सभी मेसोनिक संकेत। लगभग सभी बोल्शेविक प्रतीकों को कबला से लिया गया है

कायदे से, केवल राज्य और नगरपालिका संगठनों में कर्मचारियों की व्यक्तिगत फाइलों का संचालन करना अनिवार्य है। कानून उनके डिजाइन के लिए आवश्यकताओं को भी परिभाषित करता है। लेकिन ऐसे दस्तावेज़ का व्यावहारिक लाभ किसी भी संगठन में होगा। इसलिए, जानकारी एकत्र करने, संसाधित करने और संग्रहीत करने की सुविधा के लिए, बहुत से लोग सभी कर्मचारियों या कुछ श्रेणियों की व्यक्तिगत फ़ाइलें रखना पसंद करते हैं। आइए इस विषय को और विस्तार से देखें।

सामान्य आधार

सबसे पहले, एक स्थानीय नियामक अधिनियम (व्यक्तिगत डेटा को बनाए रखने के लिए विनियमन या निर्देश) विकसित करना आवश्यक है, जो व्यक्तिगत फाइलों के डिजाइन, सामग्री, रखरखाव, भंडारण आदि के लिए नियमों और आवश्यकताओं को निर्धारित करता है।

किसी कर्मचारी की व्यक्तिगत फ़ाइल को संकलित करते समय, उसके निष्पादन की आवश्यकताओं को निम्नलिखित कानूनी कृत्यों द्वारा नियंत्रित किया जाता है:

1. रूसी संघ का श्रम संहिता (अध्याय 14)।
2. 27 जुलाई, 2006 का संघीय कानून, संख्या 152 "व्यक्तिगत डेटा पर"।
3. 22 अक्टूबर, 2004 नंबर 125 का संघीय कानून "रूसी संघ में संग्रह पर"।
4. "संगठनों के अभिलेखागार के काम के लिए बुनियादी नियम", 06.02.2002 के संघीय अभिलेखागार के कॉलेजियम के निर्णय द्वारा अनुमोदित।
5. GOST R 6.30-2003, 03.03.2003 नंबर 65-सेंट के रूसी संघ के राज्य मानक की डिक्री द्वारा अपनाया गया (07.01.2018 से रूसी संघ के GOST R के राष्ट्रीय मानक की शुरूआत के कारण मान्य नहीं है) 7.0.97-2016, 05.25.2017 नंबर 435 -st के रोसस्टार्ट के आदेश द्वारा अनुमोदित)।
6. 25 अगस्त, 2010 नंबर 558 के रूसी संघ के संस्कृति मंत्रालय के आदेश "राज्य निकायों, स्थानीय सरकारों और संगठनों की गतिविधियों के दौरान उत्पन्न मानक प्रशासनिक अभिलेखीय दस्तावेजों की सूची के अनुमोदन पर, भंडारण की अवधि का संकेत "

व्यक्तिगत फ़ाइलों के साथ काम करते समय, यह याद रखना महत्वपूर्ण है कि उनमें व्यक्तिगत डेटा होता है, और उनकी सुरक्षा के लिए आवश्यकताओं का अनुपालन नियोक्ताओं की जिम्मेदारी है। इन प्रावधानों के उल्लंघन के लिए, अपराधी अनुशासनात्मक, सामग्री और नागरिक, प्रशासनिक और आपराधिक दायित्व दोनों के अधीन हो सकते हैं।

आप सरकारी एजेंसियों में इस क्षेत्र में काम करने वाले कर्मियों को नियंत्रित करने वाले नियामक दस्तावेजों का भी उल्लेख कर सकते हैं, जो LNA के विकास में मदद कर सकते हैं:

• संघीय कानून संख्या 79 दिनांक 27 जुलाई, 2004;
• संघीय कानून संख्या 25 दिनांक 2 मार्च, 2007;
• 06/01/1998 नंबर 640 के रूसी संघ के राष्ट्रपति की डिक्री;
• 30 मई, 2005 नंबर 609 के रूसी संघ के राष्ट्रपति का फरमान।

रखरखाव और पंजीकरण के नियम

बजटीय और वाणिज्यिक संगठनों में, व्यक्तिगत फाइलें सभी कर्मचारियों या चुनिंदा लोगों के लिए रखी जा सकती हैं। उदाहरण के लिए, केवल प्रबंधकों के लिए या प्रबंधन और आर्थिक रूप से जिम्मेदार व्यक्तियों आदि के लिए।

एक नियम के रूप में, कार्मिक सेवाएँ मामलों के पंजीकरण, रखरखाव और भंडारण में लगी हुई हैं। मुखिया के आदेश से उन्हें यह जिम्मेदारी सौंपी गई है। किसी कर्मचारी की व्यक्तिगत फ़ाइल (नमूना) कैसे तैयार करें, आप नीचे देख सकते हैं।

व्यक्तिगत फाइलों तक पहुंच की अनुमति देने वाले व्यक्तियों की एक सूची आवश्यक रूप से अनुमोदित है: सामग्री के साथ खुद को परिचित करने और कुछ काम करने के लिए अस्थायी उपयोग के लिए उन्हें प्राप्त करने के लिए।

GOST R 7.0.8-2013 की परिभाषा के अनुसार "एक मामला एक दस्तावेज़ या एक मुद्दे या गतिविधि के क्षेत्र से संबंधित दस्तावेजों का एक सेट है, जिसे एक अलग कवर में रखा गया है।" तदनुसार, एक कर्मचारी की व्यक्तिगत फ़ाइल का निष्पादन, GOST के अनुसार एक नमूना, अपेक्षाकृत बोल रहा है, एक फ़ोल्डर जिसमें कर्मचारी, उसकी कार्य गतिविधि और सेवा की लंबाई के बारे में जानकारी वाले कागजात दाखिल किए जाते हैं।

कर्मचारी को काम पर रखने के क्षण से मामले का गठन शुरू होता है। यह एक प्रति में किया जाता है। प्रत्येक कर्मचारी का एक अलग फ़ोल्डर होता है। मामले के भीतर जानकारी कालानुक्रमिक क्रम में रखी गई है। यदि फ़ाइल में कर्मचारियों के व्यक्तिगत दस्तावेज़ों की प्रतियां हैं, तो उन्हें तदनुसार प्रमाणित किया जाना चाहिए। एक नियम के रूप में, कर्मचारी की कार्य गतिविधि से संबंधित सभी सामग्री व्यक्तिगत फ़ाइल से जुड़ी होती है। उन्हें सशर्त रूप से तीन समूहों में विभाजित किया जा सकता है। से संबंधित दस्तावेज:

• काम के लिए पंजीकरण (व्यक्तिगत डेटा के प्रसंस्करण के लिए सहमति, आवेदन पत्र, शिक्षा पर दस्तावेजों की प्रतियां, विभिन्न प्रमाण पत्र, रोजगार अनुबंध, प्रवेश आदेश, दायित्व के अनुबंध, गोपनीय जानकारी का खुलासा नहीं करना, आदि);
• श्रम प्रक्रिया ही (रोजगार अनुबंध के लिए अतिरिक्त समझौते; स्थानांतरण के आदेश, प्रोत्साहन, अनुशासनात्मक प्रतिबंधों को लागू करना, श्रेणियों का असाइनमेंट; आवधिक चिकित्सा परीक्षाओं (सर्वेक्षण) के प्रमाण पत्र (निष्कर्ष); सत्यापन पत्रक; सूचनाएं; उन्नत प्रशिक्षण पर प्रलेखन की प्रतियां , आदि);
• बर्खास्तगी (त्याग पत्र; इस्तीफे का पत्र)।

व्यवसाय करने में शामिल हैं: लेखांकन दस्तावेजों में व्यक्तिगत और जीवनी संबंधी डेटा और श्रम गतिविधि में सभी परिवर्तनों का रिकॉर्ड बनाना, आने वाली सामग्रियों को संलग्न करना और उन्हें वापस लेना, सूचना जारी करना और प्रतियां प्रमाणित करना, एक आंतरिक सूची भरना, समय-समय पर मामलों की स्थिति की जांच करना, बंद करना और स्थानांतरित करना संग्रह के लिए, आदि। डी।

व्यक्तिगत मामले लेखांकन के अधीन हैं और उपयुक्त जर्नल में पंजीकृत हैं। इसका रूप स्वतंत्र रूप से विकसित किया जा सकता है। बहुधा, मामलों की संख्या, उनकी स्थापना की तारीखें, शीर्षक, समापन तिथियां कॉलम में दर्ज की जाती हैं।

एक कर्मचारी की व्यक्तिगत फाइल: 2019 के लिए एक नमूना डिजाइन

आंतरिक सूची

इसके साथ ही मामले के गठन के साथ, एक आंतरिक सूची तैयार की जाती है, जिसे स्थायी और अस्थायी (10 वर्ष से अधिक) भंडारण के दस्तावेजों को रिकॉर्ड करने के लिए संकलित किया जाता है। सूची को संगठनों के अभिलेखागार के संचालन के लिए बुनियादी नियमों के परिशिष्ट 10 में दिए गए फॉर्म के अनुसार संकलित किया गया है, और इसके रखरखाव के पूरे समय में भर दिया गया है।

कितना और कहां स्टोर करना है

कार्मिक विभाग में, कर्मचारियों की फाइलें संगठन में उनके काम की पूरी अवधि के दौरान रखी जाती हैं। इन उद्देश्यों के लिए, एक विशेष स्थान सुसज्जित है, जो तीसरे पक्ष द्वारा उन तक पहुंच के साथ-साथ उनकी चोरी या नुकसान की संभावना को बाहर करता है। आमतौर पर ये लॉक करने योग्य तिजोरियां या धातु की अलमारियाँ या कमरे होते हैं।

जब कोई कर्मचारी जाता है, तो व्यक्तिगत फाइल बंद हो जाती है। मामला बंद है - इसका मतलब है कि यह पूरी तरह से फंसाया और सिला हुआ है। साथ ही, एक आंतरिक सूची पहले शीट और दस्तावेजों की संख्या के अंतिम रिकॉर्ड के साथ दर्ज की जाती है, और अंत में - एक प्रमाणन पत्रक। शीर्षक पृष्ठ मामले को बंद करने की तारीख (बर्खास्तगी की तारीख) और इसके भंडारण की अवधि को इंगित करता है, जिसकी गणना बंद होने के वर्ष के 1 जनवरी से शुरू होती है।

