крыши, все не упомнишь. План рабочего дня изложенный на бумаге упростит запоминание и освободит внимание для более важных дел. И вас не обеспокоит вопрос: «А все ли я сделал?», ведь всегда будет возможность заглянуть в ежедневник. Выгоды планирования в данном случае очевидна!

2. Когда мы тратим время на планирование рабочего дня, его становится больше

Жизненный опыт большого числа успешных людей показывает, что увеличение затрат времени на планирование ведет к сокращению времени на исполнение и в итоге к экономии времени в целом. Выгоды планирования заключается в том, сто каждая минута, потраченная на планирование деятельности, экономит 10 минут осуществления. То есть дает 1000% отдачу от вложенных умственной, эмоциональной и физической энергии.

Составление плана на день займет 10-12 минут. Эта небольшая затрата 10-12 минут сэкономит вам 100-120 минут исполнения, что обеспечивает увеличение продуктивного времени на два часа в день, то есть на 25% повышает вашу ежедневную производительность с того самого дня, когда вы начинаете планировать свой рабочий день заранее. В месяц это получается 2000-2400 минут, что составляет 4-5 полных рабочих дней!!! И ни какой потери времени !

3. План рабочего дня устанавливает приоритеты

Распределив очередность выполнения стоящих перед вами задач, Вы будете знать, в каком порядке и что следует делать. С Вами уже не возникнет ситуации, когда более важные и необходимые дела будут забыты или оставлены на потом, как часто бывает когда человек страдает прокрастинацией .

4. План на день обеспечивает спокойное эмоциональное состояние

Польза планирования также заключается в том, что человек определяет себе фронт работы. Он знает, что ему необходимо сделать, когда и для чего. Поскольку формулировки основных задач у Вас перед глазами и намечены подходы к их решению, новый насыщенный работой день выглядит уже не серым и тяжелым, а обозримым, планируемым и управляемым. Исчезает страх неизвестности и неопределенности. Человек владеет информацией, поэтому спокоен и эмоционально готов к выполнению той или иной работы.

Одни люди успевают за день сделать столько, сколько другие делают за три. Секрет как мы видим прост: планирование рабочего дня, человек успевающий выполнить большой объем работ, умеет планировать свое время, выделять главные задачи и второстепенные. Действовать не строя планов на день в наше время не возможно, хотя статистика и говорит о том, что план деятельности составляют всего 20% населения. Если вы ни когда не планировали даже предстоящий рабочий день, уверяю вас, следует сделать это своей привычкой. А как правильно это делать вы узнаете из следующей статьи: «Методы планирования рабочего времени» .

Если вы нашли ошибку, пожалуйста, выделите фрагмент текста и нажмите Ctrl+Enter .

Иногда может показаться, что 24 часов в сутки катастрофически не хватает для того, чтобы все успеть. Правильно составленный распорядок дня позволит четко Он позволит спланировать сутки так, чтобы еще осталось свободное время.

Что нужно знать, если вы не ведаете, как составить распорядок дня?

Существует четыре основных правила. Во-первых, планируйте ваш будущий день с вечера. Хорошо это сделать схематично и положить листок на видное место. Так вы сумеете сэкономить время. Как успеть все? Вот примерный распорядок дня:

• 7.00 - подъем.
• 7.00-8.00 - утренняя зарядка, гигиенические процедуры, завтрак.
• 8.00-12.00 - работа.
• 12.00-13.00 - обед, отдых.
• 13.00-17.00 - работа
• 17.00-19.00 - спорт.
• 19.00-20.00 - ужин.
• 20.00-22.00 - личное время, семейные следующего дня.
• 22.00 - отход ко сну.

Во-вторых, планируйте только те дела, выполнение которых доставляет вам удовольствие. Если вы будете делать то, что вам не нравится, то вы быстро устанете и начнете испытывать дискомфорт. В-третьих, правильно расставляйте приоритеты. Заведите себе ежедневник (датированный) и впишите туда дела по степени важности. Например:

1. Задачи, которые требуют немедленного решения.
2. Важные, но не очень срочные дела.
3. Задачи, которые можно выполнить в другой день. Ежедневник датированный необходим не только для постановки целей, но и для различных идей, приходящих вам в голову. Все запомнить невозможно, а такой способ позволит не упустить важные мысли.

В-четвертых, находите время для отдыха - это обязательно. Однако если остались невыполненные задачи, постарайтесь их решить именно в выходной день, так как завтра уже снова на работу.

Время - деньги

Как зарабатывать деньги, знает каждый деловой человек. А вот как управлять временем - единицы. Существует даже специальная наука - тайм-менеджмент. Ей обучаются те, кто не знает, как составить распорядок дня так, чтобы время работало на человека, а не наоборот. Начать необходимо с анализа и обнаружения дыр, в которые утекает бесполезное времяпровождение. Это могут быть всего десять-пятнадцать минут. Однако даже они важны. Как раз их может не хватить для выполнения поставленных на день задач. Второе, что необходимо сделать, это очертить перед собой цели: как краткосрочные, так и долгосрочные. Именно четко сформулированные желания двигают человека к их достижению. В иных случаях успех не придет. После этого можно планировать свое время. Есть семь очень действенных советов, которые помогут вам справиться с задачей:

• Принцип 70/30. Спланировать весь день невозможно. Выделите 70% своего времени и распишите задачи. Остальные 30% оставьте для непредвиденных обстоятельств и форс-мажоров.
• Сегодня - на завтра. Не поленитесь в письменном виде составить грядущий. Это позволит вам грамотно распределить время и приезжать на запланированные встречи без опозданий. В конце делового списка можно написать похвальные фразы: "Ты молодец! Но не расслабляйся!" или "Так держать! Но впереди еще много дел!". Они будут вас стимулировать к решению поставленных задач.
• Помните, что основная активность приходится на утренние часы, поэтому постарайтесь большую часть дел планировать на предобеденное время. Психологически становится легче, когда понимаешь, что половина поставленных задач уже выполнена, а впереди еще целый день. Тогда обеденное время можно посвятить кратковременному отдыху и личным звонкам. А после трапезы провести парочку не очень важных деловых переговоров или небольшое совещание.
• Делайте перерывы! Обязательно отдыхайте каждый час по 10-15 минут. Такой способ позволит работать продуктивнее и не уставать раньше времени. В минуты отдыха не обязательно лежать на диване или курить в туалете. Используйте это время с пользой: сделайте разминку, полейте цветы, переставьте папки на полке, почитайте прессу или подышите свежим воздухом.
• Реально оценивайте свои возможности. На выполнение недостижимых целей вы потратите уйму времени и здоровья. Ставьте перед собой задачи, которые вы точно сможете решить.
• Всегда наводите порядок на своем рабочем месте по окончании рабочего дня. Это поможет значительно сэкономить ваше время в будущем и позволит привести мысли в порядок. Всегда держите важные вещи в одном и том же месте и в свободном доступе.
• Избавьтесь от тех вещей, которые вам не нужны. Человек привык оставлять "на потом", вдруг пригодится. Осмотритесь вокруг себя, если чем-либо вы не пользуетесь уже несколько месяцев, без сомнений отправляйте это в мусорку.

Для планирования своего времени можно вести ежедневник, блокнот или обычную тетрадку. Записывайте туда цели и задачи, мысли и идеи. И обязательно составьте свой распорядок дня. Успешного человека видно издалека!

Сова или жаворонок: это имеет значение

Ученые давно подразделяют людей на две категории, в зависимости от степени их продуктивности в разное время суток. Это Последние легко просыпаются утром. В ранние часы они бодры и активны, но к вечеру устают и не могут заниматься важными делами. Совы же, наоборот, тяжело пробуждаются, а их максимальная активность достигается вечером и ночью. Очевидно, что при планировании распорядка дня необходимо учитывать психотип человека. И, например, важные встречи для "сов" не назначать на утренние часы.

Однако в современном мире "жаворонкам" приходится полегче, так как в основном вся работа в офисе или на производстве начинается ранним утром. Ученые уверены, что любой человек в принципе при большом желании может изменить свои биоритмы. Каждый из нас способен из "совы" превратиться в "жаворонка". Однако для этого потребуется сила воли, терпение и способность придерживаться определенных правил при достижении цели.

Биологические часы

Независимо от того, к кому биологическому типу относится человек, он в любом случае подчиняется основным законам природы. А они говорят, что в различные часы наш организм ведет себя по-разному. И для того чтобы правильно использовать время, успевая все, нужно знать об этом. Биологические часы начинают свою работу еще задолго до того, как вы проснулись. Выглядит это приблизительно так:

• 4 часа утра. Организм готовится к пробуждению, в кровь выбрасывается кортизон - гормон стресса. Это время опасно, так как высока вероятность сердечных приступов, обострения хронических заболеваний, бронхиальной астмы и т. д.
• 5.00-6.00. Активизируется обмен веществ, повышается сахар в крови и уровень аминокислот - организм "запускает" работу всех систем.
• 7.00. Отличное время для завтрака, так как пища легко и быстро превращается в энергию.
• 8.00. Достигается суточный пик болевого порога. В этот час усиливаются зубные боли, с особой силой болит голова, ломит кости. Прием к стоматологу лучше перенести на время во второй половине дня, когда неприятными синдромы будут не такими выраженными.
• 9.00-12.00. К этому времени энергия достигает своего максимума, хорошо работает мозг, усиливается кровообращение - оптимальный период для плодотворной работы: как умственной, так и физической.
• 12.00-13.00. Обеденное время. Желудок хорошо переваривает пищу, однако мозговая активность заметно снижается. Организм начинает требовать отдыха.
• 14.00. Работоспособность по прежнему снижена. Однако это наилучшее время для лечения зубов.
• 15.00-17.00. Кровяное давление снова повышается, активизируются умственные процессы, наблюдается пик работоспособности.
• 18.00. Оптимальное время для ужина, чтобы организм успел переварить пищу до сна.
• 19.00-20.00. Эти часы идеально подходят для приема антибиотиков. Нервная система наиболее чувствительна. Часы предназначены для тихих семейных дел или дружеских посиделок.
• 21.00. Этот период подходит для заучивания большого количества информации, так как мозг настроен на запоминание.
• 22.00. Прекрасное время для того, чтобы уснуть. Организм настраивается на восстановление сил и энергии для следующего дня. Если вы уснете сейчас, крепкий и здоровый сон вам обеспечен.
• 23.00-1.00. Активность обмена веществ снижается, пульс замедляется, дыхание ровное. Глубокий сон.
• 2.00. В это время вы можете почувствовать холод, так как организм становится особенно чувствителен к понижению температуры.
• 3.00. Час, когда чаще всего случаются самоубийства. Людей посещают депрессивные мысли. Лучше лечь спать, если вы до сих пор не сделали этого.

Планируйте ваш распорядок дня с учетом биологических часов. Тогда у вас будет все получаться!

