Отчетность в электронном виде. Сдача электронной отчетности в налоговую через интернет Как отправить отчет в фсс без эцп

«ФСС Электронная отчетность » — раздел интернет-портала фонда соцстрахования, в рамках которого можно сдать отчет. Об этом и других способах сдачи в ФСС электронной отчетности читайте в нашей публикации.

Кто должен сдавать отчетность в ФСС в электронном виде?

В общем случае сдавать отчет в соцстрах страхователи могут разными способами: принести его в фонд лично, передать через представителя по доверенности, отправить Почтой России или предоставить в электронном виде по телекоммуникационным каналам связи (ТКС). Чем больше в фирме работает сотрудников, тем сложнее инспекторам фонда проверять отчетность и тем больше вероятность ошибок при переносе сведений из бумажной формы в информационную систему ФСС. Поэтому для компаний, у которых среднесписочная численность сотрудников больше 25 человек, законодательством предусмотрен только один способ сдачи в соцстрах отчетности — в электронном виде (ст. 15 закона «О страховых взносах» от 24.07.2009 № 212-ФЗ). Но это не значит, что бухгалтер может отправить в фонд электронное письмо с квартальным расчетом 4-ФСС: для электронной отчетности существует ряд требований к ее структуре и формату.

Внимание! Закон не запрещает страхователю с меньшим числом сотрудников отправлять в ФСС отчетность по ТКС.

Способы сдачи отчетности в электронном виде в ФСС

Чтобы сдавать в ФСС электронную отчетность , у юрлица или предпринимателя должна быть усиленная квалифицированная электронная цифровая подпись (ЭЦП).

Получить ЭЦП можно в одном из многочисленных аккредитованных удостоверяющих центров. ЭЦП выполняет те же функции, что и обычная подпись, — подтверждает достоверность сведений в отчетности. Однако в отличие от рукописного росчерка ЭЦП очень трудно подделать. Кроме того, без визирования отчета электронной подписью он не сможет поступить в госорган. ЭЦП надежнее и безопаснее для страхователя.

Отчетность в соцстрах можно отправить разными способами:

• Через уполномоченного представителя (согласно ч. 7 ст. 5 закона от 24.07.2009 № 212-ФЗ). Для этого нужно заключить договор с юрлицом или ИП, которое будет выступать в качестве представителя, а также представить в ФСС доверенность (оригинал принести в свой филиал фонда, а отсканированную доверенность на представителя загрузить в личный кабинет на портале ФСС). Страхователь может сам готовить отчетность, а через представителя только сдавать ее в ФСС. Либо может отдать этот аспект бухучета полностью на аутсорсинг.
• Через удостоверяющий центр — в таком случае центр и произведет выпуск ЭЦП для компании, а также предоставит программное обеспечение для отправки отчетности и будет осуществлять методическую и техническую поддержку. Сдача электронной отчетности в соцстрах проходит в этом случае так: бухгалтер выгрузит готовый отчет из бухгалтерской программы и загрузит его в программу, предоставленную удостоверяющим центром. Затем проверит корректность загрузки, подпишет ЭЦП и отправит. Плюс этого способа в том, что бухгалтер оперативно сможет узнавать о стадиях прохождения отчетом проверки в ФСС и своевременно реагировать на ошибки в расчетах.
• Через сайт соцстраха — при этом фирма сможет не только передавать отчетность, но и проводить сверку расчетов с фондом, узнавать о грядущих проверках.

Сдача электронной отчетности через сайт ФСС

На сайте соцстраха имеется специальный раздел , посвященный сдаче отчетности в электронном виде. Здесь публикуются новости о порядке сдачи отчетности в электронном виде.

Чтобы отправить отчет, пользователь должен выбрать вкладку «Отправить документ». В открывшемся окне есть строка выбора файла с отчетностью. Предварительно его нужно подготовить в бухгалтерской программе и разместить в компьютере. После отправки отчету присваивается идентификатор, по которому на вкладке «Проверка и контроль» можно получить информацию о том, принят ли расчет фондом и есть ли ошибки.

Раздел «Личный кабинет» данного интернет-ресурса позволяет просмотреть состояние сданных за последнее время (максимум — за последний год) отчетов в соцстрах. Чтобы воспользоваться этим сервисом, нужно ввести регистрационный номер страхователя.

