आधिकारिक व्याख्यात्मक नोट. कार्य में त्रुटि के बारे में व्याख्यात्मक नोट कैसे लिखें

कोई भी कर्मचारी अपने जीवन में कम से कम एक बार देर से आने की स्थिति में आता है कार्यस्थल, काम पर जाने या प्रदर्शन करने में असमर्थता नौकरी की जिम्मेदारियांउच्च गुणवत्ता और समय पर। इनमें से कोई भी उल्लंघन अच्छे और बुरे दोनों कारणों से हो सकता है। बॉस उनके बारे में कैसा विचार करता है यह इस बात पर निर्भर करता है कि अपमानजनक कर्मचारी यह समझाने में सक्षम है कि क्या हुआ।

यदि आपको आधिकारिक कर्तव्यों को पूरा करने में विफलता के बारे में एक व्याख्यात्मक नोट लिखना है

जो स्थिति उत्पन्न हुई है, उसके संबंध में उसे लिखित रूप में बोलना होगा, अर्थात् एक दस्तावेज़ तैयार करना होगा जिसे व्याख्यात्मक नोट कहा जाता है। यह पेपर प्रकृति में व्याख्यात्मक या दोषमुक्तिपूर्ण है।

यह समझा जाना चाहिए कि बॉस को व्याख्यात्मक नोट आधिकारिक दस्तावेजों में से एक है और इसका निष्पादन इसके अनुसार किया जाता है निश्चित नियम. इसकी सामग्री वह जानकारी है जो प्रतिबद्ध कदाचार या उल्लंघन के कारणों की व्याख्या के रूप में कार्य करती है। इसका उद्देश्य कर्मचारी को उत्पन्न हुई समस्या (स्थिति) के बारे में अपना दृष्टिकोण प्रदर्शित करने, मामले का सार अपने शब्दों में बताने और प्रबंधन की नजरों में खुद को सही ठहराने (यदि संभव हो) का अवसर प्रदान करना है।

में सही डिज़ाइनकिसी भी अन्य की तरह आधिकारिक कर्तव्यों को पूरा करने में विफलता के बारे में एक व्याख्यात्मक नोट सरकारी दस्तावेज़, जो इसे तैयार करता है, अर्थात् वह कर्मचारी जिसने उल्लंघन किया है, रुचि रखता है। जुर्माना लगाने का प्रबंधन का निर्णय इस बात पर निर्भर करता है कि उसकी प्रस्तुति में स्थिति कितनी सफल और सक्षम है।

इसे कैसे करना है?

जो कुछ हुआ उसके कारणों को अपने वरिष्ठों को बताने का प्रयास करना बहुत महत्वपूर्ण है। आख़िरकार, कभी-कभी ग़लतफ़हमी के लिए कर्मचारी की कोई गलती नहीं होती या यह न्यूनतम होती है। यदि, मामले की सभी परिस्थितियों पर विचार करने के बाद, प्रबंधन अभी भी अधीनस्थ को दोषी पाता है, तो उसके खिलाफ अनुशासनात्मक कार्रवाई की जा सकती है - आधिकारिक कर्तव्यों को पूरा करने में विफलता के लिए बर्खास्तगी तक। इसलिए नोट के डिजाइन को लेकर गंभीरता बरतनी चाहिए.

कानून द्वारा प्रदान किए गए कुछ मामलों में, इसकी तैयारी अनिवार्य है। दूसरों में, कर्मचारी को अपनी पहल पर स्थिति स्पष्ट करने के लिए कहा जाता है। आप अक्सर यह प्रश्न सुन सकते हैं: क्या अपराधी एक व्याख्यात्मक नोट प्रदान करने के लिए बाध्य है?