Опыт Джека Дорси

Джек Дорси - это успешный предприниматель и основатель социальной сети Twitter. Одновременно с этим он исполняет обязанности директора всемирноизвестной фирмы Squer. Как же ему удается совмещать работу и отдых? Вполне вероятно, что распорядок дня бизнесмена мало кому придется по душе. Но опыт Джека поистине впечатляет. Он работает по 8 часов на каждой работе, то есть 16 часов в сутки. При этом только с понедельника по пятницу. Остальные два дня он оставляет на отдых. Его успех заключается в том, что он составляет тематический план работы на каждый день, которого строго придерживается. При этом поставленные задачи он выполняет в обеих компаниях. Рабочий день руководителя выглядит примерно так:

1. В понедельник он занимается администрированием и менеджментом.
2. Вторник посвящает выпускаемой продукции.
3. В среду Джек занят маркетингом и связями с общественностью.
4. Четверг направлен на налаживание и поддержание связей с бизнес-партнерами.
5. В пятницу происходит набор новых сотрудников и решаются общие организационные вопросы.

Конечно, распорядок дня успешного человека очень напоминает расписание трудоголика. Однако всегда находит время для прогулок на свежем воздухе и для релаксации.

Распорядок дня успешного человека. Пример: Уинстон Черчилль о работе дома

Всем понятно, что у Уинстона Черчилля как у главы правительства Великобритании был ненормированный рабочий день. Однако вопреки всему ему удавалось все успевать и придерживаться своего распорядка дня. Вы удивитесь, но, пробуждаясь в полвосьмого утра, Уинстон не торопился подниматься с постели: лежа, он читал свежую прессу, завтракал, разбирал свою почту и даже раздавал первые указания своему секретарю. И только к одиннадцати часам Черчилль вставал, шел умываться, одевался и спускался в сад, чтобы прогуляться под открытым небом.

Обед для руководителя страны накрывали приблизительно в час после полудня. На пиршество приглашались все члены семьи. В течение часа Уинстон мог непринужденно общаться с ними и наслаждаться обществом близких людей. После такого времяпрепровождения он с новыми силами приступал к своим обязанностям. Ни один рабочий день Уинстона Черчилля не проходил без продолжительного дневного сна. А в восемь часов за ужином вновь собирались родные и приглашенные гости. После этого Уинстон вновь закрывался в своем кабинете и работал несколько часов подряд. Таким образом, главе правительства Великобритании удавалось сочетать работу с личным общением с родными и близкими. И это непременно делало его человеком не только успешным, но и счастливым.

Распорядок дня для работы дома

Распорядок дня бизнесмена, работающего дома, крайне важен. Характер деятельности некоторых людей позволяет работать дистанционно, даже не выходя из дома. Как правило, такие работники не привыкли уделять время на планирование рабочего дня, хотя для них это было бы как нельзя кстати. Зачастую дома работают без какого-либо режима: сидят за компьютером до поздней ночи, потом просыпаются далеко за полдень, разбитыми и вялыми. Такие работники вряд ли станут когда-нибудь успешными. Другое дело, если придерживаться правильного распорядка дня, можно добиться успехов в работе. А также быть счастливым в личной жизни и при этом сохранять свое здоровье. Вот пример того, как составить распорядок дня:

• Вставать нужно рано, не позднее 7 часов утра. После пробуждения уделите пять минут утренней зарядке, примите душ и плотно позавтракайте. После этого не стоит сразу бросаться в работу. Отдохните еще немного, позвольте организму проснуться и настроиться на рабочий лад.
• С 9 до 12 можно поработать. Займитесь теми делами, которые требуют умственной нагрузки, так как в это время активизируется память, повышается работоспособность и лучше работает мозг.
• 12.00-14.00 - эти два часа посвятите приготовлению обеда, принятию пищи и послеобеденному отдыху.
• После снова можно приступить к работе, но не позднее, чем до 18 часов.
• С 18 до 20 вечера посвятите себя тем делам, которые приносят вам удовольствие: прогулкам на свежем воздухе, занятиям с детьми, чтению художественной литературы и т. д.
• В 20.00 можно поужинать всей семьей и собраться у телевизора для просмотра интересного фильма.
• Лечь спать необходимо не позднее 22 часов, ведь на следующий день вам предстоит снова ранний подъем.

Как видно, работе всего посвящено 6-8 часов. Однако именно такой ваш распорядок дня позволит выполнять ее эффективно и без ущерба для здоровья и личной жизни.

Как уснуть быстро?

Очевидно, что полноценный и крепкий сон влияет на нашу активность в течение всего дня. Поэтому важно ложится вовремя и уметь уснуть. Следуйте следующим советам:

1. Прочтите перед сном интересную книгу. Это намного полезнее просмотра телевизора или поиска новостей в Интернете. Во время чтения мозг расслабляется, и человеку легче уснуть.
2. Занятие спортом заканчивайте за несколько часов до желаемого сна. Это необходимо для того, чтобы кровяное давление пришло в норму, мышечная активность понизилась и организм был готов отдыхать.
3. Прогулки на свежем воздухе благоприятно скажутся на времени засыпания.
4. Не принимайте тяжелую пищу перед сном.
5. Перед тем как лечь спать, хорошенько проветрите помещение.
6. Утром всегда просыпайтесь в одно и то же время, даже если вам еще чуток хочется подремать.

Очевидно, что выспавшийся и хорошо отдохнувший человек имеет здоровый вид. Он бодр, весел и настроен на продуктивное решение поставленных задач в течение рабочего дня.

Домохозяйка тоже человек

Если вам кажется, что женщина, которая сидит дома с детьми или без них, ничего не делает, то вы глубоко ошибаетесь. Для того чтобы понять, насколько загружен каждый день домохозяйки, достаточно лишь однажды побывать на ее месте. Поэтому планирование времени для нее также важно, как и распорядок дня успешного человека. Это поможет выкроить хоть пару часов для личных дел и не стать рабой домашнего хозяйства. Для того чтобы хоть немного систематизировать свою работу, женщине предлагается вести специальные записи. В таблице, представленной ниже, видно, как следует ранжировать запланированные дела.