Кроме того, отчетность в соцстрах можно передавать и через другой сервис фонда — «Поисково-мониторинговую систему ФСС» . Использование данного сервиса предполагает регистрацию пользователя: нужно указать данные о компании, на основании которых будет сформировано заявление страхователя. Этот документ необходимо принести в филиал ФСС, к которому прикреплен страхователь. В течение 5 рабочих дней соцстрах предоставит компании расширенные права в поисково-мониторинговой системе: фирма сможет не только сдавать уже готовые отчеты в госорган, но и составлять их непосредственно на сайте, отслеживать правильность начисления и уплаты взносов.

Итоги

Электронную отчетность в соцстрах можно сдавать разными способами: как через специальную организацию или программное обеспечение, так и с помощью самого сайта ФСС. Для сдачи электронной отчетности у компании должна быть усиленная квалифицированная ЭЦП.

В последнее время все больше налогоплательщиков добровольно или вынуждено . В этой статье мы в деталях рассмотрим предоставление отчетности в ФСС через портал фонда.

Напомним, что в соответствии с п. 10 ст. 15 Федерального закона от 24.07.2009 №212-ФЗ «О страховых взносах в ПФ РФ, ФСС РФ, ФФОМС и ТФОМС», плательщики страховых взносов, у которых среднесписочная численность физических лиц, в пользу которых производятся выплаты и иные вознаграждения, за предшествующий расчетный период превышает 50 человек , а также вновь созданные (в том числе при реорганизации) организации, у которых численность указанных физических лиц превышает данный предел, представляют расчеты, указанные в части 9 настоящей статьи, в орган контроля за уплатой страховых взносов по установленным форматам в форме электронных документов.

В первую очередь нужно отметить, что воспользоваться этой возможностью «в последний момент» не получится, т.к. для того, чтобы сдать отчетность через портал, требуется следующее:

1. расширенные права доступа на портале ФСС;
2. сертификат ЭЦП организации на ключевом носителе;
3. сертифицированные средства криптографической защиты информации (СКЗИ), например, КриптоПро CSPили VipNet CSP;
4. сертификаты ЭЦП ФСС и утилита для шифрования и подписания ЭЦП документов.

Рассмотрим эти пункты подробнее.

1. Расширенные права доступа на портале ФСС

Для начала нужно зарегистрироваться* на портале ФСС по следующему адресу .

*Обратите внимание: уведомление о регистрации приходит на почту с указанием логина и ссылкой для подтверждения регистрации, но пароль необходимо запомнить (и записать) самостоятельно, т.к. в письме он не содержится.

Получив письмо, нужно подтвердить регистрацию, пройдя по вложенной в письме ссылке. После подтверждения регистрации для получения расширенных прав доступа необходимо заполнить реквизиты** своей компании на закладке «Организации».

**Обратите внимание: при заполнении реквизитов потребуется выбрать из списка региональное отделение/филиал Фонда - обычно номер регионального отделения ФСС совпадает с первыми четырьмя цифрами регистрационного номера страхователя и указывается в отчете по форме 4 ФСС РФ в графе «Код подчиненности».

После сохранения заполненных реквизитов можно смело переходить к формированию Заявления страхователя о предоставлении расширенных прав доступа в поисково-мониторинговой системе ФСС РФ . При выборе пункта меню «Заявление страхователя» данные будут проставлены автоматически из реквизитов организации.

Распечатайте заявление, подпишите его у руководителя, заверьте печатью и отправляйтесь с ним в ФСС. Кроме того, можно отправить оригинал заявления по почте заказным письмом. В течение нескольких дней заявление будет рассмотрено и на электронную почту придет письмо с уведомлением о предоставлении расширенных прав доступа.

Подробные пошаговые инструкции изложены в документе «Рекомендации по сдаче расчетных ведомостей по Форме 4-ФСС в электронном виде с использованием ЭЦП» , который можно (и нужно) скачать на сайте ФСС .

2. Сертификат ЭЦП на ключевом носителе

Предупреждаем сразу: «бесплатное предоставление отчетности через портал ФСС» означает только то, что самому ФСС платить ничего не нужно. Однако если у нас нет цифровой подписи, то придется ее заказать у поставщиков данной услуги.