आपको पता होना चाहिए कि यह कार्रवाई उसके अधिकारों से संबंधित है, न कि उसके कर्तव्यों से। इसका मतलब क्या है? तथ्य यह है कि व्याख्यात्मक नोट की अवधारणा ही कानून में मौजूद नहीं है। रूसी संघ के वर्तमान श्रम संहिता के शब्दों में कहा गया है "लिखित रूप में स्पष्टीकरण का अनुरोध करना।" कर्मचारी श्रम अनुशासन के उल्लंघन, अपने कर्तव्यों को पूरा करने में विफलता या गैरकानूनी कार्य करने के मामलों में उन्हें प्रदान करने के लिए बाध्य है। इस मामले में, स्पष्टीकरण का मौखिक रूप स्वीकार नहीं किया जाता है।

दस्तावेज़ के सार के बारे में

व्याख्यात्मक पत्रन केवल अनुशासनात्मक उल्लंघन के मामले में, बल्कि अन्य स्थितियों में भी जारी किया जाता है। उत्तरार्द्ध में कोई भी कार्रवाई शामिल है जिसके लिए औचित्य की आवश्यकता होती है। उदाहरण के लिए, कार्य संपत्ति को नुकसान पहुंचाना।

इस संबंध में, उल्लिखित दस्तावेज़ के सार को समझना महत्वपूर्ण है। इसमें जो कुछ हुआ उसका लिखित विवरण शामिल है। व्याख्यात्मक नोट में विवाद की स्थिति को समझने के लिए कोई बयान या अनुरोध शामिल नहीं है। यह इसके और अन्य प्रकार के आधिकारिक दस्तावेजों के बीच मुख्य अंतर है, उदाहरण के लिए, आधिकारिक कर्तव्यों को पूरा करने में विफलता पर एक बयान या रिपोर्ट।

इस प्रकार, अपराधी स्वयं लिखने और उसे अपने वरिष्ठों के समक्ष प्रस्तुत करने में रुचि रखता है, क्योंकि यह दस्तावेज़ उसे प्रबंधन को लिखित रूप में स्थिति पर अपना दृष्टिकोण बताने का मौका देता है। साथ ही किसी को भी यह अधिकार नहीं है कि वह उसे इस तरह का नोट अनिवार्य रूप से लिखने के लिए बाध्य कर सके. दबाव डालने पर वह पर्यवेक्षी प्राधिकारी के पास शिकायत दर्ज करा सकता है।

चलिए कानूनी ढांचे के बारे में बात करते हैं

रूसी संघ के श्रम संहिता का अनुच्छेद 193 इंगित करता है कि किसी कर्मचारी पर अनुशासनात्मक उपाय लागू करने से पहले एक व्याख्यात्मक नोट लिखा जाना चाहिए (आधिकारिक कर्तव्यों को पूरा करने में विफलता के लिए एक आदेश जारी किया जाता है)। इसे संकलित कर जमा करने के लिए उन्हें दो दिन का समय दिया गया है। इस कार्रवाई को करने में विफलता के मामले में, एक उचित अधिनियम उत्पन्न किया जा सकता है।

यह समझना महत्वपूर्ण है कि आधिकारिक स्पष्टीकरण के अभाव में, उल्लंघन की जिम्मेदारी से अभी भी बचा नहीं जा सकेगा। यदि कर्मचारी स्वयं को सही ठहराने के अपने कानूनी अधिकार का प्रयोग नहीं करता है, तो यह उसकी व्यक्तिगत समस्या बनी रहती है।

इसके अलावा, इस दस्तावेज़ का उल्लेख रूसी संघ के श्रम संहिता के अनुच्छेद 247 में किया गया है। यह उस प्रावधान को स्थापित करता है जिसके अनुसार, क्षति की स्थिति में, घटना के कारण को स्पष्ट करने के लिए, सभी शामिल व्यक्तियों को लिखित स्पष्टीकरण प्रदान करने की आवश्यकता कानूनी और अनिवार्य है। नियोक्ता के इनकार या स्थानांतरण के मामले में, एक संबंधित अधिनियम तैयार किया जाता है। लेकिन इस दस्तावेज़ का आधिकारिक रूप (व्याख्यात्मक नोट) विधायी स्तर पर अनुमोदित नहीं किया गया है।

