Приказ о выделении денежных средств образец. Когда использовать заявление на выдачу денег в подотчет
Работники, которые получают денежные средства на административно-хозяйственные и иные нужды и которые должны предоставлять отчет по расходованию денег в интересах работодателя, именуются подотчетными лицами или подотчетниками. Типичные примеры подотчетников - это командируемые работники, а также работники, которые приобретают для работодателя ТМЦ. В принципе, подотчетником может быть не только работник организации, но и, например, лицо, выполняющее работы по ГПД.
О том, как ведется бухгалтерский учет расчетов с подотчетными лицами, мы рассказывали в нашей . О том, как составить приказ о назначении подотчетных лиц, расскажем в этом материале.
Составляем приказ о подотчетниках
Кому выдавать денежные средства под отчет, работодатель решает сам. Издавать для этого какой-либо организационно-распорядительный документ, к примеру, приказ, в котором определять перечень подотчетных лиц, закон не обязывает. В то же время, в зависимости от специфики деятельности и особенностей управления в организации такой приказ может издаваться.
Приказ составляется в произвольной форме. В нем указываются Ф.И.О., должности лиц, которым могут выдаваться денежные средства под отчет.
Если в организации нет разработанного, скажем, Положения о расчетах с подотчетными лицами или аналогичной инструкции, в приказе можно зафиксировать, например, срок выдачи денежных средств под отчет, когда такой срок единый во всех случаях выдачи денежных средств, а также иные особенности выдачи подотчетных денег.
С приказом о выдаче средств под отчет необходимо ознакомить указанных в нем лиц.
Приведем для приказа об утверждении перечня подотчетных лиц в организации образец его заполнения.
Напоминаем, что приказ об утверждении перечня подотчетных лиц не является документом, на основании которого подотчетнику могут выдаваться наличные. Для непосредственной выдачи денег потребуется либо соответствующий приказ работодателя на конкретную выдачу определенной суммы указанному лицу, либо заявление подотчетника, завизированное руководителем (
Приказ о выдаче подотчетных сумм пишется в случае, когда необходимо выдать определенную денежную сумму одному из сотрудников предприятия.
ФАЙЛЫ
Что такое подотчетные суммы
В понятие «подотчетная сумма» входит некое количество денег, которое бухгалтерия организации по распоряжению руководства передает ответственным лицам.
Деньги могут предоставляться на самые разные цели:
- приобретение оргтехники и канцелярских принадлежностей, бытовых товаров
- оплату бензина
- командировочные расходы и т.д.
Кому можно выдавать подотчетные суммы
Обычно перечень работников, которым допускается выдача подотчетных сумм, указывается в соответствующем распоряжении. Это может быть бухгалтер, водитель, секретарь, завхоз и прочие работники, в обязанности которых среди прочего входит покупка необходимых товарно-материальных ценностей, а также те, кто регулярно ездит в служебные поездки.
Для того, чтобы сотрудник предприятия мог получить необходимые средства, он должен написать специальное заявление, в котором указывается количество требуемых денег, их назначение и срок, в течение которого они будут потрачены.
Следует отметить, что одним из важнейших условий выдачи денег под отчет является отсутствие долгов по прежним подотчетным суммам.
Какую суммы можно выдавать под отчет
Руководство каждой организации самостоятельно определяет, кому, сколько и для решения каких задач выделять денег.
Однако надо помнить, что существует порог максимально допустимой суммы, которой представитель одного юр.лица может рассчитываться с работником другого юр.лица – это 100 тыс. рублей (с течением времени этот лимит может меняться).
Отчетность по потраченным деньгам
После того, как подотчетные средства будут потрачены, лицо, производившее затраты, должно отчитаться перед бухгалтерией.
Сделать это нужно не позднее чем через три дня после того дня, который указан крайним для использования денег.
Для этого к отчету о расходах должны быть прикреплены следующие документы:
- квитанции;
- товарные и кассовые чеки;
- проездные билеты;
- прочие, подтверждающие оплату бланки.
Затем все документы надлежащим образом проверяются бухгалтером.
Кто формирует приказ
Высшие должностные лица в организациях редко самостоятельно занимаются созданием разного рода бумаг. Обычно эту функцию выполняют либо секретари, либо руководители структурных подразделений, либо юристы – в зависимости от того, какой именно бланк нужно сформировать.
Приказ о подотчетных суммах обычно пишется с подачи отдела бухгалтерии либо в самом отделе, либо в секретариате.
Кто подписывает приказ о выдаче подотчетных сумм
Вне зависимости от того, кто именно занят в составлении бланка, приказ в обязательном порядке должен быть подписан директором предприятия.
Связано это с тем, что любые приказы всегда формируются от его имени (или от лица сотрудника, временно исполняющего его обязанности).
Кроме того, под документом должны расписаться и все работники, в нем указанные. Так они зафиксируют то, что ознакомились с распоряжением и готовы к его выполнению.
На что опираться при создании приказа
Приказы, издаваемые на предприятии, всегда должны на чем-то базироваться. Под этим понимается основание и обоснование, которые обязательно должны присутствовать в каждом начальственном распоряжении.