बर्खास्त की व्यक्तिगत फाइलें तीन साल तक संगठन में रखी जाती हैं, फिर उन्हें संग्रहित किया जाता है। यदि मामला 2003 के बाद बनाया गया था, तो इसकी भंडारण अवधि 50 वर्ष है, यदि पहले, तो 75 वर्ष (22 अक्टूबर, 2004 संख्या 125 के संघीय कानून का अनुच्छेद 22.1)। यदि एक व्यक्तिगत फ़ाइल में अलग-अलग अधिकतम संग्रहण अवधि वाले दस्तावेज़ फ़ाइल किए जाते हैं, तो संपूर्ण फ़ाइल पुराने शब्द के अनुसार संग्रहीत की जाती है।

नमस्ते! इस लेख में हम एक कर्मचारी की व्यक्तिगत फाइल के रूप में ऐसी अवधारणा के बारे में बात करेंगे।

आज आप सीखेंगे:

1. किसे व्यक्तिगत मामला कहा जाता है और किन मामलों में इसे किया जाना चाहिए;
2. इसमें कौन से दस्तावेज शामिल होने चाहिए;
3. मामलों को कितना और कैसे स्टोर करना है।

सभी श्रेणियों के नियोक्ताओं को अपने कर्मचारियों की व्यक्तिगत फाइलें रखने की आवश्यकता नहीं है। लेकिन टीम प्रबंधन की प्रभावशीलता के लिए उन्हें बनाने की सलाह दी जाती है। इसे सही तरीके से कैसे करें, हम आज चर्चा करेंगे।

व्यक्तिगत व्यवसाय: यह क्या है और क्यों आचरण करना है

सबसे पहले, यह दस्तावेज़ीकरण का एक सेट है जो किसी विशेष कार्यस्थल पर किसी कर्मचारी की गतिविधियों को दर्शाता है। इस मामले को उस समय से स्थापित माना जाता है जब इसमें पहला दस्तावेज़ दिखाई देता है। प्रबंधन आमतौर पर कार्मिक विभाग द्वारा किया जाता है, कम अक्सर लेखा विभाग द्वारा।

अक्सर एक व्यक्तिगत फाइल को कार्यपुस्तिका के समान स्तर पर रखा जाता है, हालांकि यह गलत है। डोजियर के विपरीत कार्यपुस्तिका में कार्य के अतीत और वर्तमान स्थान को छोड़कर कोई जानकारी नहीं होती है।

व्यक्तिगत फ़ाइल की संरचना बदल जाती है और पूरक हो जाती है क्योंकि एक व्यक्ति अपनी श्रम गतिविधि करता है।

किसके लिए जारी करें

अनिवार्य रूप से, व्यक्तिगत फाइलें उन लोगों के लिए रखी जाती हैं जो राज्य सिविल सेवा में कार्यरत हैं। यह रूसी संघ के कानून द्वारा आवश्यक है। उद्यमी इस मुद्दे को स्थानीय नियमों द्वारा नियंत्रित कर सकते हैं। और इसका मतलब है कि कार्मिक विभाग के कर्मचारी केवल प्रमुख कर्मचारियों पर ही व्यक्तिगत फाइलें शुरू कर सकते हैं।

इस समूह में शामिल हैं:

• प्रबंधन कर्मचारी और उनकी जगह लेने वाले व्यक्ति;
• मुख्य विशेषज्ञ;
• संपत्ति और कीमती सामान के लिए जिम्मेदार व्यक्ति;
• कर्मचारियों के करियर में उन्नति की संभावना है।

लेकिन फिर भी, सभी कर्मचारियों पर ऐसे डोजियर शुरू करना उपयोगी होगा, क्योंकि उनमें कर्मचारियों के बारे में ऐसी जानकारी होती है, जिसकी किसी भी समय आवश्यकता हो सकती है।

व्यवसाय करने के लिए कौन अधिकृत है

प्रधान के आदेश द्वारा नियुक्त कार्मिक अधिकारी या लेखाकार द्वारा ही जानकारी दर्ज की जाती है और मामलों को संग्रह में जमा किया जाता है। यदि मामले से गोपनीय जानकारी लीक होती है, तो इसकी सारी जिम्मेदारी इस व्यक्ति की होगी।

ऐसी अप्रिय स्थितियों से बचने के लिए, व्यक्तिगत फाइलों को विशेष रूप से निर्दिष्ट कमरे में, या तिजोरियों और धातु की अलमारियों में रखना बेहतर होता है, जिन तक तृतीय पक्ष पहुंच नहीं सकते।

इसके अलावा, जिम्मेदार व्यक्ति प्रत्येक 12 महीनों में कम से कम एक बार प्रत्येक कर्मचारी को अपनी व्यक्तिगत फ़ाइल से परिचित कराने के लिए बाध्य है।

कानून प्रवर्तन के लिए मामले प्रदान करना

यदि आवश्यक हो, और यदि कोई संबंधित अनुरोध हो, तो कर्मचारियों की व्यक्तिगत फाइलों के कागजात कानून प्रवर्तन अधिकारियों को प्रदान किए जा सकते हैं।

व्यक्तिगत फाइल बनाना

कर्मचारी की व्यक्तिगत फ़ाइल कैसे तैयार करें, इस पर एक छोटा वीडियो देखें और सब कुछ स्पष्ट हो जाएगा:

व्यक्तिगत फ़ाइलों के संचालन के बारे में बात करने से पहले, आइए देखें कि उन्हें ठीक से कैसे व्यवस्थित किया जाए। मामले का गठन उस तारीख से शुरू होता है जिस दिन से किसी व्यक्ति को काम पर रखा जाता है और उसके क्षण तक जारी रहता है। प्रत्येक मामले के लिए, एक अलग फ़ोल्डर या कम से कम एक फ़ाइल लेना बेहतर है।

जब कार्मिक विभाग का कोई कर्मचारी व्यक्तिगत फ़ाइल बनाता है, तो उसे यह याद रखना चाहिए कि:

• मूल दस्तावेजों को फोटोकॉपी के साथ बदलना बेहतर है, ऐसी स्थिति से बचने के लिए जहां एक महत्वपूर्ण दस्तावेज का मूल खो जाता है (मूल डिप्लोमा खो जाना असामान्य नहीं है, और उन्हें पुनर्स्थापित करना आसान नहीं है);
• फ़ाइल में प्रत्येक दस्तावेज़ की एक प्रति शामिल है;
• अस्थायी भंडारण और स्थायी का दस्तावेज़ीकरण - एक साथ संग्रह न करें;
• यह बेहतर है कि एक मामला मोटाई में 4 सेमी से अधिक न हो;
• आवेदनों को दस्तावेज के रूप में उसी स्थान पर रखा जाना सबसे अच्छा है।

महत्वपूर्ण दस्तावेजों को खोने से बचाने के लिए, सभी व्यक्तिगत फाइलों को उसी तरह संसाधित किया जाना चाहिए, साथ ही एक व्यक्तिगत रिकॉर्ड बुक भी रखना चाहिए।

तो यहाँ एक नमूना व्यक्तिगत फ़ाइल है:

• व्यक्तिगत फ़ाइल के कवर में कर्मचारी का उपनाम और आद्याक्षर होता है, मामला शुरू होने की तारीख;
• यदि मामलों को संग्रहीत करने के लिए कोई अलग फ़ोल्डर नहीं हैं, तो उन्हें वर्णानुक्रम में एक फ़ोल्डर में व्यवस्थित करना बेहतर होता है;
• पृष्ठों की संख्या 250 से अधिक नहीं होनी चाहिए;
• प्रत्येक फ़ोल्डर को केस नंबर के साथ चिह्नित किया गया है।

कर्मचारी की व्यक्तिगत फाइल में क्या होना चाहिए

व्यक्तिगत फ़ाइल की संरचना नियमों के स्तर पर विनियमित नहीं होती है। यह केवल राज्य के लिए सख्ती से अनुमोदित है। कर्मचारी। कोई भी संगठन स्वीकृत सूची का उपयोग कर सकता है और यह तय कर सकता है कि अपने कर्मचारियों की फाइलों में कौन से दस्तावेज शामिल किए जाएं और कौन से नहीं।

सूची है:

• पासपोर्ट की एक फोटोकॉपी (अक्सर पहला पृष्ठ, वैवाहिक स्थिति और पंजीकरण की जगह);
• एक डिप्लोमा की फोटोकॉपी, उन्नत प्रशिक्षण पर एक दस्तावेज, और इसी तरह;
• एसएनआईएलएस की फोटोकॉपी;
• यदि कर्मचारी सैन्य सेवा के लिए उत्तरदायी है - इसकी पुष्टि करने वाले दस्तावेज़ की एक प्रति;
• फोटोकॉपी;
• एक पेशेवर परीक्षा और चिकित्सा परीक्षा पास करने पर दस्तावेज़ीकरण (यदि यह कंपनी की गतिविधियों द्वारा प्रदान किया गया है);
• नागरिक का आपराधिक रिकॉर्ड है या नहीं, इसका प्रमाण पत्र (यदि कानून द्वारा प्रदान किया गया है);
• कर्मचारी द्वारा व्यक्तिगत रूप से लिखित रोजगार के लिए आवेदन;
• आत्मकथा;
• उदाहरण ;
• कार्यपुस्तिका की एक फोटोकॉपी;
• प्रमाणन पर सामग्री (यदि किया जाता है);
• कर्मचारी की तस्वीरें, जो समय-समय पर अपडेट की जाती हैं;
• एक व्यक्तिगत मामले का विवरण।

इस सूची को बदला जा सकता है, पूरक किया जा सकता है, यह इस बात पर निर्भर करता है कि कंपनी किन गतिविधियों का संचालन करती है और यह किस कार्मिक नीति को लागू करती है।

इसके अलावा, सभी दस्तावेजों को कालानुक्रमिक क्रम में मामले में रखा जाना चाहिए: सबसे पहले वे जो उस समय निवेश किए गए थे जब किसी व्यक्ति को काम पर रखा गया था, फिर वे जो उसकी गतिविधियों के दौरान दिखाई दिए।