При анализе нескольких удостоверяющих центров было выяснено, что далеко не все удостоверяющие центры выдают сертификаты ЭЦП для предоставления отчетов в ФСС через портал фонда. Так, например, Такском и Калуга-Астрал отдельно ЭЦП для ФСС не выдают и не продают, только комплексные программные «пакеты» (ФСС + ПФР, ИФНС+ПФР+ФСС) с оплатой годового обслуживания.

Другие удостоверяющие центры сертификаты ЭЦП для ФСС предоставляют, но услуга эта платная. При этом оплачивается не только изготовление самого ЭЦП (около 1500руб.), но и «экспертиза подлинности документов» (около 2000руб.). Недешевое получается удовольствие.

Услуга предоставления ЭЦП для ФСС была обнаружена в Контур-Экстерне. Там можно бесплатно получить ЭЦП и, при желании, воспользоваться их сервисом для отправки отчетности в ФСС***.

***Обратите внимание: данная возможность предоставляется не для всех регионов РФ.

Что необходимо для получения сертификата ЭЦП в Контур Экстерне:

• зайти на сайт Контур-Экстерн и заполнить заявку на подключение, указав в комментариях «ЭЦП для ФСС РФ» либо обратиться к ним по телефону и попросить регистрационную анкету для заполнения;
• найти ближайший сервисный центр системы Контур-Экстерн и представить им регистрационную анкету, подписанную руководителем и заверенную печатью организации;
• через несколько дней (в Москве обещают сделать за 2 дня) забрать ключевой носитель для сертификата ЭЦП в сервисном центре;****
• получив инициализированный ключевой носитель, сформировать сертификат ЭЦП для подписи и шифрования отчетности в ФСС на этот ключевой носитель (инструкцию и программу для формирования сертификата ЭЦП можно найти на сайте Контур-Эксетрна в разделе «Электронная отчетность в ФСС», а ценные указания можно получить, обратившись в техническую поддержку).

****Обратите внимание: получить ЭЦП для ФСС в Контур-Экстерне можно только на руководителя и забирать его в сервисном центре он обязательно должен лично с паспортом (такой порядок оформления подойдет не всем компаниям).

3. Сертифицированные средства криптографической защиты информации (СКЗИ), например, Крипто Про CSP или VipNet CSP

Для работы с ЭЦП Контур-Экстерна должна быть установлена программа СКЗИ «КриптоПро» CSP. Дистрибутив данной программы можно скачать на сайте Крипто Про после регистрации.*****

*****Обратите внимание, при регистрации на сайте Крипто Про требуется ввести пароль высокого уровня сложности. Письмо с логином и паролем приходит на почту, указанную при регистрации.

Бесплатная версия программы действует 30 дней, а затем необходимо приобрести лицензию на право пользования продуктом (цена годового обслуживания составляет 1800 руб.).

Чтобы скачать дистрибутив программы Крипто Про CSPс сайта, нужно выбрать на главной странице меню Продукты - СКЗИ «КриптоПро CSP/TLS/JCP» - Загрузка файлов.

Для начала рекомендуем скачать файл «Документация по установке и использованию КриптоПро CSP 3.6 R2». В списке предложенных дистрибутивов выбираем тот, который подходит для вашей операционной системы (для Windows- Сертифицированная версия КриптоПро CSP 3.6.6497).

Для скачивания доступны дистрибутивы КриптоПро, предназначенные для 32 и 64 разрядных версий Windows. Чтобы определить версию своей системы, зайдите на своем компьютере в Панель управления - Система/Сведения о системе. Если тип системы не указан, то, скорее всего, она 32 разрядная. ******

******Обратите внимание: установка дистрибутива СКЗИ КриптоПро CSP должна производиться пользователем, имеющим права администратора .

Затем необходимо установить и настроить программу, руководствуясь документацией по установке и использованию СКЗИ КриптоПро.

4. Сертификаты ЭЦП ФСС и утилита для шифрования и подписания ЭЦП документов

Для продолжения работы необходимо скачать с сайта ФСС и установить на свой компьютер следующие файлы:

• Корневой сертификат УЦ ФСС РФ;
• Сертификат открытого ключа подписи уполномоченного лица ФСС РФ для шифрования отчета и проверки квитанции;
• Утилиту для шифрования и подписания ЭЦП документов.