В качестве основания применяется статья закона (и конкретные его пункты), которая имеет прямое отношение к издаваемому приказу или же ссылка на внутренний документ предприятия (акт, служебную или докладную записку, какое-то положение в учетной политике и т.д.). Обоснование – это фактический повод для создания распоряжения.
Форма документа
На сегодняшний день к приказам, выпускаемым внутри коммерческих организаций, строгих требований не предъявляется. Это обозначает то, что писать их можно в свободном виде. Исключение составляют те ситуации, когда на предприятии есть свой разработанный стандарт документа – в таких случаях распоряжение директора нужно писать по его типу.
Формат документа
Приказ допустимо делать как в рукописном, так и в печатном формате – это никакого значения в определении роли законности его статуса не имеет. Единственный момент, на котором стоит заострить внимание: электронный бланк надо обязательно распечатать – для простановки подписей, без которых документ не станет действительным.
Надо ли регистрировать приказ о выдаче подотчетных сумм
Любое издаваемое в компании распоряжение нужно обязательно зафиксировать в специальном учетном журнале, который, как правило, находится у секретаря или иного работника, отвечающего за регистрацию такого рода бланков. Нужно это для того, чтобы обозначить сам факт создания приказа, а также для того, чтобы в дальнейшем при надобности документ легко можно было найти. В журнале достаточно указать название приказа, номер и дату его составления.
Правила по хранению, сроки
Все приказы, издаваемые в компании, подлежат обязательному хранению. Длительность этого периода определяется либо правилами учетной политики, установленной внутри компании, либо законодательством РФ.
После того, как данный срок окончится, приказ можно либо передать в архив, либо уничтожить (с соблюдением процедуры, также указанной в законодательстве).
Образец приказа о выдаче подотчетных сумм
Если вы прочли все вышеизложенное, значит перед вами стоит задача по формированию приказа о выдаче подотчетных сумм, с которым вы прежде не сталкивались. Ниже находится пример документа, на основе которого вам без труда удастся составить собственное распоряжение.
Вначале бланка напишите:
- наименование организации;
- наименование приказа;
- его номер, дату, место составления.
После этого переходите к основному блоку. Тут укажите:
- обоснование и основание для создания приказа;
- на кого возлагается обязанность по выдаче подотчетных сумм;
- максимальный размер сумм;
- период, на который они могут выдаваться;
- работников, которые имеют право получать в кассе необходимые денежные средства;
- ответственное за исполнение данного приказа должностное лицо.
В заключение соберите подписи всех сотрудников, которые указаны в документе.
Сегодня все лица в организации, которые имеют право на получение денежных средств, должны быть вписаны в специальный приказ о подотчетных лицах.
Именно это является основанием, на котором можно будет осуществлять выдачу наличных через кассу конкретным сотрудникам. Подобного рода документ должен быть сформирован обязательно.
Он будет использован для формирования бухгалтерской и налоговой отчетности, а также для осуществления проверки камерального типа.
Отсутствие приказа о подотчетных лицах (положения) является серьезным основанием для наложения штрафа на юридическое лицо.
Что нужно знать
Следует помнить о большом количестве самых разных нюансов, так или же иначе связанных непосредственно с выдачей денег через кассу работникам.
Подобного рода операции должны соответствующим образом отражаться в документации – бухгалтерской и налоговой. В противном случае велика вероятность возникновения вопросов со стороны налоговой службы.
Особенно когда дело касается приказа подотчета наоборот. Подобные явления могут восприниматься ФНС:
- как заем;
- как процедура .
Но в любом случае необходимо будет соответствующим образом уплачивать налоги. Во избежание возникновения различного рода спорных и конфликтных ситуаций стоит формировать внутреннее положение о расчетах с подотчетными лицами.
Именно на основании данного документа допускается получение наличных. РКО также имеет свои особенности.
Назначение документа
Основное назначение документа рассматриваемого типа – законное обоснование выдачи наличных средств через кассу физическим лицам, которые являются работниками конкретной организации.
При отсутствии подотчетного приказа передача наличных средств сотруднику предприятия будет попросту незаконна .
Если же подобное действие все же обнаружено налоговой службой при проверке, будет наложен достаточно существенный штраф. Вторая функция документа рассматриваемого типа – учетная.
Приказ позволяет при необходимости стребовать с сотрудника определенную сумму денег. Благодаря подотчетности работнику не позволят попросту «забыть» о полученных на какие-либо цели деньгах.
Потому составление подобного рода бумаг выгодно, прежде всего, самому предприятию. Таким образом, можно будет упорядочить хозяйственную часть, бухгалтерский учет.
Нормативная база
Формат подотчетного приказа регламентируется внутренними актами конкретной организации, являющейся юридическим лицом.
Но при этом необходимо помнить, что не допускается наличие каких-либо противоречий с действующим по этому поводу законодательством. Если оно имеет место, то данный приказ будет считаться попросту недействительным.
В нормативную базу по поводу данного вопроса на сегодняшний день можно включить следующее:
| Единый план расчетов | |
| Приказ Министерства финансов РФ №157н от 01.12.10 г. | — |
| — | |
| Регламентируется порядок и сама возможность перечисления подотчетных денег непосредственно на банковскую карту работника | |
| Обозначается порядок обеспечения сотрудников | |
| Регламентируется отсутствие необходимости присутствия собственноручной подписи руководителя в документе, подтверждающем возможность выдачи аванса |
Изучив максимально подробно действующую по поводу рассматриваемого вопроса нормативную базу, можно избежать допущения различных ошибок.