किसी कर्मचारी के व्यक्तिगत जीवन के बारे में, राजनीति और धर्म पर उसके विचारों के बारे में, यदि उसने इसके लिए लिखित सहमति नहीं दी है, तो फ़ाइल में शामिल करना कानून द्वारा निषिद्ध है।

एक व्यक्तिगत फ़ाइल के लिए दस्तावेजों के नमूने और रूप

• एक व्यक्तिगत फ़ाइल के लिए प्रश्नावली
• एक व्यक्तिगत फ़ाइल की आंतरिक सूची
• शीर्षक पृष्ठ / व्यक्तिगत फ़ाइल कवर

एक व्यक्तिगत फ़ाइल और एक सीवरेटर की शीट के लिए एक आंतरिक सूची भरने का एक नमूना।

व्यापार करना

इस प्रक्रिया में शामिल हैं:

• संबंधित अनुभागों में प्रविष्टियां करना;
• दस्तावेज़ीकरण को वापस लेने की प्रक्रिया जो अप्रासंगिक हो गई है या जिसकी अब आवश्यकता नहीं है;
• प्रलेखन की सुरक्षा के लिए व्यक्तिगत फ़ाइलों की जाँच करना;
• एक व्यक्तिगत मामले के हिस्से के रूप में।

यदि किसी कर्मचारी का व्यक्तिगत डेटा बदलता है, तो वे आमतौर पर कार्मिक विभाग को इसकी सूचना देते हैं। इसे लिखित रूप में करना सबसे अच्छा है। कार्मिक विभाग के कर्मचारी द्वारा मामले में उचित प्रविष्टि करने के बाद, मूल दस्तावेज कर्मचारी को वापस कर दिया जाता है। यदि आवश्यक हो, तो आपको दस्तावेज़ की एक प्रति बनाने और मामले में संलग्न करने की आवश्यकता है।

सभी प्रविष्टियाँ केवल मूल दस्तावेज़ों या नोटरी द्वारा प्रमाणित प्रतियों के आधार पर की जाती हैं। प्रविष्टियां काली, नीली या बैंगनी स्याही से हाथ से की जाती हैं, बड़े करीने से, धब्बों और सुधारों से बचती हैं। यदि आवश्यक हो, तो संगठन की मुहर और कार्मिक विभाग के एक कर्मचारी के हस्ताक्षर का उपयोग करके रिकॉर्ड प्रमाणित किए जाते हैं।

मामले में दाखिल की जाने वाली सभी चादरें क्रमांकित हैं। और नंबरिंग आंतरिक इन्वेंट्री में परिलक्षित होती है। ऐसी सूची को 10 से अधिक वर्षों के लिए संग्रहीत दस्तावेजों को ध्यान में रखकर संकलित किया जाता है।

यदि मामले को संग्रह में जमा करने के लिए तैयार किया जा रहा है, तो आंतरिक सूची की सभी शीटों को भी संख्यांकित किया जाता है, केवल मामले की शीट्स से अलग।

लॉगबुक: कैसे रखें

कर्मचारियों की व्यक्तिगत फाइलों को ध्यान में रखना आवश्यक है। इसका मानक रूप स्वीकृत नहीं है, जिसका अर्थ है कि आप इंटरनेट से नमूना ले सकते हैं या इसे स्टोर में खरीद सकते हैं। संगठन के आधार पर प्रत्येक कॉलम की सामग्री को बदला जा सकता है।

निम्नलिखित पत्रिका में दर्ज किया गया है: मामला संख्या, उनकी आरंभ तिथि, अंतिम नाम और कर्मचारियों के आद्याक्षर और अन्य जानकारी। जब एक व्यक्तिगत फ़ाइल बंद हो जाती है, तो इस बारे में जर्नल में एक नोट लिखा जाता है: वे तारीख डालते हैं और मामला बंद करने का कारण दर्ज करते हैं।

अतिरिक्त जानकारी आमतौर पर "अन्य" या "नोट्स" कॉलम में दर्ज की जाती है।

इलेक्ट्रॉनिक व्यक्तिगत फ़ाइल

अब कई रूसी कंपनियों ने स्वचालन को लागू किया है या लागू करना शुरू कर दिया है। इसे शायद ही फैशन का अनुसरण करना कहा जा सकता है, बल्कि एक आवश्यकता है। कर्मचारियों की व्यक्तिगत फाइलों को कंप्यूटर डेटाबेस में तेजी से रखा और संग्रहीत किया जाता है। कागजी रूप में दस्तावेजों का उपयोग किया जाता है, लेकिन अधिकतर पुनर्बीमा के रूप में।

एक व्यक्तिगत फ़ाइल को इलेक्ट्रॉनिक रूप में बनाए रखना और संग्रहीत करना, सबसे पहले, सुविधाजनक है। एक मानव संसाधन कर्मचारी को सही खोजने के लिए चीजों को स्थानांतरित करने, धूल निगलने की आवश्यकता नहीं है। इसलिए, इलेक्ट्रॉनिक मामलों के पूर्ण लाभों में से एक समय और प्रयास बर्बाद किए बिना सब कुछ जल्दी से खोजने की क्षमता है।

यह ध्यान दिया जाना चाहिए कि सभी दस्तावेज इलेक्ट्रॉनिक रूप में नहीं रखे जा सकते हैं, उदाहरण के लिए, कार्य पुस्तकें नहीं हो सकतीं।

यदि दस्तावेज़ में कर्मचारी के व्यक्तिगत हस्ताक्षर होने चाहिए, तो यह कागज़ के रूप में भी होना चाहिए।

बर्खास्त कर्मचारियों से कैसे निपटें

जब कोई व्यक्ति इस्तीफा देता है, तो उसका मामला बंद कर दिया जाता है, फ़ोल्डर से हटा दिया जाता है और फ्लैश किया जाता है। इस मामले में, एक सत्यापन पत्र तैयार किया जाना चाहिए। इसमें डेटा शामिल है कि कितनी शीट सिले और क्रमांकित हैं। साथ ही, यह शीट इंगित करती है कि क्या मामले में क्षतिग्रस्त दस्तावेज हैं, क्या नए संलग्न किए गए थे।

अंदर से केस के कवर पर विटनेस शीट चिपकाई जाती है। कार्मिक सेवा का कर्मचारी इस शीट पर अपना हस्ताक्षर करता है।

एक कर्मचारी की व्यक्तिगत फाइल को संग्रह में 75 वर्षों तक संग्रहीत किया जाता है, प्रबंधकों के लिए यह अवधि आमतौर पर बढ़ जाती है। लेकिन उसी समय, यदि कोई कर्मचारी अंतिम कार्य दिवस पर आवश्यक दस्तावेजों की प्रतियां सौंपने के लिए कहता है, तो ऐसा किया जा सकता है, जिस स्थिति में मामले को संग्रहित नहीं करना पड़ेगा, और संग्रह को अनलोड कर दिया जाएगा।

निष्कर्ष

यदि आप हैं, तो आप अपने कर्मचारियों पर व्यक्तिगत फाइलों का संचालन नहीं कर सकते हैं। यद्यपि ऐसा करना बेहतर है, क्योंकि व्यावहारिक अनुभव के आधार पर, यह स्पष्ट हो जाता है कि एक व्यक्तिगत फ़ाइल के लिए धन्यवाद, आप कर्मचारी के बारे में आवश्यक जानकारी तुरंत प्राप्त कर सकते हैं।

कर्मचारियों पर व्यक्तिगत फाइलें रखना है या नहीं, उद्यमी खुद के लिए निर्णय लेता है, लेकिन उनकी उपस्थिति निस्संदेह किसी भी कंपनी के लिए एक महत्वपूर्ण प्लस है।

कर्मचारियों के लिए व्यक्तिगत फाइलेंअनिवार्य रूप से अपने कर्मचारियों पर केवल सार्वजनिक संस्थानों का संचालन करने की आवश्यकता है। हालांकि, प्रत्येक कार्मिक अधिकारी के लिए यह उपयोगी है कि वह बिना किसी त्रुटि के कर्मचारी की व्यक्तिगत फाइल तैयार कर सके।

निजी व्यवसाय कर्मचारीकर्मचारी की व्यक्तिगत फ़ाइल और दस्तावेजों का कवर होता है, जिसमें कर्मचारी और उसकी कार्य गतिविधि के बारे में व्यापक जानकारी होती है (यदि हम एक छात्र के बारे में बात कर रहे हैं, तो उसके प्रशिक्षण के बारे में जानकारी)।

उद्यमियों के लिए, राज्य संस्थानों के विपरीत, कर्मचारियों की व्यक्तिगत फाइलों को रखना आवश्यक नहीं है, क्योंकि निजी कंपनियों के कर्मचारियों के कर्मियों के रिकॉर्ड की प्रक्रिया स्थानीय नियमों द्वारा स्थापित की जाती है, न कि कानून द्वारा। इसलिए, कार्मिक अधिकारी सभी कर्मचारियों के लिए व्यक्तिगत फाइलें नहीं खोल सकते हैं, लेकिन केवल मुख्य भाग के लिए, जिसमें शामिल हैं:

• नेता और उनके प्रतिनिधि;
• प्रमुख विशेषज्ञ;
• वित्तीय रूप से जिम्मेदार कर्मचारी (कैशियर, स्टोरकीपर, आदि);
• पदोन्नति आदि की संभावना वाले कर्मचारी।

हालाँकि, अभ्यास से पता चलता है कि सभी कर्मचारियों का रिकॉर्ड रखना कहीं अधिक सुविधाजनक है, चाहे उनकी स्थिति कुछ भी हो, क्योंकि एक व्यक्तिगत फ़ाइल प्रत्येक कर्मचारी के बारे में जानकारी का एक आदेशित स्रोत है, जो किसी भी समय उपलब्ध है।

व्यक्तिगत मामलों में क्या शामिल है

सिविल सेवकों के लिए आवश्यक हैं:

• संघीय कानून संख्या 79 दिनांक 27 जुलाई, 2004;
• 30 मई, 2005 नंबर 609 के रूसी संघ के राष्ट्रपति का फरमान।