Устанавливать сертификаты ФСС и настраивать утилиту для шифрования нужно, руководствуясь «Рекомендациями по сдаче расчетных ведомостей по Форме 4-ФСС в электронном виде с использованием ЭЦП», упомянутыми в 1 пункте.

После установки и настройки всех компонентов можно переходить к подготовке файла отчета в соответствии с утвержденным Фондом социального страхования Российской Федерации форматом, удовлетворяющим контрольным соотношениям показателей форматно-логического контроля в соответствии с Приложением к приказу ФСС РФ от 21 марта №53 «Технология приема расчетов страхователей по начисленным и уплаченным страховым взносам в системе ФСС РФ в электронном виде с применением электронной цифровой подписи».

Данное Приложение можно скачать по тому же адресу, что и сертификаты ФСС РФ.*******

*******Обратите внимание, что контрольные соотношения показателей с большой долей вероятности будут отличаться от цифр, полученных налогоплательщиком при пошаговом расчете. Так, например, при шифре страхователя 041, Контрольное соотношение №3 в Ф-4- раздел 1- табл.1- строка 2 графы 3 (Сумма) = (0,019* Ф-4 раздел 1 табл.3 строка 4 графы 3 (Итого база…). При шифре страхователя 071, Контрольное соотношение №5 в Ф-4- раздел 1- табл.1- строка 2 графы 3 (Сумма) = (0,029* Ф-4 раздел 1 табл.3 строка 4 графы 3 (Итого база…). Кроме того, необходимо обращать внимание, чтобы месячные показатели при подсчете давали итоговые показатели (т.е. если пришлось подправлять итоговые суммы, нужно проверить, чтобы суммы по месяцам складывались в этот итог и в случае необходимости - подправить суммы за месяц).

Подготовленный файл отчета необходимо подписать закрытым ключом (ЭЦП организации) и зашифровать открытым ключом уполномоченного лица ФСС согласно Рекомендациям ФСС. После подписания и шифрования файл отчета можно отправлять либо с помощью Утилиты для подписания и шифрования arm.exe, либо непосредственно через шлюз ФСС . После отправки отчету будет присвоен уникальный Идентификатор - обязательно запишите и сохраните этот номер.

В случае выявления ошибок при проверке файла отчета необходимо еще раз повторить этапы заполнения отчета с последующим его сохранением, подписанием и шифрованием.

Просмотреть расшифровку ошибки можно, воспользовавшись ссылкой «Скачать отчет» на портале ФСС и открыв его в Блокноте.

При успешном прохождении четырех этапов проверки файла отчета будет сформирована Квитанция, которую необходимо скачать и сохранить на своем компьютере. Квитанцию можно скачать на портале ФСС в разделе «Проверка и контроль», воспользовавшись уникальным Идентификатором отчета. Файл Квитанции является юридически значимым документом , подтверждающим факт приемаотчета ФСС. ********

Спомощью утилиты АРМ подписания и шифрования Ф4 на вкладке «Проверить подпись » можно расшифроватьи проверить подпись Квитанции. Расшифрованную Квитанцию нужно распечатать и подшить к отчету.

********Обратите внимание, что обработка файла отчета может происходить на портале ФСС в течение 48 часов, поэтому необходимо отправлять отчет заблаговременно.

Примечание.

В случае, если в браузере недоступны кнопки, которые должны быть активными, попробуйте сделать сделать следующие настройки в обозревателе:

• меню «Сервис» - «Свойства обозревателя» - вкладка «Дополнительно» - Восстановить значения по умолчанию ;
• Далее сделайте настройки:

- вкладка «Безопасность» - Надежные узлы - кнопка «Другой» - элементы Active X и модули подключения - выбрать «включить» во всех подразделах ;

- вкладка «Конфиденциальность» - Параметры - выбрать уровень низкий ;

- вкладка «Конфиденциальность» - Блокирование всплывающих окон - Включить блокирование всплывающих окон - галочку снять ;

- вкладка «Дополнительно» - «TLS 1.0, SSL 2.0 SSL 3.0» - галочки поставить ;

- вкладка «Дополнительно» - Показывать уведомление о каждой ошибке сценария - галочку поставить;

- вкладка «Общие» - История просмотра - кнопка «Удалить» - удалить Cookie , временные файлы интернета.