Следует помнить о возможности наложения достаточно серьезных штрафов при наличии правонарушений.
Как составить образец положения о подотчетных лицах
Сама процедура составления приказа о подотчетных лицах имеет очень большое количество самых разных особенностей.
Видео: кассовые операции — работа с подотчетными лицами
Если у сотрудника, обязанного осуществлять формирование подобного рода документов, по какой-то причине отсутствует опыт в данной сфере, ему стоит ознакомиться с образцом.
Помимо этого, необходимо в обязательном порядке разобраться предварительно со следующими важными вопросами:
- необходимые данные;
- порядок формирования.
Необходимые данные
Для составления документа рассматриваемого типа необходимо будет знать достоверно следующие данные:
Перечень всех обозначенных данных является желательным. Но при этом работодатель имеет право добавлять к нему неограниченное количество дополнительных пунктов.
Причем количество их ничем не ограничивается. Например, допускается обозначить несколько периодов, когда допускается выдача средств.
Но следует помнить о необходимости соблюдения законодательства. В противном случае приказ подотчетного типа попросту может быть признан ничтожным в судебном порядке.
Порядок формирования
Порядок формирования приказа подобного рода также не закреплен в законодательстве. Его составление должно быть регламентировано внутренними нормативными актами предприятия.
При этом оптимальный формат документа, используемый во всевозможных государственных учреждениях, выглядит следующим образом:
- полное наименование документа;
- дата составления и срок действия;
- полный перечень всех работников, которые имеют право на получение средств подотчет – Ф.И.О., должности и иное;
- обозначается длительность времени, в течение которого допускается пользование выданными средствами;
- перечисляются цели, на которые выданы обозначенные в приказе средства;
- сумма;
- подписи ответственных лиц с расшифровкой.
Заполненный пример
Несмотря на относительно простую структуру документа рассматриваемого типа все же стоит обзавестись уже заполненным образцом данного документа.
При возможности также желательно заранее распечатать достаточное количество пустых бланков. Таким образом, можно будет существенно сократить время, необходимое на составление приказа.
Документ о подотчетных лицах – приказ, имеющий большую важность. Потому к его составлению следует относиться максимально ответственно, не следует допускать какие-либо ошибки, недочеты. Это может привести к штрафам.
Такая кассовая операция, как получение денежных средств подотчетным лицам, зачастую связана с нарушением финансовой дисциплины в компании. Чтобы не допустить такой ситуации, вам следует четко регламентировать порядок выдачи денег в подотчет. Мы расскажем, какие для этого нужны документы, и дадим образец приказа на выдачу подотчетных сумм (2017).
Образец новых приказов на подотчет
Все организации, в соответствии с ч. 1 ст. 19 ФЗ от 06.12.2011 № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете», обязаны организовать внутренний контроль за осуществлением хозяйственных операций. В полной мере это относится и к выдаче денежных средств так называемым подотчетникам. В компании должно быть четкое понимание, кому, на каком основании, на какой срок выдавать деньги, когда должны отчитаться работники. Наладить или укрепить финансовую дисциплину в работе с подотчетниками вам поможет предлагаемый в статье образец приказа на подотчетные суммы (будут даны 2 варианта документа).
Общий приказ о назначении подотчетных лиц
Отметим, что с 19 августа 2018 года получить деньги работники могут не только на основании заявления, но и на основании распорядительного документа организации (п. 6.3 Указания ЦБ РФ от 11.03.2014 № 3210-У).
Если в компании деньги выдаются периодически одним и тем же сотрудникам, эти операции следует упорядочить, установив перечень лиц, которые имеют право получать денежные средства на постоянной основе. Можно установить лимиты по суммам и срокам предоставления авансов. Чтобы не издавать отдельный приказ о сроках отчета по подотчетным суммам, можете этот важный момент тоже отобразить в едином документе.
Образец приказа о подотчетных лицах, 2018
Преимущества такого способа регулирования кассовой дисциплины очевидны:
- бухгалтерия «в курсе», кому и сколько можно выдать денег;
- работники заранее планируют свои расходы;
- работники (в отличие от бухгалтера, не всегда осведомленные о сроках отчета по авансу) под подпись ознакомлены со сроками предоставления авансового отчета;
- оптимизируется документооборот: не нужно писать заявление на каждый аванс.
Если в вашей фирме деньги из кассы выдаются эпизодически или понадобилось выдать средства сотруднику, не указанному в общем документе, то вам больше подойдет распоряжение на выдачу сумм для разового случая.
Образец распоряжения о разовой выдаче денежных средств из кассы
Напомним, что для разового получения сотрудником денег подойдет и заявление работника, как это было до 19 августа 2018 года. Но приведенный нами пример позволит вам более детально урегулировать срок предоставления авансового отчета, назначить ответственного (бухгалтера), контролирующего отчетность по выданным авансам. Да и сам факт издания распоряжения руководства и ознакомления с ним создаст у работника более значительное чувство ответственности, чем его заявление.