वाणिज्यिक संगठन और व्यक्तिगत उद्यमी भी इस तरह से कर्मचारियों का कार्मिक रिकॉर्ड रख सकते हैं, लेकिन केवल उनके अनुरोध पर। चूंकि यह प्रपत्र प्रत्येक व्यक्ति के लिए सभी दस्तावेजों को सर्वोत्तम रूप से व्यवस्थित करता है, लगभग सभी कंपनियां एलडी बनाती हैं। उसी समय, कोई भी गठन उचित प्रक्रिया के विकास और अनुमोदन और जिम्मेदार व्यक्तियों की नियुक्ति के साथ शुरू होता है।

एक व्यक्तिगत फ़ाइल के गठन की प्रक्रिया

प्रश्न के लिए "क्या बात है?" उत्तर उप। 95 पृष्ठ 3.2.2 गोस्ट आर 7.0.8-2013, अनुमोदित। तकनीकी विनियमन और मैट्रोलोजी के लिए संघीय एजेंसी का आदेश दिनांक 17 अक्टूबर, 2013 नंबर 1185-सेंट। नियमों के अनुसार, ये एक विषय द्वारा एकजुट एक या एक से अधिक दस्तावेज हैं और एक सामान्य कवर के तहत एक अलग फ़ोल्डर में रखे गए हैं। यदि बहुत सारे कागजात हैं, तो कई फ़ोल्डर्स हो सकते हैं, फिर वे एक एलडी की मात्रा बनाते हैं। इस प्रकार, एक कर्मचारी की व्यक्तिगत फ़ाइल (नमूना 2018) का गठन एक फ़ोल्डर में सभी आवश्यक दस्तावेजों का संग्रह और गठन है। इस फ़ोल्डर में शामिल होना चाहिए:

• रोजगार प्रक्रिया (सीवी, प्रश्नावली, आवेदन और प्रवेश का आदेश);
• काम की अवधि (व्यक्तिगत कार्ड, आदेश, मेमो, अधिनियम, परिवार और स्वयं कर्मचारी के बारे में जानकारी, दंड और प्रोत्साहन पर दस्तावेज, आदि);
• बर्खास्तगी प्रक्रिया (आवेदन और आदेश)।

कार्यालय के इस क्षेत्र को कंपनी में सही ढंग से रखने के लिए, एक विशेष "व्यक्तिगत फाइलों के गठन और रखरखाव के लिए प्रक्रिया पर विनियमन" को विकसित और अनुमोदित करना आवश्यक है। यह दस्तावेज़ मामले की संरचना, इसके गठन की प्रक्रिया, कर्मचारियों की सूची जिनके लिए उन्हें बनाने की आवश्यकता है, साथ ही एक्सेस प्रक्रिया और भंडारण मोड को विनियमित करेगा।

नौकरी के लिए आवेदन करते समय मामले का गठन

किसी भी एलडी का गठन रोजगार के समय शुरू होता है। एक रिक्ति के लिए एक उम्मीदवार नियोक्ता को अपना रिज्यूमे भेजता है, और फिर, जब उसके साथ एक रोजगार अनुबंध समाप्त करने का निर्णय लिया जाता है, तो वह एक आवेदन लिखता है और एक प्रश्नावली भरता है (केवल सिविल सेवकों के लिए आवश्यक है, अन्य कंपनियां इसके बिना कर सकती हैं) ). यह ये दस्तावेज हैं जो टी -2 फॉर्म में एक व्यक्तिगत कार्ड के साथ-साथ एलडी का आधार बन जाते हैं (रूस की राज्य सांख्यिकी समिति की डिक्री द्वारा अनुमोदित दिनांक 01/05/2004 नंबर 1)। एलडी की स्थापना के लिए, एक अलग फ़ोल्डर की आवश्यकता होती है, जिसका कवर शीर्षक पृष्ठ के रूप में कार्य करता है। इसे निर्धारित प्रपत्र में बनाना सबसे अच्छा है, जो परिशिष्ट 11 में "संगठनों के अभिलेखागार के संचालन के लिए बुनियादी नियम" (6 फरवरी, 2002 को संघीय अभिलेखागार के कॉलेजियम का निर्णय) में निहित है। स्थापित आवश्यकताओं के अनुसार, यह इंगित करना चाहिए:

• कानूनी इकाई का नाम;
• संरचनात्मक इकाई जिसमें कर्मचारी कार्यरत है;
• संख्या;
• उपनाम, नाम, कर्मचारी का संरक्षक;
• रखरखाव शुरू करने की तारीख (अक्सर यह रोजगार के लिए आदेश जारी करने की तारीख है);
• इसके रखरखाव की समाप्ति तिथि (बर्खास्तगी आदेश की तिथि);
• चादरों की संख्या (आमतौर पर एलडी को संग्रह में सौंपे जाने पर भरी जाती है);
• संग्रहण अवधि।

संगठन में पूरे कर्मचारियों के लिए और केवल कुछ पदों पर आसीन व्यक्तियों के लिए (उदाहरण के लिए, प्रबंधन कर्मचारियों के लिए) एलडी का संचालन करना संभव है। आमतौर पर, यह जिम्मेदारी कार्मिक विशेषज्ञों को सौंपी जाती है, जिन्हें उनके गठन और भंडारण के लिए जिम्मेदार नियुक्त किया जाता है।

आमतौर पर कर्मचारी की व्यक्तिगत फाइल में पाए जाने वाले दस्तावेजों की सूची में शामिल हैं:

• पूर्ण कंपनी आवेदन पत्र;
• पासपोर्ट की प्रतियां (व्यक्तिगत डेटा और पंजीकरण वाला पृष्ठ);
• टिन की प्रति;
• एसएनआईएलएस की प्रति;
• सैन्य आईडी की एक प्रति (पुरुषों के लिए);
• डिप्लोमा या अन्य शैक्षिक दस्तावेज;
• फोटोग्राफी (रंग या काला और सफेद);
• काम के पिछले स्थान से विशेषताएँ;
• रोजगार के लिए कर्मचारी का आवेदन;
• एक कर्मचारी को काम पर रखने के आदेश की एक प्रति;
• रोजगार अनुबंध और नौकरी विवरण की एक प्रति;
• एक व्यक्तिगत फाइल में दस्तावेजों की एक सूची;
• अन्य कागजात;
• कर्मचारी की बर्खास्तगी के लिए आवेदन / आदेश की एक प्रति।

किसी कर्मचारी के बारे में जानकारी खोजने के लिए इसे और अधिक सुविधाजनक बनाने के लिए, सभी दस्तावेजों की सूची (दस्तावेज़ संख्या, उसका नाम) के साथ कर्मचारी की व्यक्तिगत फ़ाइल की एक सूची को व्यक्तिगत फ़ाइल में शामिल किया गया है।

दस्तावेजों को कालानुक्रमिक क्रम में व्यवस्थित किया जाना चाहिए: सबसे पहले वे दस्तावेज होंगे जो किसी कर्मचारी को भर्ती करते समय लेखांकन के लिए स्वीकार किए जाते हैं, फिर वे दस्तावेज जो कर्मचारी के काम के रूप में दिखाई देते हैं (आदेश, बयान, प्रमाण पत्र)।

श्रम गतिविधि की प्रक्रिया में गठन

कंपनी में किसी व्यक्ति की संपूर्ण श्रम गतिविधि के दौरान, कार्मिक अधिकारी दस्तावेजों की आवाजाही की आंतरिक सूची रखता है। कागजात जो गतिविधि से संबंधित हैं और यहां तक ​​कि एक व्यक्ति के परिवार को मामले में जोड़ा जाता है। इस प्रकार, कर्मचारी की व्यक्तिगत फ़ाइल का गठन होता है (2016 के फॉर्म का एक नमूना नीचे डाउनलोड किया जा सकता है)। सूची को फ़ोल्डर में निहित दस्तावेज़ों के साथ-साथ उन्हें व्यवस्थित करने के लिए संकलित किया गया है। विवरण में शामिल होना चाहिए:

• नई प्रतिभूतियों की प्राप्ति;
• चादरों को वापस लेना;
• प्रतियों के साथ मूल का प्रतिस्थापन।

निरंतर रखरखाव के लिए ग्राफ वाली शीट्स को मूल रूप से स्थापित इन्वेंट्री फॉर्म में जोड़ा जा सकता है। लिस्टिंग शीट इस तरह दिखती है:

बर्खास्तगी के बाद किसी कर्मचारी की व्यक्तिगत फ़ाइल बनाने की प्रक्रिया

जिस दिन किसी व्यक्ति को नौकरी से निकाला जाता है उसी दिन उसकी निजी फाइल बंद हो जाती है। उसके बाद, एक अधिकृत विशेषज्ञ को इसे पूरा करना होगा:

• सभी दस्तावेजों की उपलब्धता की जांच करें;
• फ़ोल्डर में कागजात के कालक्रम की जाँच करें;
• शीटों की संख्या की जाँच करें (सभी शीटों को एक साधारण पेंसिल या नंबरिंग मशीन के साथ शीट के ऊपरी दाएं कोने में अरबी अंकों में सकल नंबरिंग में क्रमांकित किया गया है)।

फिर आंतरिक सूची पर अंतिम प्रविष्टि करना आवश्यक है। यह एलडी में शामिल शीट्स की संख्या के साथ-साथ इन्वेंट्री की शीट्स की संख्या को इंगित करता है (इसकी शीट्स को अलग से क्रमांकित किया जाना चाहिए)। उसके बाद, कंपाइलर को इन्वेंट्री और अंतिम रिकॉर्ड दोनों पर हस्ताक्षर करना चाहिए। उसके बाद, आप एक तथाकथित प्रमाणन पत्रक तैयार कर सकते हैं, जिसमें व्यक्तिगत फ़ाइल का विवरण होगा। इसके अलावा, सभी कागजात स्टेपल हैं: फ़ोल्डर की शुरुआत में एक सूची है, और अंत में - प्रमाणन पत्रक। शीर्षक पृष्ठ पर, आपको समाप्ति तिथि को बर्खास्तगी आदेश के साथ-साथ पूरे फ़ोल्डर के शेल्फ जीवन के अनुसार लिखना होगा।