व्याख्यात्मक नोट प्रपत्र

यह पेपर व्यावसायिक दस्तावेज़ों के विशिष्ट रूपों में से एक को संदर्भित करता है। तदनुसार, ऐसे कृत्यों को लिखते समय उन्हें तैयार करने के सभी नियमों का पालन किया जाना चाहिए। आपको A4 शीट पर लिखना चाहिए. दस्तावेज़ के शीर्षलेख में प्राप्तकर्ता की स्थिति (अक्सर यह कंपनी का प्रमुख होता है) के साथ-साथ कर्मचारी का डेटा, उसकी स्थिति, शामिल होती है। संरचनात्मक इकाई. फिर अनिवार्य रूप से ठीक हैदस्तावेज़ का शीर्षक और पाठ स्वयं।

व्याख्यात्मक नोट का कोई अनुमोदित रूप नहीं है। अर्थात्, कानून में कानून द्वारा इसे पूरा करने के लिए समान आवश्यकताएं शामिल नहीं हैं। लेकिन हम अभी भी उनमें से एक को अपने पाठकों के लिए एक सामान्य मार्गदर्शक के रूप में प्रदान करते हैं।

कर्मचारी द्वारा उपयोग की जाने वाली प्रस्तुति की शैली व्यवसायिक होनी चाहिए। लिखते समय भाषा के शैलीगत एवं व्याकरणिक नियमों का पालन करना आवश्यक है। उपस्थिति की अनुमति है तकनीकी शर्तेंऔर पेशेवर कठबोली, लेकिन इसका उपयोग नहीं किया जाना चाहिए। इस दस्तावेज़ में कोई अस्पष्टता नहीं होनी चाहिए, इसलिए पाठ को तार्किक और स्पष्ट रूप से सत्यापित शैली में लिखा जाना चाहिए। जो कुछ घटित हुआ उसकी प्रस्तुति हमेशा प्रथम पुरुष में, सही भाषा में, सक्षमता से, शैलीगत या वर्तनी संबंधी त्रुटियों के बिना होती है।

क्या बताना जरूरी है

कदाचार या अपराध को जन्म देने वाली सभी परिस्थितियों का विस्तार से वर्णन किया जाना चाहिए। वैधानिकता की दृष्टि से व्यवहार का स्वतंत्र रूप से मूल्यांकन किया जाता है। अपराध के घटित होने में योगदान देने वाली सभी महत्वपूर्ण परिस्थितियों का उल्लेख किया जाना चाहिए।

अपराध की स्वीकृति या गैर-स्वीकृति पर जोर देना आवश्यक है, और चर्चा के तहत अपराध के परिणामों और आगामी अभियोजन के प्रति उसके दृष्टिकोण के बारे में लेखक की राय भी दर्ज करना आवश्यक है। क्या आपको व्याख्यात्मक पाठ में अपने स्वयं के कार्यों का मूल्यांकन करना चाहिए? यदि कर्मचारी अपराध स्वीकार करता है, तो इसे भविष्य में इसी तरह के उल्लंघनों की अस्वीकार्यता के बारे में बाद के स्पष्टीकरण के साथ इंगित किया जाना चाहिए।

अक्सर, एक व्याख्यात्मक नोट हाथ से लिखा जाता है। वैकल्पिक रूप से, आप इसे कंप्यूटर पर टाइप कर सकते हैं, लेकिन मनोवैज्ञानिक दृष्टिकोण से समान दस्तावेज़अपनी कुछ रूढ़ियों के कारण नियोक्ता का विश्वास कम हो जाएगा। बॉस को संदेह हो सकता है कि उपयुक्त पाठ केवल इंटरनेट से (न्यूनतम संपादन के साथ) डाउनलोड किया गया था, जहां सभी अवसरों के लिए व्याख्यात्मक नोट्स के कई उदाहरण हैं।

व्याख्यात्मक नोट की मांग कौन और कब कर सकता है?