Составляем приказ о подотчетных лицах — образец 2017-2018
Отправить на почту
Приказ о подотчетных лицах — образец 2017-2018 годов представлен далее — оформляется, как правило, бухгалтерской службой и утверждается руководителем предприятия. Как составить такой приказ и что в нем отобразить?
Как составить приказ о назначении подотчетных лиц образца 2017-2018 годов
Приказ о назначении подотчетных лиц – образец такого документа разрабатывается на каждом предприятии. Этот приказ является локальным нормативным документом, в котором утверждается список сотрудников, обладающих правом получать средства авансом для произведения целевых платежей для нужд компании. Данный документ в обязательном порядке утверждается руководителем компании.
Кроме перечня лиц, которым выдаются деньги под отчет, приказ о подотчетных лицах — образец его оформления будет представлен ниже — содержит информацию о предельных суммах выдаваемых авансом средств для обеспечения нужд предприятия, а также максимальных сроках, на которые средства выдаются. При этом указанные сроки предоставления авансовых отчетов не должны превышать нормативных.
Среди подотчетных лиц могут быть указаны любые работники фирмы, которым в служебных целях выдаются средства на организационные, представительские или хозяйственные нужды предприятия. Среди обязанностей подотчетных лиц указывается не только произведение трат по целевому назначению, но и своевременное предоставление в бухгалтерию письменного отчета с подложенными подтверждающими документами, а также возврат в кассу неиспользованных средств.
Локальный акт - приказ о подотчетных лицах - должен содержать следующие реквизиты:
- в шапке - наименование компании;
- дату (даты) составления/утверждения документа;
- список физлиц с указанием Ф. И. О. и занимаемой должности, которым могут быть доверены средства под отчет;
- информацию о предельных суммах и целевом назначении средств, выдаваемых под отчет, а также сроки предоставления отчета (возврата неиспользованных средств);
- Ф. И. О. и подпись руководителя;
- Ф. И. О. и подпись должностного лица, ответственного за выдачу подотчетных средств.
Расположение реквизитов при этом должно быть следующим:
О сроках подотчета
Приказ о подотчетных лицах образца 2017-2018 годов должен содержать указание о предельном сроке, на который могут выдаваться деньги под отчет. Дело в том, что в соответствии с п. 6.3 указания Банка РФ от 11.03.2014 № 3210-У срок, на который выдаются деньги под отчет, ничем не регламентируется, кроме распоряжения руководителя предприятия (путем издания упомянутого выше приказа).
Однако существуют нормативные ограничения по конечной дате сдачи отчета - не позднее трех дней после завершения срока, на который были выданы средства под отчет. Кроме того, по указанию № 3210-У с 19.08.2017 действует правило, что вновь под отчет могут быть выданы средства, даже если подотчетное лицо не отчиталось по предыдущей выданной авансом сумме.
О других нововведениях 2017 года в расчетах с подотчетными лицами читайте здесь.
Где скачать образец приказа о подотчетных лицах, применяемого в 2017-2018 годах
В связи с тем, что в приказе должно быть указано достаточно много информации, которая сыграет важную роль при бухгалтерском учете средств в кассе и расчетов с подотчетными лицами, необходимо составить данный документ максимально правильно. Форма такого приказа не является унифицированной и никаким госорганом не утверждена.
Поэтому, имея перед глазами заполненный образец этого локального акта, бухгалтерам будет проще разработать собственный документ. Заполненный образец приказа о подотчетных лицах вы сможете скачать на нашем сайте.
Каждое предприятие (ИП) в обязательном порядке должно утвердить приказ о подотчетных лицах, чтобы иметь возможность выделять средства своим сотрудникам под отчет для произведения закупок для нужд предприятия. В указанном приказе, кроме перечня ответственных лиц, должна быть отображена информация о граничном сроке выдаваемых под отчет средств и их предельной сумме.
Узнавайте первыми о важных налоговых изменениях
Есть вопросы? Получите быстрые ответы на нашем форуме!
Отправить на почту
Сроки сдачи авансового отчета подотчетным лицом строго оговорены законом и привязаны к последнему дню того временного промежутка, на который выдаются деньги под отчет. Правильно составленный, проверенный и утвержденный отчет служит основанием для принятия произведенных подотчетником затрат и формирования бухгалтерских проводок. Что и как должен проверить бухгалтер, чтобы не допустить ошибок в учете, вы узнаете из этой статьи.
Сроки предоставления в бухгалтерию авансового отчета подотчетным лицом
За полученные денежные средства на расходы, необходимые для хозяйственной деятельности предприятия или ИП, работник - подотчетное лицо должен отчитаться согласно п. 6.3. указаний «О порядке ведения кассовых операций. » от 11.03.2014 № 3210-У в течение 3 рабочих дней:
- после окончания периода, на который были получены средства;
- после выхода на работу, если срок истек за время его уважительного отсутствия - болезни, отпуска и т. д.
Также, в соответствии с п. 26 постановления «Об особенностях направления работников в служебные командировки» от 13.10.2008 № 749, необходимо отчитаться в бухгалтерии на протяжении 3 дней после приезда из командировки.
Срок, на который подотчетник получает необходимое ему количество денег, указывается им в его заявлении на имя руководителя.
Своей подписью на заявлении работодатель утверждает подотчетную сумму и срок сдачи авансового отчета.