कृपया ध्यान दें कि यदि बर्खास्त व्यक्ति कोई मूल दस्तावेज, जैसे कि एक सैन्य आईडी या चिकित्सा पुस्तक नहीं ले गया है, तो उन्हें उसके एलडी में आवश्यक होने तक संग्रहीत किया जाना चाहिए। ऐसा करने के लिए, उन्हें लिफाफे (प्रत्येक दस्तावेज़ अलग से) में रखा जाना चाहिए और फ़ोल्डर में लपेटा जाना चाहिए। ऐसे लिफाफों पर एक अधिकृत व्यक्ति के हस्ताक्षर द्वारा क्रमांकित, मुहरबंद और प्रमाणित किया जाता है।

एलडी भंडारण: प्रक्रिया और शर्तें

हालांकि एक व्यक्तिगत फ़ाइल में अलग-अलग प्रतिधारण अवधि वाले दस्तावेज़ शामिल होते हैं, लेकिन बंद करने के बाद पूरे फ़ोल्डर को रखने के लिए अधिकतम अवधारण अवधि होती है। 22 अक्टूबर, 2004 संख्या 125 के संघीय कानून का अनुच्छेद 22.1 निर्धारित करता है कि भंडारण अवधि है:

• 01/01/2003 से सृजित एलडी के लिए - 50 वर्ष;
• 2003 से पहले बनाए गए एलडी के लिए - 75 वर्ष।

एलडी को बंद करने की तिथि के बाद वर्ष की 1 जनवरी से भंडारण अवधि की गणना करना आवश्यक है। उदाहरण के लिए, यदि बर्खास्तगी 10/18/2017 को हुई, तो 50 वर्ष की भंडारण अवधि 01/01/2018 से शुरू होती है। व्यक्तिगत डेटा की सुरक्षा के लिए आवश्यकताओं के अनुपालन में कार्मिक दस्तावेजों को संग्रहीत करना आवश्यक है। ऐसा करने के लिए, कंपनी को अनधिकृत व्यक्तियों द्वारा पहुंच के बिना एक कमरे से सुसज्जित होना चाहिए। नुकसान या चोरी की संभावना को बाहर करने के लिए, एलडी को तिजोरियों या धातु की अलमारियों में रखने की सलाह दी जाती है। बंद होने के तीन साल बाद नहीं, फ़ोल्डरों को संग्रह में स्थानांतरित किया जाना चाहिए।

दस्तावेजों के साथ फ़ोल्डरों को लंबवत रखा जाना चाहिए, जिसमें रीढ़ बाहर की ओर हो। व्यक्तिगत फाइलों के भंडार तक पहुंच कार्मिक अधिकारियों तक सीमित होनी चाहिए। व्यक्तिगत मामलों को व्यवस्थित करेंनिम्नलिखित तरीकों से एक विशेष जर्नल या रजिस्ट्री की मदद करता है:

• नंबरिंग का उपयोग करना;
• वर्णमाला क्रम में;
• कंपनी के संरचनात्मक विभाजनों द्वारा।

साथ ही, बड़ी संख्या में व्यक्तिगत फाइलों के साथ, उन्हें वर्णानुक्रम में संगठनों में संग्रहीत किया जा सकता है। कर्मचारियों की व्यक्तिगत फाइलों को अंतिम नाम से वर्णानुक्रम में क्रमबद्ध किया जाएगा। प्रत्येक संगठन की शुरुआत में उसमें निहित व्यक्तिगत फाइलों की एक सूची होनी चाहिए।

नौकरी से निकाले गए कर्मचारियों की व्यक्तिगत फाइलें संग्रहित की जाती हैं, लेकिन दस्तावेजों की प्रतियां कर्मचारियों को उनके कार्यस्थल पर रहने के अंतिम दिन सौंपी जा सकती हैं। इस प्रकार, कंपनी अब कर्मचारी के व्यक्तिगत डेटा को बचाने के लिए ज़िम्मेदार नहीं होगी और संग्रह के आकार को कम कर देगी। कर्मचारियों की व्यक्तिगत फाइलों के भंडारण की अवधि आमतौर पर 75 वर्ष से अधिक नहीं होती है, प्रबंधकों के लिए इसे बढ़ाया जा सकता है।

किसके लिए एलडी जारी करें

अनिवार्य रूप से, व्यक्तिगत फाइलें उन लोगों के लिए रखी जाती हैं जो राज्य सिविल सेवा में कार्यरत हैं। यह रूसी संघ के कानून द्वारा आवश्यक है। उद्यमी इस मुद्दे को स्थानीय नियमों द्वारा नियंत्रित कर सकते हैं। और इसका मतलब है कि कार्मिक विभाग के कर्मचारी केवल प्रमुख कर्मचारियों पर ही व्यक्तिगत फाइलें शुरू कर सकते हैं।

इस समूह में शामिल हैं:

• प्रबंधन कर्मचारी और उनकी जगह लेने वाले व्यक्ति;
• मुख्य विशेषज्ञ;
• संपत्ति और कीमती सामान के लिए जिम्मेदार व्यक्ति;
• कर्मचारियों के करियर में उन्नति की संभावना है।

लेकिन फिर भी, सभी कर्मचारियों पर ऐसे डोजियर शुरू करना उपयोगी होगा, क्योंकि उनमें कर्मचारियों के बारे में ऐसी जानकारी होती है, जिसकी किसी भी समय आवश्यकता हो सकती है।

व्यवसाय करने के लिए कौन अधिकृत है

प्रधान के आदेश द्वारा नियुक्त कार्मिक अधिकारी या लेखाकार द्वारा ही जानकारी दर्ज की जाती है और मामलों को संग्रह में जमा किया जाता है। यदि मामले से गोपनीय जानकारी लीक होती है, तो इसकी सारी जिम्मेदारी इस व्यक्ति की होगी।

ऐसी अप्रिय स्थितियों से बचने के लिए, व्यक्तिगत फाइलों को विशेष रूप से निर्दिष्ट कमरे में, या तिजोरियों और धातु की अलमारियों में रखना बेहतर होता है, जिन तक तृतीय पक्ष पहुंच नहीं सकते।

इसके अलावा, जिम्मेदार व्यक्ति प्रत्येक 12 महीनों में कम से कम एक बार प्रत्येक कर्मचारी को अपनी व्यक्तिगत फ़ाइल से परिचित कराने के लिए बाध्य है।

कानून प्रवर्तन के लिए मामले प्रदान करना

यदि आवश्यक हो, और यदि कोई संबंधित अनुरोध हो, तो कर्मचारियों की व्यक्तिगत फाइलों के कागजात कानून प्रवर्तन अधिकारियों को प्रदान किए जा सकते हैं।

कर्मचारी की व्यक्तिगत फाइल में क्या होना चाहिए

व्यक्तिगत फ़ाइल की संरचना नियमों के स्तर पर विनियमित नहीं होती है। यह केवल राज्य के लिए सख्ती से अनुमोदित है। कर्मचारी। कोई भी संगठन स्वीकृत सूची का उपयोग कर सकता है और यह तय कर सकता है कि अपने कर्मचारियों की फाइलों में कौन से दस्तावेज शामिल किए जाएं और कौन से नहीं।

सूची है:

• पासपोर्ट की एक फोटोकॉपी (अक्सर पहला पृष्ठ, वैवाहिक स्थिति और पंजीकरण की जगह);
• एक डिप्लोमा की फोटोकॉपी, उन्नत प्रशिक्षण पर एक दस्तावेज, और इसी तरह;
• एसएनआईएलएस की फोटोकॉपी;
• यदि कर्मचारी सैन्य सेवा के लिए उत्तरदायी है - इसकी पुष्टि करने वाले दस्तावेज़ की एक प्रति;
• टिन की फोटोकॉपी;
• एक पेशेवर परीक्षा और चिकित्सा परीक्षा पास करने पर दस्तावेज़ीकरण (यदि यह कंपनी की गतिविधियों द्वारा प्रदान किया गया है);
• नागरिक का आपराधिक रिकॉर्ड है या नहीं, इसका प्रमाण पत्र (यदि कानून द्वारा प्रदान किया गया है);
• कर्मचारी द्वारा व्यक्तिगत रूप से लिखित रोजगार के लिए आवेदन;
• आत्मकथा;
• रोजगार अनुबंध की एक प्रति;
• कार्यपुस्तिका की एक फोटोकॉपी;
• प्रमाणन पर सामग्री (यदि किया जाता है);
• कर्मचारी की तस्वीरें, जो समय-समय पर अपडेट की जाती हैं;
• एक व्यक्तिगत मामले का विवरण।

इस सूची को बदला जा सकता है, पूरक किया जा सकता है, यह इस बात पर निर्भर करता है कि कंपनी किन गतिविधियों का संचालन करती है और यह किस कार्मिक नीति को लागू करती है।

इसके अलावा, सभी दस्तावेजों को कालानुक्रमिक क्रम में मामले में रखा जाना चाहिए: सबसे पहले वे जो उस समय निवेश किए गए थे जब किसी व्यक्ति को काम पर रखा गया था, फिर वे जो उसकी गतिविधियों के दौरान दिखाई दिए।

किसी कर्मचारी के व्यक्तिगत जीवन के बारे में, राजनीति और धर्म पर उसके विचारों के बारे में, यदि उसने इसके लिए लिखित सहमति नहीं दी है, तो फ़ाइल में शामिल करना कानून द्वारा निषिद्ध है।

एक कर्मचारी की व्यक्तिगत फ़ाइल दाखिल करने के लिए आवश्यकताएँ

महत्वपूर्ण दस्तावेजों के खोने की संभावना को खत्म करने के लिए सभी व्यक्तिगत फाइलों का एकसमान निष्पादन और एक व्यक्तिगत फाइल पंजीकरण पत्रिका का सटीक रख-रखाव तैयार किया गया है।

एक व्यक्तिगत फ़ाइल को एक निश्चित रूप में तैयार किया जाना चाहिए:

• व्यक्तिगत फ़ाइल के शीर्षक पृष्ठ पर कर्मचारी के बारे में सभी बुनियादी जानकारी होती है: पूरा नाम, व्यक्तिगत फ़ाइल की स्थापना की तिथि;
• यदि व्यक्तिगत फ़ाइलें एक सार्वजनिक फ़ोल्डर में हैं, तो आपको आगे के काम को सुविधाजनक बनाने के लिए उन्हें वर्णानुक्रम में व्यवस्थित करने की आवश्यकता है;
• व्यक्तिगत फ़ाइल में पृष्ठों की संख्या की निगरानी करना अनिवार्य है: उनमें से 250 से अधिक नहीं होनी चाहिए।

कर्मचारियों की व्यक्तिगत फाइलों का रजिस्टर रखना

कंपनी के कर्मचारियों के व्यक्तिगत मामलों को रिकॉर्ड करने के लिए पर्सनल अफेयर्स रजिस्टर जरूरी है। चूँकि पत्रिका रखने के लिए कोई एकल लेखा प्रपत्र नहीं है, आप इसे स्वयं बना सकते हैं (इसे इंटरनेट से एक टेम्पलेट के अनुसार प्रिंट कर सकते हैं) या इसे किसी स्टोर में खरीद सकते हैं। कंपनी के आधार पर लॉग ग्राफ़ की सामग्री भी भिन्न हो सकती है।

जर्नल में उन व्यक्तिगत फाइलों के बारे में जानकारी होती है जो कभी कंपनी में दर्ज की गई हैं। कॉलम में व्यक्तिगत फाइलों की संख्या, संस्था की तारीख, कर्मचारी का पूरा नाम और अन्य आवश्यक डेटा शामिल हैं। एक व्यक्तिगत फाइल को बंद करने की तिथि और कारण के रूप में जर्नल में एक नोट के साथ बंद किया जाता है। यदि आपको कर्मचारी के व्यक्तिगत फाइल फॉर्म में कर्मचारी के बारे में अतिरिक्त जानकारी दर्ज करने की आवश्यकता है, तो आप "नोट्स" कॉलम का उपयोग कर सकते हैं।

एक व्यक्तिगत फ़ाइल के लिए दस्तावेजों के नमूने और रूप (डाउनलोड करें)

इलेक्ट्रॉनिक व्यक्तिगत फ़ाइल

अब कई रूसी कंपनियों ने कर्मियों के रिकॉर्ड प्रबंधन के स्वचालन को लागू करना या लागू करना शुरू कर दिया है। इसे शायद ही फैशन का अनुसरण करना कहा जा सकता है, बल्कि एक आवश्यकता है। कर्मचारियों की व्यक्तिगत फाइलों को कंप्यूटर डेटाबेस में तेजी से रखा और संग्रहीत किया जाता है। कागजी रूप में दस्तावेजों का उपयोग किया जाता है, लेकिन अधिकतर पुनर्बीमा के रूप में।

एक व्यक्तिगत फ़ाइल को इलेक्ट्रॉनिक रूप में बनाए रखना और संग्रहीत करना, सबसे पहले, सुविधाजनक है। एक मानव संसाधन कर्मचारी को सही खोजने के लिए चीजों को स्थानांतरित करने, धूल निगलने की आवश्यकता नहीं है। इसलिए, इलेक्ट्रॉनिक मामलों के पूर्ण लाभों में से एक समय और प्रयास बर्बाद किए बिना सब कुछ जल्दी से खोजने की क्षमता है।

यह ध्यान दिया जाना चाहिए कि सभी दस्तावेज इलेक्ट्रॉनिक रूप में नहीं रखे जा सकते हैं, उदाहरण के लिए, कार्य पुस्तकें नहीं हो सकतीं।

यदि दस्तावेज़ में कर्मचारी के व्यक्तिगत हस्ताक्षर होने चाहिए, तो यह कागज़ के रूप में भी होना चाहिए।

बर्खास्त कर्मचारियों से कैसे निपटें

जब कोई व्यक्ति इस्तीफा देता है, तो उसका मामला बंद कर दिया जाता है, फ़ोल्डर से हटा दिया जाता है और फ्लैश किया जाता है। इस मामले में, एक सत्यापन पत्र तैयार किया जाना चाहिए। इसमें डेटा शामिल है कि कितनी शीट सिले और क्रमांकित हैं। साथ ही, यह शीट इंगित करती है कि क्या मामले में क्षतिग्रस्त दस्तावेज हैं, क्या नए संलग्न किए गए थे।

अंदर से केस के कवर पर विटनेस शीट चिपकाई जाती है। कार्मिक सेवा का कर्मचारी इस शीट पर अपना हस्ताक्षर करता है।

एक कर्मचारी की व्यक्तिगत फाइल को संग्रह में 75 वर्षों तक संग्रहीत किया जाता है, प्रबंधकों के लिए यह अवधि आमतौर पर बढ़ जाती है। लेकिन उसी समय, यदि कोई कर्मचारी अंतिम कार्य दिवस पर आवश्यक दस्तावेजों की प्रतियां सौंपने के लिए कहता है, तो ऐसा किया जा सकता है, जिस स्थिति में मामले को संग्रहित नहीं करना पड़ेगा, और संग्रह को अनलोड कर दिया जाएगा।

26.01.2017

प्रत्यक्ष दायित्व की अनुपस्थिति के बावजूद, अधिकांश व्यावसायिक संगठनों में कर्मचारियों की व्यक्तिगत फाइलें खोली जाती हैं। लेकिन इस तथ्य के कारण कि उनके आचरण के क्रम को किसी भी तरह से विनियमित नहीं किया जाता है, अक्सर कठिनाइयां उत्पन्न होती हैं। लेख में हम एक व्यक्तिगत फ़ाइल की संरचना, इसके गठन और भंडारण की प्रक्रिया, साथ ही संग्रह की तैयारी की प्रक्रिया पर विचार करेंगे।

व्यक्तिगत फाइलें केवल सिविल सेवकों के लिए अनिवार्य हैं (27 जुलाई, 2004 नंबर 79-एफजेड का संघीय कानून, 30 मई, 2005 नंबर 609 के रूसी संघ के राष्ट्रपति का फरमान), जबकि अन्य संगठन या व्यक्तिगत उद्यमी उन्हें संचालित कर सकते हैं इच्छानुसार। लेकिन इसके बावजूद लगभग हर जगह पर्सनल अफेयर्स चलाए जाते हैं। यह इस तथ्य के कारण है कि एक व्यक्तिगत फ़ाइल की उपस्थिति कर्मचारियों के बारे में आवश्यक जानकारी तक पहुंच को सरल बनाती है और उनकी कार्य गतिविधियों के बारे में सभी डेटा को व्यवस्थित करने में मदद करती है।

याद रखें कि मामला एक दस्तावेज़ या एक मुद्दे या गतिविधि के क्षेत्र से संबंधित दस्तावेजों का एक सेट है, जिसे एक अलग कवर में रखा गया है (उपखंड 95, GOST R 7.0.8-2013 के खंड 3.2.2, आदेश द्वारा अनुमोदित तकनीकी विनियमन और मेट्रोलॉजी के लिए संघीय एजेंसी की दिनांक 17 अक्टूबर, 2013 नंबर 1185-सेंट)।

चूंकि संगठनों और उद्यमियों के लिए कर्मचारियों की व्यक्तिगत फाइलों को बनाए रखने की प्रक्रिया को किसी भी तरह से विनियमित नहीं किया जाता है, इसलिए सलाह दी जाती है कि व्यक्तिगत फाइलों के गठन और रखरखाव के लिए प्रक्रिया पर विनियमन को विकसित और अनुमोदित किया जाए। यह व्यक्तिगत फाइलों की संरचना, इसके गठन और रखरखाव की प्रक्रिया, कर्मचारियों के सर्कल जिनके लिए व्यवसाय करना आवश्यक है, भंडारण का तरीका और फाइलों तक पहुंचने की प्रक्रिया इत्यादि को प्रतिबिंबित कर सकता है।

कर्मचारी की व्यक्तिगत फ़ाइल की संरचना

मूल दस्तावेज और प्रतियां दोनों को व्यक्तिगत फाइल में रखा जाता है। सभी प्रतियाँ उचित रूप से प्रमाणित होनी चाहिए। स्थायी या अस्थायी (10 वर्ष से अधिक) संग्रहण अवधि वाले दस्तावेज़ों को एक व्यक्तिगत फ़ाइल में रखा जाना चाहिए। दस्तावेजों को संग्रहीत करने की शर्तें रूस के संस्कृति मंत्रालय के दिनांक 25 अगस्त, 2010 संख्या 558 के आदेश द्वारा स्थापित की गई हैं। हालाँकि, व्यवहार में, किसी कर्मचारी से संबंधित लगभग सभी दस्तावेज़ फ़ाइलों में संग्रहीत किए जाते हैं, क्योंकि यह सुविधाजनक है।

व्यक्तिगत फ़ाइल में शामिल दस्तावेज़ों को सशर्त रूप से तीन समूहों में विभाजित किया जा सकता है। सबसे पहले, कर्मचारियों द्वारा प्रदान किए गए दस्तावेज़ और रोजगार रिकॉर्ड करने वाले दस्तावेज़। इसमे शामिल है:

• प्रश्नावली;
• सारांश;
• पिछली नौकरियों की सिफारिशें और विशेषताएं (यदि कोई हो);
• पासपोर्ट की प्रतियां, एसएनआईएलएस, टीआईएन (यदि कोई हो), शिक्षा दस्तावेज, सैन्य पंजीकरण दस्तावेज (सैन्य सेवा के लिए उत्तरदायी और सैन्य सेवा के लिए भर्ती के अधीन व्यक्तियों के लिए);
• एक आपराधिक रिकॉर्ड की उपस्थिति (अनुपस्थिति) का एक प्रमाण पत्र या आपराधिक मुकदमा चलाने या पुनर्वास के आधार पर आपराधिक मुकदमा चलाने की समाप्ति (जब उन गतिविधियों से संबंधित नौकरी के लिए आवेदन किया जाता है जो उन व्यक्तियों के लिए अनुमत नहीं हैं जिनके पास आपराधिक रिकॉर्ड है या था, आपराधिक मुकदमे के अधीन हैं या किए गए हैं);
• नौकरी के लिये आवेदन;
• चिकित्सा प्रमाण पत्र (रूसी संघ के श्रम संहिता द्वारा प्रदान किए गए मामलों में नाबालिगों और अन्य व्यक्तियों के रोजगार के मामले में);
• रोजगार अनुबंध;
• व्यक्तिगत कार्ड के अनुसार (01/05/2004 नंबर 1 के रूसी संघ की राज्य सांख्यिकी समिति की डिक्री द्वारा अनुमोदित);
• रोजगार आदि के लिए आदेश की एक प्रति।