Как видно, необходимо на каждый день составить план важных и не очень дел. Они будут выполняться независимо от ежедневных обязанностей в виде приготовления пищи, мытья посуды, прогулки с домашним питомцем и так далее. Убирая всю квартиру каждый день, вы быстро утомляетесь, делая все поверхностно. Мы вам предлагаем уделить внимание одной комнате в сутки. Однако делать это нужно тщательно и ответственно. Так вы убьете двух зайцев сразу - вам практически не придется делать генеральную уборку и вы не устанете в такой степени, как от уборки всей квартиры в целом.

В маленькие дела пусть войдут такие цели, как смена постельного белья, пересадка цветов и другое. Ежедневные обязанности тоже старайтесь выполнять в хронологическом порядке. Так вы сократите время на их решение. Например, встав утром, вначале заправьте кровати, а потом приступайте к приготовлению завтрака. Грязную посуду мойте сразу после принятия пищи, а не копите ее целый день (только если у вас нет посудомоечной машины).

Помните! У вас обязательно должен быть хотя бы один выходной день. На субботу и воскресенье не планируйте ничего грандиозного. Запишите в график те дела, которые можете выполнить вместе со своей семьей. Например, поход в магазин за продуктами. Обязательно подключайте к работе своих домочадцев и не стесняйтесь просить помощи у мужа. Заполняйте такую таблицу на неделю вперед. Тогда вы научитесь систематизировать свою домашнюю работу и сможете найти время для прогулок с подругами, походов по магазинам одежды и других приятных вещей.

Работе - время, потехе - час

Невозможно работать без перерыва. Даже деловому человеку нужно устраивать хотя бы один выходной день. Мы подскажем, как провести его с пользой для себя и своей семьи:

1. Работающий человек проводит слишком много времени в офисе или кабинете. Потому ему просто необходимы вылазки на свежий воздух. Выходной день - оптимальное для этого время! Отправьтесь с друзьями на пикник в ближайший лес. Соберите ягоды или грибы. В летнее время обязательно езжайте на пляж к озеру или морю. Совершите водную прогулку на катамаране или лодке. Поиграйте в пляжный волейбол или возьмите на прокат велосипеды. Чем бы вы не занялись, это непременно пойдет вам на пользу.
2. В выходные дни в городе часто устраивают различного рода ярмарки, гулянья или просто небольшие тематические праздники в парке. Там вы сможете поучаствовать в конкурсах, насладиться выступлением актеров, послушать живую музыку, поесть сладкую вату или попкорн, встретить старых друзей.
3. Кино - также отличный повод снять напряжение прошедшей напряженной недели. Выберите тот фильм, который будет интересен всей семье. А после кинотеатра можно зайти в ближайшее кафе и побаловать себя вкусной пиццей или мороженым.
4. Если с погодой на выходные не повезло, можно остаться дома и поиграть в настольные игры. Или посмотреть любимую передачу. Чтение интересной книги тоже доставит немало удовольствия.
5. На выходные можно запланировать поход по магазинам. И для того, чтобы это не выглядело слишком буднично, назначьте каждого члена семьи ответственным за определенный отдел в торговом объекте. И прикажите строго придерживаться списка покупок.
6. Суббота и воскресенье - замечательное время для приема гостей. И, конечно, не забывайте про своих родителей. Им тоже важно ваше внимание и забота.

Если вы деловой человек, не пренебрегайте отдыхом. Обязательно планируйте свой выходной день. Это позволит вам не только сохранить нервы и здоровье, но и с новыми силами и свежими мыслями приступить к очередной рабочей неделе. Таким образом, для того чтобы достичь намеченного результата, вам необходимо научиться управлять своим временем. Ваш распорядок дня и то, сколько задач вы успеете решить, во многом зависит от того, насколько грамотно вы сможете распланировать свое время.

Для этого заведите себе ежедневник и обязательно составьте режим, которого будете строго придерживаться. Изучите опыт успешных предпринимателей и следуйте тем советам, которые подходят именно вам. Определите свои биоритмы и составляйте распорядок дня исходя из ваших возможностей. Правильно расставляйте приоритеты, это позволит сохранить силы и время на выполнение незначительных задач. И не забывайте про сон и отдых. Это обязательная составляющая распорядка дня успешного человека.

Уверен, что каждый из вас очень много раз замечал за собой: вроде весь день пашешь как проклятый, невероятно занят чем-то, но к концу дня, задумываясь над тем, что сегодня успел сделать, с большим удивлением понимаешь – существенного результата нет.

Как обычно проходит день у среднестатистического россиянина? Проснулся, покушал (если уже есть, что кушать). Поехал на работу с мыслями: “Сегодня важный день. Сегодня все нужно успеть! Приехал, сел за рабочий стол и смотришь намонитор: Так-с, с чего бы лучше начать…?. Надо бы почту проверить…, ну и в контакт по пути зайти на минутку… Прошло часа два. Вспомнил, что работать надо. Только начал работать, как вдруг мужики позвали покурить, пошел с ними, незаметно полчаса прошло за разговором. А тут и обед уже скоро, на фига напрягаться, ведь после обеда куча времени, все успеешь. После обеда внезапно начальник отправил на встречу с партнерами. Приезжаешь под вечер в офис, понимаешь, что ни черта не успел, задерживаешься на работе, чтобы все доделать. Внезапно вспоминаешь, что сегодня день рождения у какого-нибудь близкого человека, звонишь ему, поздравляешь, и говоришь, что не придешь, т.к. очень много работы. Приезжаешь домой с работы, настроения нет, уставший как собака, берешь пару бутылок пивка, чтобы настроение поправить. С детьми нет желания играть, с женой (мужем) тоже сейчас не самый лучший момент провести время. Включил телик и вскоре вырубился в кресле, даже не допив свое пиво. И так день за днем…

Надеюсь, что вы проводите свой день с большей пользой. Тем не менее, очень много людей так и проживают каждый свой день. Естественно, то, что я привел в пример – это мизерная часть того, что происходит с людьми на самом деле. Есть куча и других побочных действий. А все из-за того, что человек живет сегодняшним днем и проводит его так, как сложатся обстоятельства. Отсюда продуктивность, что в рабочем плане, что в семейном близка к нулю. К счастью, выход есть. Увеличить свою продуктивность поможет ежедневное планирование своего дня.