ВАЖНО! В заявлении работнику желательно указать цель, на которую необходимы деньги. Так руководителю будет легче определиться со сроком, а бухгалтеру - сделать соответствующую проводку.
Чтобы работник в своем заявлении обоснованно указывал период, на который ему потребуются средства, рекомендуется разработать внутренний документ, где будут определены сроки для типовых нужд фирмы. С 19.08.2017 деньги под отчет могут выдаваться не только на основании заявления работника, но и по распорядительному документу (приказу) работодателя. В этом документе также должна быть указана сумма и срок, на который она выдается работнику.
О возможности выдавать деньги подотчетному лицу до представления отчета по предыдущему авансу читайте в публикации «Новые правила работы с подотчетниками».
Проверка авансовых отчетов подотчетных лиц
Для того чтобы отчитаться за полученные и потраченные средства, подотчетнику нужно составить авансовый отчет и приложить к нему документы, которые будут служить основанием для принятия проведенных расходов - чеки, БСО, счета-фактуры, проездные билеты, слипы (при расчетах банковской картой) и т. д.
Если аванс был выдан перечислением на зарплатную или подотчетную карту работника, то в платежном поручении нужно указать, что перечисленные деньги являются подотчетными. Для получения подотчетных сумм на банковскую карту работнику рекомендуется написать заявление с просьбой о выдаче денег на определенное время и указанием реквизитов карты - об этом говорится в письме Минфина России «О правомерности перечисления. » от 25.08.2014 № 03-11-11/42288. В этом же письме чиновники сообщают о том, что порядок выдачи аванса на хознужды безналичным путем и оформления авансового отчета желательно разработать и закрепить в учетной политике предприятия.
Бланком для авансового отчета может служить форма АО-1, утвержденная Госкомстатом России от 01.08.2001 № 55. Она не является обязательной, поэтому разрешается разработать свою форму отчета за полученный аванс с учетом специфики предприятия и соблюдением всех требований для заполнения необходимых реквизитов согласно п. 2 закона «О бухучете» от 06.12.2011 № 402-ФЗ.
Бланк авансового отчета и образец его заполнения ищите здесь.
В бланке отчета должны быть отведены места для заполнения работником и бухгалтером. Документ имеет лицевую и оборотную стороны. Сначала работник заполняет на лицевой стороне предназначенную для него часть, в которой указывает сведения о себе, цели полученного аванса. Затем на оборотной стороне он перечисляет все оправдательные документы с указанием их названий, номеров, дат, сумм (по каждому отдельно). Подсчитывается и указывается итог. Документы прикладываются к отчету. Для удобства работы их можно пронумеровать в соответствии с порядковым номером, присвоенным в авансовом отчете.
Заполненный бланк с приложенными оригиналами о расходах сотрудник передает бухгалтеру, который проверяет полученный документ:
- по форме - правильность заполнения всех необходимых строк, наличие указанных документов, полноценность их оформления, корректный перенос данных из оригиналов в отчет, соответствие сумм, наличие подписей;
- по содержанию - целевое назначение произведенных расходов, достоверность документов, соответствие указанных дат тому времени, на которое выдан аванс;
- по арифметическому подсчету - проверяется итоговая сумма в отчете, которая должна подлежать погашению в данном подотчете.
ВАЖНО! После получения авансового отчета от подотчетника бухгалтер должен выдать ему расписку о том, что он принял отчет с приложенными документами на проверку.
Проверенный и подписанный бухгалтером и главным бухгалтером отчет передается для утверждения руководителю или уполномоченному лицу. Своей подписью директор дает согласие считать обоснованными произведенные затраты.
Срок сдачи авансового отчета в бухгалтерию для проверки и утверждения отчета за аванс на нужды для хозяйственной деятельности устанавливаются руководителем по его усмотрению. Рекомендуется закрепить их в учетной политике. На основании утвержденного отчета в бухгалтерии подотчетные суммы списываются в установленном законом порядке.
Утвержден авансовый отчет подотчетного лица: проводка
Если согласно авансовому отчету потрачено больше полученного аванса, работнику выдается перерасход. Если же не все подотчетные деньги были израсходованы, остаток должен быть возвращен в кассу предприятия (на него бухгалтер выпишет приходный ордер, корешок отдается подотчетнику).
Работник также может потратить личные деньги на покупку чего-то необходимого для компании, например ГСМ для служебной машины. В таком случае сначала сдается отчет, а потом возмещаются средства. Такое действие также должно быть разрешено внутренним нормативным документом.
В случае если подотчетное лицо не укладывается в установленный на предприятии срок сдачи авансового отчета и не возвращает остаток подотчетных сумм, работодатель вправе возместить задолженность из его заработной платы (ст. 137 ТК РФ).
На момент проверки авансового отчета выданные деньги отражаются на Дт 71 «Расчеты с подотчетными лицами». После утверждения его руководителем бухгалтеру нужно сделать проводки по Кт 71 в корреспонденции со счетами произведенных затрат:
Как должен выглядеть приказ о подотчетных лицах?
Добрый день!
ПРИКАЗ № 1
г. Москва 01.04.2013
О назначении подотчетных лиц
— директора Иванова А.В.