दूसरे, दस्तावेज़ जो कर्मचारियों की श्रम गतिविधि के दौरान उत्पन्न होते हैं। इस सूची में शामिल हो सकते हैं:

• विवाह (तलाक) प्रमाण पत्र की प्रतियां, बच्चों का जन्म प्रमाण पत्र, ड्राइविंग लाइसेंस;
• सामग्री दायित्व पर एक समझौता (इसकी प्रति) (भौतिक रूप से जिम्मेदार व्यक्तियों के लिए);
• कार्य विवरणियां;
• रोजगार अनुबंध के लिए अतिरिक्त समझौते;
• स्थानांतरण, पदोन्नति, आवेदन और अनुशासनात्मक प्रतिबंधों को हटाने, पदोन्नति, आदि के आदेशों की प्रतियां;
• आवधिक चिकित्सा परीक्षाओं (परीक्षाओं) के परिणामों का प्रमाण पत्र;
• विकलांगता की स्थापना और काम करने की क्षमता की सीमा पर दस्तावेजों की प्रतियां (इन संकेत वाले कर्मचारियों के लिए);
• गैर-प्रकटीकरण समझौता (यदि कर्मचारी की गोपनीय जानकारी तक पहुंच है);
• प्रमाणन पत्रक;
• ज्ञापन, व्याख्यात्मक नोट, मेमो, कर्मचारी को छुट्टी देने के लिए आवेदन;
• विभिन्न अधिनियम और नोटिस;
• उन्नत प्रशिक्षण आदि पर दस्तावेजों की प्रतियां।

तीसरा, रोजगार की समाप्ति पर दस्तावेज़, उदाहरण के लिए:

• कर्मचारी के इस्तीफे का पत्र;
• बर्खास्तगी के नोटिस की एक प्रति।

यह ध्यान देने योग्य है कि कार्यपुस्तिका की एक प्रति व्यक्तिगत फ़ाइल में रखी जा सकती है, लेकिन स्वयं पुस्तक में नहीं। याद रखें कि श्रम रिकॉर्ड और उनके लिए आवेषण सख्त जवाबदेही के दस्तावेजों के रूप में संग्रहीत किए जाते हैं, जो कि धातु की अलमारियाँ, तिजोरियों या विशेष रूप से सुसज्जित कमरों में उनकी क्षति और चोरी को छोड़कर, और केवल उनके रखरखाव के लिए जिम्मेदार व्यक्ति को जारी किए जाते हैं। अनुरोध।

एक व्यक्तिगत फ़ाइल का गठन और रखरखाव

व्यक्तिगत फाइलें सभी कर्मचारियों के लिए या केवल कुछ लोगों के लिए रखी जा सकती हैं (उदाहरण के लिए, प्रबंधन, लेखा कर्मचारियों, भौतिक रूप से जिम्मेदार व्यक्तियों आदि के लिए)। ज्यादातर मामलों में, व्यक्तिगत फाइल को कार्मिक विभाग के एक कर्मचारी द्वारा संसाधित किया जाता है, जिसे उनके रखरखाव और भंडारण के लिए जिम्मेदार नियुक्त किया जाता है। इस कर्मचारी के कर्तव्यों में आमतौर पर एक व्यक्तिगत फ़ाइल का निर्माण, उसमें विभिन्न प्रविष्टियाँ बनाना, दस्तावेजों को रखना और जब्त करना, प्रतियों को प्रमाणित करना, एक आंतरिक सूची बनाए रखना, समय-समय पर मामलों की स्थिति की जाँच करना आदि शामिल हैं।

एक व्यक्तिगत फ़ाइल का गठन एक कर्मचारी को काम पर रखने के समय से शुरू होता है और इस संगठन में उसके पूरे करियर के दौरान किया जाता है। प्रत्येक व्यक्तिगत फ़ाइल को एक अलग फ़ोल्डर में संग्रहित किया जाना चाहिए, जिसके शीर्षक पृष्ठ पर संकेत दिया गया है:

• कंपनी का नाम;
• संरचनात्मक इकाई जिसमें कर्मचारी काम करता है;
• व्यक्तिगत फ़ाइल संख्या;
• शीर्षक, यानी कर्मचारी का पूरा नाम;
• व्यक्तिगत फ़ाइल के प्रारंभ की तिथि (आमतौर पर यह रोजगार के लिए आदेश जारी करने की तिथि है);
• इसके रखरखाव की समाप्ति तिथि (बर्खास्तगी आदेश जारी करने की तिथि);
• फ़ाइल की चादरों की संख्या (संग्रह में व्यक्तिगत फ़ाइल सबमिट करते समय इस कॉलम को भरना सबसे अच्छा है);
• भंडारण अवधि (व्यक्तिगत फ़ाइल को बंद करते समय निर्धारित)।

6 फरवरी, 2002 के संघीय अभिलेखागार के कॉलेजियम के निर्णय द्वारा अनुमोदित, शीर्षक पृष्ठ का रूप संगठनों के अभिलेखागार के काम के लिए बुनियादी नियमों (बाद में नियमों के रूप में संदर्भित) के परिशिष्ट 11 में दिया गया है।

शीर्षक पृष्ठ भरने के बाद, सभी आवश्यक दस्तावेज़ कालानुक्रमिक क्रम में फ़ोल्डर में रखे जाते हैं। हालांकि, बहुत बार उस क्रम के बारे में सवाल उठते हैं जिसमें कर्मचारी द्वारा प्रस्तुत दस्तावेज और रोजगार के तथ्य को ठीक करने वाले कागजात स्थित हैं। यह इस तथ्य के कारण है कि उनके पास लगभग हमेशा एक ही तिथि होती है। ज्यादातर मामलों में, ये कागजात निम्नानुसार स्थित हैं:

• व्यक्तिगत कार्ड द्वारा;
• प्रश्नावली;
• सारांश;
• नौकरी के लिये आवेदन;
• रोजगार आदेश की एक प्रति;
• रोजगार अनुबंध;
• पासपोर्ट की प्रतियां, एसएनआईएलएस, टीआईएन (यदि कोई हो), सैन्य पंजीकरण दस्तावेज (सैन्य सेवा के लिए उत्तरदायी और सैन्य सेवा के लिए भर्ती के अधीन व्यक्तियों के लिए), आदि।

साथ ही व्यक्तिगत फ़ाइल के साथ, वे अपनी आंतरिक सूची रखना शुरू करते हैं, जिसे एक अलग शीट पर संकलित किया जाता है और मामले से जुड़ा होता है। सूची को स्थायी और अस्थायी (10 वर्ष से अधिक) भंडारण के दस्तावेजों को रिकॉर्ड करने के लिए संकलित किया गया है। व्यक्तिगत फ़ाइल के संचालन के पूरे समय के दौरान आंतरिक सूची भरी जाती है। यह नए दस्तावेजों की प्राप्ति या कागजात की वापसी (उदाहरण के लिए, शेल्फ जीवन समाप्त हो गया है), साथ ही प्रतियों के साथ मूल के प्रतिस्थापन को रिकॉर्ड करता है। आंतरिक सूची का रूप नियमों के परिशिष्ट 10 में दिया गया है और इसमें शामिल होना चाहिए:

• व्यक्तिगत फ़ाइल की संख्या और शीर्षक (कर्मचारी का पूरा नाम) जिसके लिए इसे तैयार किया गया है;
• कॉलम "दस्तावेज़ की क्रम संख्या";
• कॉलम "दस्तावेज़ अनुक्रमणिका" (यदि उपलब्ध हो तो भरा जाना है);
• कॉलम "दस्तावेज़ दिनांक";
• स्तंभ "दस्तावेज़ शीर्षक";
• कॉलम "व्यक्तिगत फ़ाइल में दस्तावेज़ को शामिल करने की तिथि";
• "नोट" कॉलम, जो आमतौर पर मामले के दस्तावेजों की संरचना में बदलाव (निकासी, प्रतियों के साथ प्रतिस्थापन, आदि) को दर्शाता है।

सभी व्यक्तिगत मामलों को रजिस्टर में दर्ज किया जाता है। पत्रिका का रूप स्वीकृत नहीं है, और आप इसे स्वयं बना सकते हैं। सबसे अधिक बार, व्यक्तिगत फाइलों की संख्या, उनकी स्थापना की तिथियां, शीर्षक, समापन तिथियां कॉलम में दर्ज की जाती हैं।

व्यक्तिगत फाइल रखना

सभी व्यक्तिगत फाइलों में कर्मचारी का व्यक्तिगत डेटा होता है। याद रखें कि व्यक्तिगत डेटा प्रत्यक्ष या अप्रत्यक्ष रूप से किसी विशिष्ट या पहचान योग्य प्राकृतिक व्यक्ति से संबंधित किसी भी जानकारी को संदर्भित करता है (27 जुलाई, 2006 के संघीय कानून संख्या 152-एफजेड का अनुच्छेद 3)। नियोक्ता रूसी संघ के श्रम संहिता के अध्याय 14 और 27 जुलाई, 2006 के संघीय कानून संख्या 152-एफजेड द्वारा प्रदान किए गए व्यक्तिगत डेटा की सुरक्षा के लिए सभी आवश्यकताओं का पालन करने के लिए बाध्य है।

टिप्पणी

व्यक्तिगत डेटा के क्षेत्र में कानून के प्रावधानों का उल्लंघन करने वाले व्यक्ति अनुशासनात्मक (अनुच्छेद 81 के उप-अनुच्छेद 6 और रूसी संघ के श्रम संहिता के अनुच्छेद 192) और सामग्री (अनुच्छेद 243 के भाग 1 के अनुच्छेद 7 के अनुच्छेद 7) के अधीन हो सकते हैं। रूसी संघ का श्रम संहिता) दायित्व , साथ ही नागरिक कानून, प्रशासनिक (रूसी संघ के प्रशासनिक अपराधों के अनुच्छेद 13.11 और 13.14) और आपराधिक (रूसी संघ के आपराधिक संहिता के अनुच्छेद 137 और 140) .