После этого проблем с работой портала ФСС РФ быть не должно.

В заключение необходимо отметить, что процесс получения сертификатов, установки и настройки программ, необходимых для предоставления отчетности в электронном виде через портал ФСС весьма трудоемкий и под категорию «легко и просто» никак не подпадает. На каждом этапе бухгалтер может столкнуться с трудностями и препятствиями. Очень надеемся, что наша статья поможет получить общее представление об объеме предстоящей работы и ответит на возникающие в процессе вопросы.

В фонд социального страхования отчитываются ИП и организации с сотрудниками по трудовому договору. За сотрудников нужно каждый месяц платить взносы в ФСС на страхование от несчастных случаев на производстве (или по-другому взносы на травматизм), а раз в квартал — сдавать отчётность по форме 4-ФСС.

Сроки сдачи отчёта на бумаге:

• до 20 апреля — за I квартал
• до 20 июля — за полугодие
• до 20 октября — за 9 месяцев,
• до 20 января — за год.

Отправить 4-ФСС через интернет можно на 5 дней позже — до 25 числа.

Способы сдать отчёт в ФСС:

• лично или через представителя по доверенности,
• отправить ценным письмом с пописью вложений по почте России,
• отправить через интернет.

Если численность ваших сотрудников превышает 50 человек, очтётность можно сдавать только через интернет.

Отчитывайтесь в ФСС через интернет вместе с Эльбой!

Как начать отчитываться через интернет:

1. Получить электронную подпись
2. Заключить договор с организацией, через которую можно отправить отчёты, или зарегистрироваться на портале ФСС.

Отчетность в ФСС через интернет можно разделить на несколько шагов:

1. Отправка отчета в ФСС.
2. Подтверждение спецоператора об отправке отчета.
3. Форматный контроль — проверка подписи и отчёта на соответствие формату.
4. Проверка отчёта на логические ошибки.
5. Получение квитанции.

Проверка отчёта занимает до 48 часов. Дата представления отчёта фиксируется в квитанции.

Если ошибки возникают на этапе форматного контроля, считается, что отчёт не сдан. Надо исправить ошибки и перевыслать отчёт. Если ошибки логические — например, неверные расчёты — отчёт считается сданным в срок, но ФСС ждёт корректировку.

Сдавайте отчётность в ФСС через Эльбу — сервис поможет подготовить и отправить отчёт через интернет. Оформим электронную подпись бесплатно.

Утилита для шифрования и подписания ЭЦП документов

1. Кто обязан сдавать отчет в ФСС в электронном виде с ЭЦП

В соответствии с п.1 статьи 24 Федерального закона от 24.07.1998 №125-ФЗ (в ред. Федерального закона от 28.12.2016) плательщики страховых взносов, у которых среднесписочная численность физических лиц, в пользу которых производятся выплаты и иные вознаграждения, за предшествующий расчетный период превышает 25 человек, а также вновь созданные (в том числе при реорганизации) организации, у которых численность указанных физических лиц превышает данный предел, представляют расчеты в орган контроля за уплатой страховых взносов в форме электронных документов, подписанных усиленной квалифицированной электронной подписью.

Организация, у которой среднесписочная численность физических лиц, в пользу которых производятся выплаты и иные вознаграждения, за предшествующий период 25 человек и менее имеет право представить Расчет по форме 4-Фсс на бумажном носителе.

2. Какая отчетность и в какие сроки сдается в ФСС

В соответствии с частью 1 статьи 24 Федерального закона от 24.07.1998 №125-ФЗ (в ред. Федерального закона от 03.07.2016 № 250-ФЗ), плательщики страховых взносов ЕЖЕКВАРТАЛЬНО представляют в орган контроля за уплатой страховых взносов по месту своего учета РАСЧЕТ по начисленным и уплаченным страховым взносам по обязательному социальному страхованию от несчастных случаев на производстве и профессиональных заболеваний, а также по расходам на выплату обязательного страхового обеспечения (Форма 4-ФСС) НА БУМАЖНОМ НОСИТЕЛЕ НЕ ПОЗДНЕЕ 20-ГО ЧИСЛА КАЛЕНДАРНОГО МЕСЯЦА, следующего за отчетным периодом, а В ФОРМЕ ЭЛЕКТРОННОГО ДОКУМЕНТА НЕ ПОЗДНЕЕ 25-ГО ЧИСЛА КАЛЕНДАРНОГО МЕСЯЦА, следующего за отчетным периодом.