Ежедневное планирование своего времени является неотъемлемой частью любого успешного человека. Ведь когда человек всегда знает, чего он хочет и что нужно делать в определенный момент времени, он успевает сделать гораздо больше, чем тот, кто проводит свой день “как получится”.

Приведу десять основных правил, придерживаясь которых можно составить свойраспорядок рабочего дня максимально эффективно. Конечно же это не панацея, и каждый может редактировать свой ежедневник в соответствии со своими силами, объемом работы, скоростью выполнения задач, режимом сна, отдыха и т.д.

ПЛАНИРОВАНИЕ СВОЕГО ВРЕМЕНИ. 10 ПРАВИЛ.

1. Старайтесь придерживаться принципа 70/30 .
Планировать абсолютно всё свое время нецелесообразно, т.к. в этом случае ваши действия стопроцентно будут расходиться с вашим расписанием. Да и полное “заточение” своего времени в ежедневник приведет к тому, что вы будете находиться в слишком жестких рамках и постоянно чувствовать себя каким-то роботом, у которого вся жизнь поминутно расписана.

Оптимальным решением является планирование 70% собственного времени. Согласитесь, некоторые события трудно предсказать, и практически каждый день происходит некий “эффект неожиданности”, поэтому всегда нужно оставлять часть времени свободным. Либо, как вариант, в каждом временном промежутке делайте определенный запас.

2. Составляйте план на следующий день сегодня вечером.
Планировать следующий день в конце сегодняшнего дня похвально, но чтобы ничего не забыть, обязательно все свои дела записывайте. Разграничьте дела по степени важности, разделив записную книжку на два столбца. В первом запишите то, что требуется сделать безотлагательно. Во втором – что менее важно и в случае форс-мажора может быть перенесено на другой день.

Задачи и дела, с которыми вы справились, одни за другими вычеркивайте. Это будет служить для вас дополнительным стимулом и прибавлять новых сил для решения оставшихся задач. Чем меньше задач у вас будет оставаться, тем больше уверенности в том, что с ними справитесь, вы получите.

В конце каждого дня в самом низу можно добавить надпись типа: “Ура! Я это сделал”, “Я молодец! Но это только начало!”, “Я все успел! Я крут! Но еще много дел впереди!” . Эта надпись также будет с самого утра стимулировать вас добиваться поставленных задач и в то же время не расслабляться.

3. Старайтесь выполнить большую часть запланированного до обеда.
Когда вы в середине дня осознаете, что самое важное на сегодня сделано и уже позади, гораздо проще выполнять оставшиеся дела. Воспользуйтесь обеденным перерывом, чтобы решить свои личные дела (позвонить родственникам, ответить на пропущенные звонки, обсудить вопросы с банком по кредиту, оплатить счета и т.д.). На вечер оставьте минимум (переговоры с застройщиком, поход в салон, покупка продуктов, тренировка в спортзале).

4. В каждый рабочий час вносите минуты отдыха.
Обязательное правило для всех. Чем чаще вы будете отдыхать, тем продуктивнее будет ваша деятельность. Каждый для себя выбирает наиболее удобную для себя схему, но особенно хорошо работают две схемы: 50 минут работы / 10 минут отдыха либо 45 минут работы / 15 минут отдыха .

Во время отдыха совсем не обязательно курить бамбук и плевать в потолок, лежа на диване. Ведь это время можно провести с пользой. Сделайте разминку: отожмитесь, подтянитесь, постойте на голове (если позволяет место), сделайте зарядку для шеи и глаз. Приведите рабочее место в порядок, сделайте уборку в доме или офисе, почитайте книгу, прогуляйтесь на свежем воздухе, сделайте запланированные звонки, помогите в чем-то коллегам (семье, если работа дома) и т.д.

5. Старайтесь создавать реалистичное планирование.
Не стоит заваливать себя таким объемом работ, с которым вы не справитесь. Не впадайте в крайность чрезмерного планирования (типа вам любые горы по плечу) и планируйте лишь такой объем задач, с которым Вы реально можете справиться.

Прошу не путать планирование с целями. Цели у вас могут быть сверхграндиозными, они, в принципе, такими и должны быть. Но для того чтобы добиться этих целей в кратчайшие сроки, должно быть реалистичное грамотное планирование поставленных задач. Это абсолютно не означает, что вы должны работать каждый день до потери пульса, чтобы как можно скорее добиться цели. Лучше делать одно дело небольшими порциями стабильно каждый день, чем это же дело делать от начала до конца дня хаотично и наспех. Тогда и вы не будете измотанными, и достижение целей будет проходить планомерно.

Кроме этого, в конце каждого дня добавляйте графу “План выполнен на ____%” и вписывайте туда процентное соотношение ваших выполненных задач на сегодня. Это послужит для вас дополнительной стимуляцией, а также даст возможность сравнивать результаты и в дальнейшем делать соответствующие корректировки при планировании своего времени.

Старайтесь каждый день хоть не намного, но перевыполнить план. Т.е. старайтесь дополнительно закрывать те задачи, которые в плане не были указаны. Естественно, за их решение следует браться только после того, как все запланированные задачи уже будут выполнены. Согласитесь, приятно же наблюдать свою сверх-продуктивность, глядя на цифры 105%, 110%, 115% в конце каждого рабочего дня.