यदि कर्मचारी अपना कार्य पूरा करने में विफल रहता है तो उससे रिपोर्ट की मांग करें श्रम कार्यअधिकार उसे दिया जाता है जो किसी दिए गए उत्पादन कार्य के निष्पादन के परिणाम के लिए सीधे तौर पर जिम्मेदार होता है। लेकिन आधिकारिक कर्तव्यों को पूरा करने में विफलता के बारे में एक व्याख्यात्मक नोट लिखने की मांग करने का अधिकार केवल उद्यम के प्रमुख या तत्काल वरिष्ठ के पास है।

यह पहले ही ऊपर बताया जा चुका है कि मामलों में व्याख्यात्मक टिप्पणियाँ अवश्य लिखी जानी चाहिए अनुशासनात्मक अपराधया कंपनी को भौतिक क्षति पहुँचाना। अब यह स्पष्ट किया जाना चाहिए कि किसी विशिष्ट उद्यम में अन्य स्थितियाँ भी हो सकती हैं जिनमें नियोक्ता को माँग करने का अधिकार है लिखित स्पष्टीकरण. इस मामले में, तथाकथित नियोक्ता की मांग के आधार पर स्पष्टीकरण प्राप्त किया जा सकता है।

दस्तावेज़, जिसे आवश्यकता कहा जाता है, एक विशेष प्रपत्र पर तैयार किया जाता है और किसी भी अन्य दस्तावेज़ की तरह, इसे एक अलग जर्नल में पंजीकृत किया जाना चाहिए। यह स्थानांतरण की तारीख का संकेत देने वाले हस्ताक्षर के विरुद्ध कर्मचारी को प्रदान किया जाता है। यह संख्या आपको व्याख्यात्मक रिपोर्ट तैयार करते समय कानून के अनुपालन को नेविगेट करने की अनुमति देती है।

संभव होने की स्थिति में कानूनी कार्यवाहीउचित रूप से पूरी की गई मांग इस बात के प्रमाण के रूप में काम करेगी कि नियोक्ता ने घटना के कारणों की जांच की और कानून के सभी मानदंडों के अनुपालन में अनुशासनात्मक उपायों पर निर्णय लिया। यदि कोई कर्मचारी न केवल व्याख्यात्मक नोट लिखने से इनकार करता है, बल्कि मांग प्राप्त करने से भी इनकार करता है, तो इस बारे में एक रिपोर्ट तैयार करना आवश्यक है।

मनोवैज्ञानिक बारीकियाँ

यह ध्यान में रखा जाना चाहिए कि कार्य को पूरा करने में विफलता पूरी तरह से अलग परिस्थितियों के कारण हो सकती है। कभी-कभी कर्मचारी के व्यवहार की परवाह किए बिना ऐसा होता है। यदि उसे कोई अपराधबोध महसूस नहीं होता है, तो इसे गंभीर साक्ष्य के साथ ठोस रूप में प्रमाणित किया जाना चाहिए।

आधिकारिक कर्तव्यों को पूरा न करने के बारे में एक व्याख्यात्मक नोट लिखते समय, यह अत्यधिक अनुशंसा की जाती है कि दोष या जिम्मेदारी को अन्य व्यक्तियों, विशेष रूप से, उसी प्रबंधक पर स्थानांतरित करने का प्रयास न करें। यह संभावना नहीं है कि व्यवहार की इस शैली को अधिकारियों के बीच समझ मिलेगी।

उदाहरण के लिए, आपने असावधानी के कारण गलती की - खराब स्वास्थ्य के कारण। आप लिख सकते हैं कि अपराध का कारण अत्यधिक काम था, लेकिन इस बात पर जोर देने लायक नहीं है कि प्रारंभिक कारक उसी बॉस की गलती के कारण छुट्टी की लंबी अनुपस्थिति थी।