3. Что нужно сделать, чтобы сдать отчет в ФСС в электронном виде с ЭЦП

Во-первых, нужно определить среднесписочную численность физических лиц, в пользу которых производятся выплаты и иные вознаграждения.

Если за прошедший отчетный период, это число превышает 25 человек, то нужно решить два простых вопроса:

1) Получить в Удостоверяющем центре сертификат ЭЦП, который подходит для сдачи отчетности в ФСС.

Внимание! Имеющиеся у страхователя сертификаты ЭЦП, применяемые для сдачи отчетности в ИФНС, ПФР и Росстат, использовать для сдачи отчетности в ФСС нельзя. Сертификат ЭЦП для сдачи отчетности в ФСС должен соответствовать специфическим требованиям, утверждённым Приказом Фонда социального страхования от 12.02.2010 №19 .

Сертификат должен содержать дополнительные параметры: (РНС ФСС) и код подчиненности (КП ФСС), полученные при регистрации в ФСС в качестве страхователя.

ВНИМАНИЕ! Проверьте Ваши регистрационные данные: код органа ФСС (код подразделения ФСС) - для Ивановской области 3700, регистрационный номер страхователя можно уточнить на портале ФСС в разделе РН страхователя по ИНН .

Для каждого филиала/обособленного подразделения организации с численностью более 25 человек необходимо получить отдельный сертификат.

2) Ознакомиться с инструментами для формирования расчета и его представления в ФСС:

Поисково-мониторинговой системой ФСС на портале Фонда для подготовки и проверки расчета по форме 4-ФСС.

- Программой для подписания и шифрования . Программа для шифрования и подписания, предоставленная Фондом находится

2 шаг:
Сохраните сформированный расчет на своем компьютере.

3 шаг:
Установите на своем компьютере:

Программа АРМ предоставляется бесплатно. Простая и удобная в применении.
В случае применения программы Вам не придется вручную устанавливать корневой сертификат ФСС и сертификат ответственного лица ФСС. Программа «АРМ страхователя ФСС» делает это автоматически.

НУЦ внедрит комплексное решение по цене от 160 руб./мес. - автоматизируйте документооборот с ИФНС, государственными и внебюджетными фондами с выгодой!

Важно: С 2015 г. отчетность перед Налоговой в электронном формате обязательна. Ее несвоевременная подача или отсутствие влечет штрафы, запреты на финансовые операции...

Тариф, дающий вам все, что нужно

• Сдача отчетности в ФНС
• Регистрация Абонента в Системе
• Программное обеспечение для формирования, проверки и передачи отчетности в ФНС
• Настройка рабочего места налогоплательщика

Всего за 2 000 - 4 000 руб./год сдача электронной отчетности через интернет станет удобной и надежной:

Подключитесь к основному тарифному плану до 31 августа - и наш Центр будет БЕСПЛАТНО передавать отчеты в ПФР, ФСС, Росстат.

С чего начать? Или без чего аккредитация на ТП невозможна:

ТРИ составляющих электронного процесса:

Многофункциональная программа для сдачи отчетности в Налоговую (и Фонды). Аппаратно-программное обеспечение отвечает за оформление, проверку и отправку отчетов. На выбор можно внедрить удаленный - «тонкий клиент» или установить ПО на ваш ПК. Последний вариант имеет преимущество - для формирования документов интернет не нужен.

Оператор, выступающий посредником между декларантом и ФНС (пенсионным/страховым фондом). После подписания отчетный пакет «уходит» к оператору, который присылает вам уведомление о получении. Для инспекции дата, указанная в этом уведомлении является доказательством своевременной сдачи.

ТРЕТЬИМ и обязательным элементом отчетности через интернет является электронная подпись. Без нее документация не будет иметь юридический вес!

Чтобы подключить отчетность через Интернет, подготовьте:

• Паспорт, СНИЛС ИП или руководителя ООО
• Документ, подтверждающий статус юр. лица/предпринимателя

Электронная сдача отчетности в Налоговую - это не только обязательство. Ускорение и автоматизация рутинных операций - вот что она дает! Берите на вооружение...