6. Крупные задания выполняйте небольшими частями.
Эту тактику еще называют тактикой “нарезания салями”. Еще Эйнштейн подметил, чтобольшинству людей нравится рубить дрова, потому что при этом за действием сразу следует результат . Поделите свои цели и проекты на небольшие порции и выполняйте их в течение достаточно длительного времени, каждый день отводя на эту работу примерно по два часа. По достижении первой промежуточной цели выявятся и определенные результаты, которые будут стимулировать выполнение оставшихся задач.

Для примера возьму создание какого-нибудь продукта: Можно каждый день в ежедневник тупо вносить строчку “Создать видеокурс” и работать над этим курсом. Но в этом случае есть несколько больших минусов :

• вы не имеете возможности заранее предугадать срок выполнения своего курса
• каждый день вы не знаете, с чего именно вам продолжить работу над курсом
• у вас нет чувства удовлетворения от проделанной работы, пока вы не закончите работу над своим курсом полностью

Если же создание курса поделить на множество мелких порций и закрывать их постепенно, то всех перечисленных минусов можно легко избежать.

Те задачи, выполнение которых у вас вызывает, мягко говоря, недовольство, либо в которых вы некомпетентны, смело делегируйте другим специалистам , которым выполнять подобные задачи по кайфу. Вы сэкономите уйму времени, а планируемая работа будет выполнена более профессионально.

7. Побудьте в тишине некоторое время.
Часто бывает, что телевизор в соседней комнате, радио, которое работает сутками напролет, чьи-то голоса, проходящие мимо вас люди, строящееся здание на соседней улице в итоге так раздражают, что просто невозможно нормально сконцентрироваться на выполнении важных дел. Вместо разрешения конкретных задач в голове крутятся колготки за 574 рубля, которые сегодня купила ваша сотрудница, либо последний супер-мега-хит Джастина Бибера, играющий сейчас по радио.

Для выполнения чрезвычайно важных заданий необходимо иметь возможность работать спокойно, без каких-либо помех извне. Именно в этом случае вы сможете, максимально сосредоточившись, добиться наивысшей производительности труда и результативности.

8. Убирайте предметы на место, как только закончите ими пользоваться.
Это существенно сэкономит вам время в будущем, а также поможет избежать беспорядка. Не даром говорят: “Если хочешь узнать о своем будущем партнере, посмотри на его рабочий стол. Какой порядок на его столе – такой порядок и в его делах”.

Советую вам вообще выкинуть все свои старые и ненужные вещи, избавьтесь от лишнего хлама, чтобы на столе лежало только самое необходимое для работы.

Держите вещи в четко определенных местах. Например, все документы сложите в отдельную папку или коробку, квитанции и чеки также держите сколотыми в определенном месте, ручки и карандаши в наиболее удобном для использования месте. Благо, сейчас можно без труда приобрести специальные наборы, боксы, футляры для решения этой проблемы.

Сделайте это и почувствуете невероятный эффект!

9. Избавьтесь от ненужных вам вещей.
Все запасы старых вещей, оставленные на случай “а вдруг пригодится”, не принесут вам ничего, кроме лишней пыли и беспорядка. Кроме этого, считается, что вещи, отправленные нами «в утиль» на антресоль, в чемоданы, под диван, в кладовку, на кухонный гарнитур, несут в себе негативную энергетику.

Это, как вы поняли, касается не только рабочего стола, но и рабочего и домашнего пространства в целом. Поэтому безжалостно избавьтесь от этих “очень нужных вещей, которые вам жалко выбросить”. Соберите все добро в грузовик, отвезите на свалку и сожгите. Если уж реально жалко, то поставьте все рядом с подъездом, нуждающиеся быстро разберут. Одежду и обувь можно развезти по детским домам и домам престарелых. Вам будут только благодарны.

10. Ведите активный и здоровый образ жизни.
Если вы еще не очень дружите со спортом, гимнастикой, водными процедурами, правильным питанием и т.д., то советую что-нибудь из этого внести в свой распорядок дня. Даю стопроцентную гарантию, что результаты вас весьма порадуют. Главное, чтобы вы не филонили и четко следовали вашему спортивному графику. Вы даже сами не заметите, как быстро улучшится ваше здоровье и общее физическое состояние. Также вы без труда сможете избавиться от вредных привычек, если поставите перед собой цель и вместо вредных привычек встроите хорошие привычки.

Следует помнить, что лучший сон – это сон до полуночи часов, т.к. в этот период ваш организм отдыхает и набирается сил наилучшим образом. Другими словами,ложитесь спать сегодня, а не завтра .

Высыпайтесь, занимайтесь спортом, правильно питайтесь. Ваше тело отблагодарит Вас хорошим самочувствием, высоким уровнем позитивной энергетики и готовностью к продуктивной деятельности.