— командировочные расходы;
— представительские расходы;
— хозяйственные расходы;
— приобретение ГСМ;
— прочие расходы.
Директор А.В. Иванов
ООО «Рога и копыта»
Честно говоря, про подотчетников лучше прописать в учетной политике, в качестве приложения утвердить список подотчетных лиц. Но если хотите приказ, предлагаю вам образец:
ПРИКАЗ № 1
г. Москва 01.04.2013
О назначении подотчетных лиц
1. Назначить подотчетными лицами следующих сотрудников:
— директора Иванова А.В.
— финансового директора Сидорова А.Н.
2. Установить срок предоставления отчетов по выданным авансам 3 календарных дня.
3. Выдавать под отчет наличные денежные средства на:
— командировочные расходы;
— представительские расходы;
— хозяйственные расходы;
— приобретение ГСМ;
— прочие расходы.
4. Установить лимит выдачи денежных средств в подотчет в размере до 100 000 рублей.
5. Установить норму возмещения командировочных расходов по краткосрочным командировкам по территории России 700 рублей.
Директор А.В. Иванов
ООО «Рога и копыта»
Подобные приказы (соблюдая при этом требования законодательства о порядке выдачи в подотчет) имеет смысл издавать на предприятиях в целях дисциплинирования подчиненных подотчетных лиц, но никак не в случае директора-подотчетника.
Цитата (Мариэль): Добрый день!
Честно говоря, про подотчетников лучше прописать в учетной политике, в качестве приложения утвердить список подотчетных лиц. Но если хотите приказ, предлагаю вам образец:
ПРИКАЗ № 1
г. Москва 01.04.2013
О назначении подотчетных лиц
1. Назначить подотчетными лицами следующих сотрудников:
— директора Иванова А.В.
— финансового директора Сидорова А.Н.
2. Установить срок предоставления отчетов по выданным авансам 3 календарных дня.
3. Выдавать под отчет наличные денежные средства на:
— командировочные расходы;
— представительские расходы;
— хозяйственные расходы;
— приобретение ГСМ;
— прочие расходы.
4. Установить лимит выдачи денежных средств в подотчет в размере до 100 000 рублей.
5. Установить норму возмещения командировочных расходов по краткосрочным командировкам по территории России 700 рублей.
Директор А.В. Иванов
ООО «Рога и копыта»
Цитата (Мариэль): Добрый день!
Честно говоря, про подотчетников лучше прописать в учетной политике, в качестве приложения утвердить список подотчетных лиц. Но если хотите приказ, предлагаю вам образец:
ПРИКАЗ № 1
г. Москва 01.04.2013
О назначении подотчетных лиц
1. Назначить подотчетными лицами следующих сотрудников:
— директора Иванова А.В.
— финансового директора Сидорова А.Н.
2. Установить срок предоставления отчетов по выданным авансам 3 календарных дня.
3. Выдавать под отчет наличные денежные средства на:
— командировочные расходы;
— представительские расходы;
— хозяйственные расходы;
— приобретение ГСМ;
— прочие расходы.
4. Установить лимит выдачи денежных средств в подотчет в размере до 100 000 рублей.
5. Установить норму возмещения командировочных расходов по краткосрочным командировкам по территории России 700 рублей.
Директор А.В. Иванов
ООО «Рога и копыта»
То есть получается, что на заявлении подотчетного лица-директора (он же главный бухгалтер) можно им же-директором написать резолюцию, что деньги выданы, скажем, на год, и отчитаться через три дня по истечении года. Теоретически так можно?
www.buhonline.ru
Готовим приказ на выдачу подотчетных сумм
Расчеты с подотчетниками
К подотчетным суммам можно отнести не только авансы на командировочные расходы, но и выдачу денег на приобретение канцелярских и хозяйственных товаров, основных средств, ГСМ, продуктов питания и прочие траты на нужды учреждения.
Выдавать средства подотчет можно только сотрудникам, с которыми заключены трудовые договоры. Не будет считаться ошибкой выдача средств работнику, трудящемуся по гражданско-правовому договору, например, на приобретение строительных материалов. В небольших организациях допустимо издание распоряжения, в котором прописываются конкретные должностные лица и фамилии, которым допустимо предоставление денег под авансовый отчет. Ниже вы найдете образец приказа о назначении подотчетных лиц 2018 года.
В бюджетном учреждении должен быть установлен лимит расчетов с подотчетными лицами и максимальный срок, на который выдаются деньги. Законодательством ограничений по срокам и суммам не обозначено, следовательно, организация самостоятельно определяет норму денежных средств, выдаваемых под авансовый отчет, и сроки.
Предельный срок сдачи авансового отчета - не позднее трех рабочих дней, установлено п. 6.3 Указаний № 3210-У. Учреждение не вправе утвердить больший срок. А если в организации нет приказа о сроках отчета по подотчетным суммам, то сотрудники обязаны отчитываться в день окончания подотчетного периода (срока, на который были выданы деньги) или в первый рабочий день (по возвращении из командировки).
Можно ли обойтись без распоряжения руководителя
Вступившие изменения в Указание Банка России № 3210-У от 11.03.2014 отменили обязательность заявления от сотрудника на получение и распоряжения руководителя на выдачу средств. Теперь выдать деньги подотчет можно на основании либо только приказа руководителя, либо заявления сотрудника с резолюцией директора.