इसलिए, संगठन का प्रमुख व्यक्तिगत फाइलों के रखरखाव और भंडारण के लिए जिम्मेदार व्यक्तियों को उचित आदेश द्वारा नियुक्त करने के लिए बाध्य है। उसी समय, व्यक्तिगत डेटा तक पहुंच प्राप्त करने वाले व्यक्तियों को व्यक्तिगत डेटा के विषय की सहमति के बिना तीसरे पक्ष को प्रकट नहीं करने और इन डेटा को वितरित नहीं करने के लिए बाध्य किया जाता है, जब तक कि अन्यथा संघीय कानून द्वारा प्रदान नहीं किया जाता है।

व्यक्तिगत फाइलों को ऐसे स्थान पर रखा जाना चाहिए जो तीसरे पक्ष द्वारा उन तक पहुंच को, साथ ही उनकी चोरी या नुकसान की संभावना को बाहर करता हो। उदाहरण के लिए, तिजोरियों या धातु की अलमारियों में। व्यक्तिगत फ़ाइलों को भंडारण के स्थान पर वर्णानुक्रम में, संख्याओं द्वारा या संगठन के संरचनात्मक विभाजनों द्वारा व्यवस्थित किया जा सकता है।

कृपया ध्यान दें कि व्यक्तिगत डेटा के क्षेत्र में कानून के प्रावधानों का उल्लंघन करने वाले व्यक्ति अनुशासनात्मक (अनुच्छेद 81 के उप-अनुच्छेद 6 और रूसी संघ के श्रम संहिता के अनुच्छेद 192) और सामग्री (भाग 1 के अनुच्छेद 7 के अनुच्छेद 7) के अधीन हो सकते हैं। लेख 243 रूसी संघ का श्रम संहिता) देयता, साथ ही साथ नागरिक, प्रशासनिक (रूसी संघ के प्रशासनिक अपराधों के अनुच्छेद 13.11 और 13.14) और आपराधिक (रूसी संघ के आपराधिक संहिता के अनुच्छेद 137 और 140) .

साथ ही, नियोक्ता द्वारा संग्रहीत व्यक्तिगत डेटा की सुरक्षा सुनिश्चित करने के लिए, कर्मचारियों को अधिकार है:

• उनके व्यक्तिगत डेटा और इस डेटा के प्रसंस्करण के बारे में पूरी जानकारी;
• उनके व्यक्तिगत डेटा तक मुफ्त पहुंच, जिसमें उनके व्यक्तिगत डेटा वाले किसी भी रिकॉर्ड की प्रतियां प्राप्त करने का अधिकार शामिल है, कला के अनुच्छेद 8 में दिए गए को छोड़कर। 27 जुलाई, 2006 के संघीय कानून के 14 नंबर 152-एफजेड;
• उनके व्यक्तिगत डेटा की सुरक्षा के लिए उनके प्रतिनिधियों की पहचान करना;
• उनकी पसंद के स्वास्थ्य पेशेवर की मदद से उनके स्वास्थ्य की स्थिति को दर्शाने वाले मेडिकल रिकॉर्ड तक पहुंच;
• गलत (अधूरा) व्यक्तिगत डेटा, साथ ही कानूनी आवश्यकताओं के उल्लंघन में संसाधित डेटा को बाहर करने या सही करने की आवश्यकता। यदि नियोक्ता कर्मचारी के व्यक्तिगत डेटा को बाहर करने या सही करने से इनकार करता है, तो उसे इस तरह की असहमति के उचित औचित्य के साथ नियोक्ता को अपनी असहमति लिखित रूप में घोषित करने का अधिकार है। कर्मचारी को अपने दृष्टिकोण को व्यक्त करने वाले एक बयान के साथ अनुमानित प्रकृति के व्यक्तिगत डेटा को पूरक करने का अधिकार है;
• नियोक्ता को उन सभी व्यक्तियों को सूचित करने की आवश्यकता है जिन्हें पहले कर्मचारी के गलत (अधूरे) व्यक्तिगत डेटा के बारे में सूचित किया गया था, सभी अपवादों, सुधारों या परिवर्धन के बारे में;
• अपने व्यक्तिगत डेटा के प्रसंस्करण और सुरक्षा में किसी भी अवैध कार्यों या नियोक्ता की निष्क्रियता की अदालत में अपील करें।

व्यक्तिगत डेटा केवल कर्मचारी की लिखित सहमति से तीसरे पक्ष को हस्तांतरित किया जा सकता है। एक कर्मचारी के जीवन और स्वास्थ्य के साथ-साथ संघीय कानूनों द्वारा प्रदान किए गए अन्य मामलों में खतरे को रोकने के लिए अनधिकृत व्यक्तियों को इन डेटा का स्थानांतरण एक अपवाद है।

एक व्यक्तिगत फ़ाइल बंद करना

यदि कोई कर्मचारी जाता है, तो उसकी बर्खास्तगी के दिन व्यक्तिगत फाइल बंद कर दी जाती है। एक बंद व्यक्तिगत फाइल पूरी तरह से भरी जानी चाहिए। ऐसा करने के लिए, फ़ोल्डर में सभी दस्तावेजों और उनके स्थान की उपस्थिति की जांच करें (दस्तावेजों को कालानुक्रमिक क्रम में व्यवस्थित किया जाना चाहिए), साथ ही साथ शीट्स की संख्या (सभी शीट्स को अरबी अंकों में सकल संख्या में ऊपरी दाएं कोने में क्रमांकित किया गया है) एक साधारण पेंसिल या नंबरिंग मशीन के साथ शीट)।

आंतरिक इन्वेंट्री के लिए एक अंतिम प्रविष्टि की जाती है, जो संख्याओं और शब्दों में इसमें शामिल दस्तावेजों की संख्या और इन्वेंट्री की शीट की संख्या को इंगित करती है। आंतरिक सूची इसके संकलक द्वारा हस्ताक्षरित है। इन्वेंट्री की शीट को व्यक्तिगत फ़ाइल की शीट से अलग से क्रमांकित किया जाता है।

एक अलग शीट पर एक प्रमाणन पत्र तैयार किया जाता है (नियमों के परिशिष्ट 9 में प्रपत्र दिया गया है)। यह निर्दिष्ट करता है:

• संख्या में और शब्दों में फ़ाइल की क्रमांकित शीट की संख्या;
• आंतरिक सूची की चादरों की संख्या;
• केस नंबरों की संख्या की विशेषताएं (अक्षर केस नंबरों की उपस्थिति, गुम संख्याएं, चिपकाई गई तस्वीरों के साथ शीट्स की संख्या, बड़े प्रारूप वाली शीट्स की संख्या, अटैचमेंट वाले लिफाफे और उनमें संलग्न शीट्स की संख्या);
• ब्रोशर की मुद्रित प्रतियों की व्यक्तिगत फ़ाइल में उपस्थिति, उनमें शीट की संख्या के साथ, यदि उन्हें फ़ाइल में सामान्य सकल संख्या में चिह्नित नहीं किया गया था।

मामले की प्रमाणीकरण शीट पर उसके संकलक द्वारा हस्ताक्षर किए जाते हैं। व्यक्तिगत फ़ाइल की संरचना और स्थिति में बाद के सभी परिवर्तन (क्षति, मूल दस्तावेजों के प्रतिस्थापन) प्रासंगिक अधिनियम के संदर्भ में प्रमाणन पत्रक में नोट किए गए हैं।

इसके बाद, व्यक्तिगत फ़ाइल दायर की जाती है। साथ ही, प्रत्येक मामले के अंत में, एक प्रमाणीकरण पत्र दायर किया जाता है, और मामले की शुरुआत में, एक आंतरिक सूची। यदि इन दस्तावेजों को मामले के साथ दायर नहीं किया गया था, तो सूची को व्यक्तिगत फ़ाइल के सामने के कवर के अंदर से चिपकाया गया है, और प्रमाणन शीट को शीट के शीर्ष पर सूची से चिपकाया गया है।

इसके अलावा, व्यक्तिगत फ़ाइल के शीर्षक पृष्ठ पर, इसके बंद होने की तारीख, यानी बर्खास्तगी आदेश जारी करने की तारीख और इसके भंडारण की अवधि का संकेत दिया गया है। भंडारण अवधि की गणना व्यक्तिगत फ़ाइल को बंद करने के वर्ष के बाद के 1 जनवरी से की जाती है। 22 अक्टूबर, 2004 के संघीय कानून संख्या 125-एफजेड के अनुच्छेद 22.1 के अनुसार, भंडारण अवधि या तो 50 वर्ष हो सकती है (यदि व्यक्तिगत फ़ाइल 2003 के बाद बनाई गई थी) या 75 वर्ष (यदि व्यक्तिगत फ़ाइल 2003 से पहले बनाई गई थी)। कृपया ध्यान दें कि यदि अलग-अलग अधिकतम संग्रहण अवधि वाले दस्तावेज़ व्यक्तिगत फ़ाइल में फ़ाइल किए जाते हैं (उदाहरण के लिए, रोजगार आदेश के लिए यह 75 वर्ष है, और बर्खास्तगी आदेश के लिए यह 50 वर्ष है), तो हम पूरी फ़ाइल को पुराने के अनुसार संग्रहीत करते हैं अवधि।

यदि कर्मचारी के लावारिस व्यक्तिगत दस्तावेज (पहचान पत्र, काम की किताबें, सैन्य कार्ड) हैं, तो इन दस्तावेजों को एक लिफाफे में बंद कर दिया जाता है, जिसे उसकी व्यक्तिगत फाइल के साथ फाइल किया जाता है।

संलग्नक वाले लिफ़ाफ़े मामले में गिने हुए हैं। इस मामले में, लिफाफे को पहले क्रमांकित किया जाता है, और फिर लिफाफे में प्रत्येक अटैचमेंट को अगले अंक के साथ क्रमांकित किया जाता है।