В конце приведу пример своего распорядка, чтобы вам было с чем сравнить. Не могу сказать, что это идеальный универсальный распорядок дня для всех, но лично меня он полностью устраивает. В сравнении с самым первым моим распорядком в нем не раз происходили корректировки и на данный момент он выглядит следующим образом…

ИДЕАЛЬНОЕ ПЛАНИРОВАНИЕ СВОЕГО ДНЯ С МОЕЙ ТОЧКИ ЗРЕНИЯ

06:00-07:00	Подъем, зарядка, обливание, утренняя пробежка, утренние процедуры, душ
07:00-07:30	Завтрак
07:30-08:30	Отдых, проверка почты, иные дела
08:30-09:00	Еду в офис
09:00-12:00	Рабочий процесс (вносятся важнейшие задачи на сегодня)
12:00-12:30	Обед
12:30-13:00	Отдых, иные дела
13:00-14:00	Чтение литературы
14:00-18:00	Рабочий процесс (вносятся второстепенные задачи на сегодня)
18:00-18:30	Ужин
18:30-19:00	Перевыполнение плана, планирование следующего дня
19:00-19:30	Еду домой
19:30-22:00	Домашние дела, тренажерка, активный отдых, прогулка, развлечения, встреча с друзьями
22:00-22:30	Подведение итогов, окончательная корректировка распорядка на следующий день, подготовка ко сну
22:30-06:00	Сон

Небольшие пояснения к плану:

• Данный распорядок рассчитан на будние (рабочие дни) и на выходные не распространяется. В выходные должен быть свой план, но заточенный именно на отдых (все остается также, грубо говоря, меняется только Рабочий процесс на Отдых), в крайнем случае некоторые рабочие моменты переносятся на выходной день (если что-то не успели сделать или что-то смертельно важно).
• Каждый временной промежуток берется с некоторым запасом. Отклонение от распорядка на 30 минут – это нормально.
• Утро у каждого может начинаться с другого времени. Просто я перешел на более раннее время, чтобы успевать больше и это дало положительные результаты.
• Время выезда из дома на работу и обратно также для каждого может быть разным. Я выбрал для себя оптимальное время – когда в городе уже рассасываются пробки.
• Ежедневное чтение литературы считаю обязательным правилом для всех. Если не позволяет время читать на работе – читайте на обеде, в автобусе, после работы, перед сном.
• Бывает, что в связи с дополнительными делами приходится ложиться спать гораздо позднее. В любом случае старайтесь просыпаться согласно вашему графику, иначе ваш распорядок дня постоянно будет смещаться, а это не есть хорошо.
• В выходные дни можно позже вставать и позже ложиться, но при этом также придерживаться графика, просыпаясь и ложась в одно и то же время (к примеру, на час или два позже, чем в будние дни).

Для планирования своего времени можно использовать органайзер, блокнот, обычный лист бумаги, тетрадь, различные специальные программы и приложения. Лично я использую очень удобный в работе Календарь от Google. Кроме того, что в нем имеется ряд полезных функций, он синхронизируется с мобильными устройствами, а значит всегда под рукой, где бы вы ни находились. Вообще, в сфере синхронизации приложений Google шагает огромными шагами. Это очень облегчает работу, когда в одном аккаунте под рукой всевозможные помощники, которые еще и между собой синхронизированы. Я уже не представляю работу за компьютером и в телефоне без Google Chrome, Календаря, YouTube, Диска, Переводчика, Google+, Карты, Analitics, Picasa и множества других полезных сервисов. А еще советую воспользоваться супер-планировщиком Wunderlist

Вот и все, о чем я хотел сегодня вам рассказать. Если вы еще не ведете свой ежедневник и не ставите перед собой цели – немедленно начните это делать и продолжайте это делать постоянно! Надеюсь, вышеперечисленные 10 золотых правил помогут вам в планировании своего времени и вы начнете успевать гораздо больше.

Планирование и организация работы - ключ к дальнейшему саморазвитию. Об основных принципах и правилах ежедневного планирования читайте в статье.

Из статьи вы узнаете:

Для чего нужно ежедневное планирование?

Не всем понятно, для чего нужно планировать свой рабочий день. Ведь каждый человек и без планирования знает, какие функции он выполняет и какие дела ему предстоят. Многие не видят смысла в составлении планов на день, поскольку всегда есть неожиданные поручения, способные спутать все заранее намеченные пункты.

Скачайте документы по теме:

Если сравнивать двух работников, выполняющих одинаковые функции и имеющих одинаковые способности, можно обнаружить, что объемы и качество выполняемой ими различны. Один сотрудник успевает решить и текущие, и стратегические задачи, второй - не успевает выполнять даже срочные поручения и вынужден все время оставаться после работы. Лучшие результаты покажет тот, кто более . То есть тот, для кого процесс планирования является ежедневной обязанностью и потребностью. Наличие плана даже на психологическом уровне заставляет человека мобилизоваться. У него есть зафиксированная цель и появляется внутренняя потребность в ее достижении.

Как планировать эффективно?

Планирование и организация работы выполняется сотрудником. Не руководитель, а работник должен ставить себе задачи. В этом случае он ставит перед собой цели самостоятельно, действует в том направлении, который выбирает сам. Как правило, процент выполненных задач при самостоятельном планировании оказывается выше, чем при выполнении общего , разработанного руководителем.

Существует система планирования работы, опробованная на практике и обеспечивающая оптимальное использование рабочего времени. Это набор принципов, следуя которым человек может составить грамотный, реалистичный и выполнимый план.

Прежде всего, определите, что нужно включить в ежедневный план. Он должен составляться с учетом стратегического плана, разработанного на полгода или год. Планирование на каждый день учитывает все дела, намеченные к выполнению, как непосредственно касающиеся работы, так и второстепенные. Например, поздравление коллеги с днем рождения. Кроме тех пунктов, выполнения которых ждет руководитель, в план нужно вносить и личные дела. Это необходимо для личного развития и создания положительного имиджа.

При планировании работы большие задачи, для решения которых потребуется несколько дней или недель, нужно разбить на этапы и выполнять их последовательно. Для каждого из этапов установите дату исполнения. Составьте план на ближайший день, включив в него и подзадачи. Для составления плана можно воспользоваться обычным бумажным ежедневником или специальной программой.

Цель планирования работы - не выполнение пунктов плана любой ценой, а своевременное и качественное исполнение приоритетных и задач и срочных заданий. Поэтому список намеченных к выполнению дел необходимо рассортировать и расположить пункты по мере убывания приоритетности. В процессе можно одновременно пользоваться несколькими методами.