На практике большинство бухгалтерских и кадровых работников продолжают требовать оба документа. Почему? Одного приказа недостаточно для ревизора, так как нет расчета суммы и обоснования целевого назначения подотчета. Проверяющий обязательно потребует обосновать сложившиеся расходы. Так и наоборот, заявление с резолюцией директора, но без официального распоряжения многие проверяющие признают недостаточным.
Чтобы исключить проблемы с проверяющими органами, налоговики рекомендуют сохранить старый порядок оформления выдачи: составлять и заявление, и распоряжение.
Правила составления документа
Унифицированной формы не существует, но обратите внимание на следующие правила:
- Создавайте документ на фирменном бланке учреждения в единственном экземпляре. Если такой бланк отсутствует, то в шапке документа отразите наименование госучреждения (полное), номер, дату и наименование приказа.
- Регистрировать образец нового приказа на подотчет следует в журнале регистрации распоряжений в обычном порядке.
- Формируя новое распоряжение, строго соблюдайте хронологический порядок, иначе проверяющие заподозрят подлог.
- Утвердить документ имеет право только руководитель организации либо его заместитель или лицо, исполняющее обязанности руководителя.
- В документе обязательно укажите следующие реквизиты:
- Подотчетное лицо: фамилия, имя и отчество (при наличии), должность.
- Сумма подотчета: указывайте сумму и прописью и цифрами, в рублях и копейках.
- Целевое назначение: пропишите конкретное назначение выделяемых денег.
- Срок подотчета: укажите предельную дату (число, месяц, год), до которой выдали деньги.
Не забудьте назначить ответственное лицо, например, главного бухгалтера. Если в организации отсутствует бухгалтерия, то контроль за соблюдением данного распоряжение должен быть возложен на руководителя.
Химки опека и попечительство телефон адрес По случаю 10-летия Дня семьи, любви и верности в 2017 году Фонд социально-культурных инициатив при участии Министерства культуры Российской Федерации, Департамента культуры города Москвы и […]
Теперь выдавать подотчетные можно не по заявлению, а по распорядительному документу. Но многие коллеги неверно трактуют новый порядок. Смотрите образец приказа на выдачу подотчетных сумм 2017, чтобы не допустить опасных ошибок, которые часто допускают коллеги.
Организации вправе выдавать подотчетные деньги без заявлений сотрудника. Вместо этого документа можно самостоятельно разработать и оформлять распорядительный документ. Это может быть приказ, распоряжение руководителя или любая другая бумага. Изменения в порядок ведения кассовых операций внес Банк России Указанием от 19.06.2017 № 4416-У. Поправки вступили в силу 19 августа.
После поправок в порядок работы с подотчетными коллеги отказались от заявлений. Некоторые теперь не оформляют никаких документов. За это инспекторы выпишут штраф 50 тыс. рублей (ч. 1 ст. 15.1 КоАП РФ). Такой же штраф возможен за ошибки в приказе. Поэтому необходимо учесть, какие реквизиты в приказе обязательны, а какие нет. Чтобы было проще разобраться, смотрите образец.
Приказ о выдаче денег в подотчет образец 2017
Компания вправе выдавать деньги под отчет по распорядительному документу. В поправках не уточняется, что это за документ. В качестве распорядительного документа можно использовать приказ, распоряжение и другие бумаги.
Упрощение в том, что распорядительный документ оформляет бухгалтерия. Не нужно брать заявления у сотрудников, проверять их и возвращать, чтобы исправить ошибки. Кроме того, если под отчет нужно выдать сразу нескольким работникам, можно оформить всего один документ. Порядок это не запрещает.
Чтобы, например, выдать деньги на хозяйственные расходы, можно составить такой приказ (смотрите образец ниже).
Образец приказа о выдаче денег в подотчет 2017 на хозяйственные расходы
В распоряжении напишите, каким работникам кассир должен выдать деньги. Также отразите, на какие цели сотрудники получают наличные. Это подтвердит, что деньги сотрудники получили на траты для компании, а не для собственных нужд.
Обязательные реквизиты распорядительного документа - сумма, дата, подпись руководителя, а также срок, на который компания выдает деньги. Раз документ не заявление, формально подпись сотрудника на нем не нужна. С этим согласны и в налоговой. Но в документе записан срок, на который работники получают деньги. Поэтому безопаснее знакомить сотрудников с документом под подпись, чтобы избежать конфликтов.
Уточните в документе, в каких днях измеряется срок - рабочих или календарных. Отчитаться о тратах сотрудники должны в течение трех рабочих дней после окончания срока из приказа (п. 6.3 указания № 3210-У). Если сотрудник в срок не отчитается, то в течение месяца компания вправе удержать эти деньги из зарплаты (ст. 137 ТК РФ, письмо Роструда от 09.08.2007 № 3044-6-0).
Образец приказа 2017 на выдачу подотчных сумм для командировки
Деньги под отчет сотрудники получают на служебные поездки. В этом случае можно еще больше упростить документооборот.
Не нужно издавать отдельное распоряжение на выдачу денег, можно записать о выплате аванса прямо в приказе на командировку. Конечно, если компания использует собственную, а не унифицированную форму. Налоговики, которых мы опросили, подтвердили, что такой документ подойдет.