Например, высший приоритет получают дела с фиксированным сроком выполнения и задачи, для решения которых нужно затратить больше усилий. Вторыми по степени важности станут ежедневные обязательные к исполнению дела и те задачи, сроки исполнения которых намечены на ближайшие дни. Низший приоритет при ежедневном планировании имеют второстепенные дела, неисполнение которых не будет иметь значимых отрицательных последствий.

Правила планирования дня

Так же, как и планирование работы предприятия, планирование рабочего дня отдельного сотрудника должно происходит по правилам. Следование им поможет обеспечить исполнение намеченных планов в комфортном для вас режиме.

1. Распланируйте не более 70% своего рабочего времени. Это позволит спокойно выполнять срочные внеплановые задания и не нервничать, если вам придется отвлекаться от исполнения .
2. Не включайте в ежедневный план более трех важных и срочных заданий одновременно. Ограничьте общее количество пунктов плана десятью.
3. Формируйте однотипные дела в блоки. Это поможет выполнять их, воспользовавшись единым алгоритмом, что сократит время исполнения.
4. Процесс планирования перенесите на вечер предыдущего дня. У вас останется время, чтобы, при необходимости, внести в план корректировки.
5. Планирование сложных дел осуществляйте с учетом своих биоритмов. Кто-то отличается повышенной работоспособностью с утра, кто-то - в обед, а кто-то наиболее продуктивно работает вечером.
6. Не начинайте выполнять новую задачу до того, как закончите уже начатую работу. Если пришлось прерваться - вернитесь и завершите начатое.
7. Не откладывайте выполнение внепланового задания, если сделать его можно за несколько минут.
8. Делайте перерывы каждый час, не оставаясь на рабочем месте. Посвятите перерывы легкой разминке, это поможет «освежить» голову.
9. Не путайте с достижением целей, не ставьте перед собой задачи и не намечайте объемы, с которыми будет сложно справиться.
10. Если остались невыполненные дела, не утратившие своей актуальности, перенесите их в план на следующий день.
11. Организуйте свое рабочее место таким образом, чтобы работать было комфортно.

Вывод

Планирование на каждый день - полезный и необходимый навык. Это способ самоорганизации и саморазвития, гарантия того, что вы сможете работать эффективно. Предложенная система планирования работы поможет понять основные принципы тайм-менеджмента и успешно использовать эти знания на практике.

Вам понадобится

• - ежедневник;
• - стандартный распорядок дня руководителя;
• - перечень текущих мероприятий с участием руководителя.

Инструкция

Определите свой стандартный распорядок дня. Некоторые мероприятия могут повторяться изо дня в день, другие носят разовый характер. Сформулируйте планы на ближайшую неделю и месяц. Расставьте ожидаемые мероприятия в порядке значимости. В итоге вы должны получить перечень задач, располагающихся в определенной иерархии.

Включите в распорядок дня те мероприятия, которые содержатся в планах работы организации или предприятия на квартал, полугодие и год. Соберите по отделам и структурным подразделениям сведения о контрольных и проверочных мероприятиях, в которых вы должны принять непосредственное участие.

Если запланированные мероприятия назначены на конкретное время, сгруппируйте их и внесите в рабочий ежедневник в порядке очередности проведения. Сделайте отметку о степени важности той или иной встречи, совещания или переговоров. Расставляя приоритеты, руководствуйтесь своими главными функциями. Дайте поручение помощнику или секретарю напоминать вам о наиболее важных мероприятиях заблаговременно, а не в последний момент.

Позаботьтесь о том, чтобы планируемые мероприятия не накладывались по времени друг на друга. Если для участия в совещании или деловой встрече требуется выезд за пределы учреждения или офиса, внесите в планы время, необходимое на дорогу.

Оставьте в графике время на другие виды незапланированной деловой активности. Даже небольшой временной зазор позволит избежать спешки и предотвратит многие недоразумения. Предусмотрите в распорядке дня также время для отдыха и приема пищи.

Доведите свой распорядок дня до своего помощника. Потребуйте регулярно оповещать вас об изменениях в планах мероприятий, происходящих по объективным причинам. Получив от помощника значимую информацию, тут же вносите поправки в ежедневный распорядок.

Источники:

• Планирование рабочего дня руководителя

Почему получается, что два работника находятся в офисе одинаковое количество времени, ни один не отвлекается на посторонние вещи, но они успевают сделать разный объем работы? Потому что один из них распыляет свое внимание, а другой сумел структурировать рабочий процесс. Грамотное планирование рабочего времени является одним из залогов успешного и эффективного рабочего дня.

Инструкция

Формируйте рабочие блоки, в которых вы будете выполнять сходные задания. Как известно, работу тяжело начать. Неохотно сев за первое задание, вы втягиваетесь, и дело идет гораздо быстрее. Поэтому разложите проекты и задания по папкам и начинайте выполнять схожие. Для приема посетителей или сотрудников, если вы начальник, также лучше отвести свои приемные часы, чтобы вас не отвлекали постоянно от работы с бумагами.

Если работы много, и она требует вашего полного внимания, позволяйте себе устроить неприемные часы. Переведите телефон на коллег или секретаря, отправьте посетителей к вашему заместителю. Не стесняйтесь закрыться в кабинете от всех и полностью уйти в срочный проект.

Зачастую продолжительность выполнения проекта напрямую зависит от времени, выделенного на него. Если начальство не торопит вас с выполнением задания, вы можете самостоятельно регламентировать сроки, в которые проект должен быть сделан. Таким образом, работа у вас пойдет гораздо быстрее, чем, если вы будете неспешно работать день за днем.