Компания вправе не издавать два приказа: о направлении в командировку и выдаче подотчетных. Все можно объединить в одно распоряжение руководителя.
В приказе напомните сотруднику, что он должен отчитаться о тратах в течение трех дней после возвращения из командировки. Установить другой срок для командировочных компания не вправе.
С приказом надо ознакомить под подпись сотрудников, которые получают деньги, а также работника, ответственного за исполнение распоряжения.
Приказ о выдаче денег в подотчет на карту: образец 2017
Компания вправе перечислять деньги под отчет на карточку сотрудника (письмо Минфина России от 21.07.2017 № 09-01-07/46781). На такие расчеты не распространяется Указание № 3210-У. Но при этом чиновники все равно требовали брать у сотрудников заявление (письмо Минфина России от 25.08.2014 № 03-11-11/42288).
Мы опросили налоговиков на местах. Они считают, что после 19 августа заявление на безналичные расчеты тоже можно заменить распоряжением. Это удобно, если компания перечисляет деньги на зарплатную карту, реквизиты которой уже есть в бухгалтерии.
Если работник хочет получить деньги на другую карту, стоит, как и прежде, брать с него заявление с реквизитами счета.
Чиновники требовали, чтобы сотрудник писал в заявлении реквизиты карты, на которую он просит перевести подотчетные (письмо № 03-11-11/42288). Но если компании известны реквизиты, их можно не писать в распоряжении. Это подтвердили инспекторы, которых мы опросили.
Частые ошибки в приказе на выдачу подотчетных сумм: образец
Приказ оформлен на подрядчика . Компания вправе выдавать под отчет работникам. То есть лицам, с которыми заключен трудовой или гражданско-правовой договор (п. 6.3 Указания Банка России от 11.03.2014 № 3210-У, письмо Банка России от 02.10.2014 № 29-1-1-6/7859).
Приказы компании действуют только на штатных сотрудников. Безопаснее выдавать под отчет подрядчику по его письменному заявлению.
Инспекторы, которых мы опросили, не станут снимать расходы, если подрядчику выдали деньги по приказу. Главное, чтобы "физик" сдал авансовый отчет. Кассовый порядок организация не нарушит, но у нее могут возникнуть другие проблемы.
ТК РФ запрещает заменять трудовые отношения гражданско-правовыми (ст. 15 ТК РФ). Подчинение внутренним правилам и распоряжениям - аргумент, чтобы признать гражданский договор трудовым. Трудинспекторы за нарушение могут выписать штраф до 100 тыс. рублей (ч. 4 ст. 5.27 КоАП РФ). А налоговики доначислят взносы.
В распорядительном документе нет номера . В приказе на выдачу денег под отчет должны быть те же реквизиты, что и в заявлении. А именно: Ф.И.О. подотчетника, сумма и срок, на который выдает деньги компания, подпись руководителя и дата. В Центробанке считают, что распорядительный документ нужно дополнить еще одним реквизитом - регистрационным номером (письмо от 06.09.2017 № 29-1-1-ОЭ/20642).
Не все компании нумеруют приказы и другие распорядительные бумаги. Мы опросили инспекторов. Они не станут предъявлять претензии к приказам без номера. Это не нарушение, так как Указание № 3210-У не требует ставить регистрационный номер документа.
Издан один приказ на несколько авансов . С 19 августа компания вправе выдать деньги работнику, который не отчитался за прошлый аванс. Поэтому коллеги решили, что можно один раз составить распоряжение на крупную сумму. А сотрудник постепенно будет выбирать подотчетные деньги. Так оформлять под отчет рискованно.
Налоговики могут решить, что компания нарушает кассовый порядок. Документ должен быть на каждую выплату (письмо № 29-1-1-ОЭ/20642). На его основании кассир составит расходный ордер (п. 6.3 Указания № 3210-У). Вы вправе в одном приказе отразить несколько авансов на разные цели, но каждую выплату нужно расписать отдельно.
Если нужна крупная сумма на несколько покупок, запишите общую цель. Например, хозяйственные нужды. И выдайте сразу весь аванс.
В приказе нет срока, на который выдан аванс . В распорядительном документе надо записать срок, на который работник получает деньги. Затем в течение трех рабочих дней сотрудник должен отчитаться об авансе (п. 6.3 Указания № 3210-У).
Теперь не нужно ждать отчета, чтобы выдать очередной аванс. И в компаниях вообще перестали прописывать срок, на который выдают деньги. Это нарушение порядка кассовых операций. Кроме того, налоговики могут решить, что компания выдала не подотчетные, а займы, и начислить НДФЛ с материальной выгоды.
Директор берет под отчет без приказа и заявлени я. Деньги под отчет выдают по распоряжению либо заявлению. В порядке нет исключений для руководителя. На подотчетные самому себе он должен выпустить приказ.
Одинаковая подпись за руководителя и работника налоговиков не смутит. А вот если выдать деньги без документа, инспекторы оштрафуют компанию на 50 тыс. рублей, а руководителя на 5 тыс. рублей. Но только если обнаружат нарушение в течение двух месяцев (решение Московского городского суда от 16.05.2017 № 7–5254/2017).