पाठ में और क्या होना चाहिए

एक व्याख्यात्मक नोट का मानक अंत कार्रवाई के परिणामों के बारे में जागरूकता की स्वीकृति और स्थिति को ठीक करने के लिए हर संभव प्रयास करने का वादा है, साथ ही यह आश्वासन भी है कि भविष्य में इसी तरह की गलतियों को बर्दाश्त नहीं किया जाएगा।

चूक से लेकर श्रम गतिविधिशुरुआती से लेकर अनुभवी कर्मचारियों तक - किसी भी कर्मचारी का बीमा नहीं है। त्रुटियाँ विभिन्न कारणों का परिणाम होती हैं, जो वस्तुनिष्ठ और व्यक्तिपरक दोनों हो सकती हैं। उनमें से प्रत्येक को व्याख्यात्मक पाठ में विस्तार से वर्णित किया जाना चाहिए; जो कुछ हुआ उसके लिए सभी परिस्थितियों और पूर्वापेक्षाओं को पर्याप्त विवरण में वर्णित किया जाना चाहिए।

जो कुछ हुआ उसके लिए आपको अपने सहकर्मियों को दोष नहीं देना चाहिए, लेकिन अपराध बोध के अभाव में कृत्रिम रूप से इसका आविष्कार करने की भी अनुशंसा नहीं की जाती है। दस्तावेज़ में बताई गई परिस्थितियाँ वास्तविकता के अनुरूप होनी चाहिए।

व्याख्यात्मक नोट्स लिखने के अन्य कारण

यदि किसी प्रकार के अपराध जैसे देर से आने के लिए कोई व्याख्यात्मक नोट लिखा जाता है, तो यह समझा जाना चाहिए कि यह घटना अनुशासनात्मक उल्लंघन से संबंधित है और इसके किए जाने के कारणों को स्पष्ट किया जाना चाहिए। यदि मामले की परिस्थितियों को प्रबंधन द्वारा वैध माना जाता है, तो सजा से बचा जा सकता है। में अन्यथादेर करने वालों पर अनुशासनात्मक कार्रवाई होगी.

इस मामले में व्याख्यात्मक नोट संदर्भित करता है कार्मिक दस्तावेज़. इसे सीधे प्रबंधक या कार्मिक विभाग (एचआर विभाग) को हस्तांतरित किया जाना चाहिए। यदि हम अनुपस्थिति के बारे में बात कर रहे हैं, जिसका कानून के अनुसार कार्यस्थल से पूरी शिफ्ट के लिए या एक दिन (शिफ्ट) के दौरान लगातार 4 घंटे तक अनुपस्थिति है, तो हम रोजगार समझौते की समाप्ति मान सकते हैं।

इसीलिए इस मामले में कर्मचारी अपने कार्यों के लिए स्वीकार्य स्पष्टीकरण प्रदान करने में विशेष रुचि रखता है। निम्नलिखित दस्तावेजी कारणों को वैध माना जा सकता है: कर्मचारी की स्वयं या उसके रिश्तेदारों की बीमारी, दुर्घटना, परिवार के किसी सदस्य की मृत्यु, दुर्घटना या आपदा. इसके अलावा, इनमें से किसी भी कारण का दस्तावेजीकरण किया जाना चाहिए।

क्या नोट न लिखना संभव है और इसके परिणाम क्या होंगे?

जैसा कि पहले ही उल्लेख किया गया है, यह क्रिया अनिवार्य नहीं है। स्थिति को सकारात्मक रूप से हल करने के लिए कर्मचारी स्वयं मुख्य रूप से इसे लिखने में रुचि रखता है। श्रम संहिता के अनुच्छेद 193 और 246 सुझाव देते हैं कि व्याख्यात्मक नोट प्रदान करने से इनकार को एक विशेष अधिनियम का उपयोग करके दर्ज किया जाना चाहिए। लेकिन सज़ा से बचने की संभावना स्वाभाविक रूप से काफी कम हो गई है। लिखने से इंकार करने का कोई अन्य विशिष्ट परिणाम नहीं है।

अपने आप को व्यक्तिगत राय व्यक्त करने और स्थिति के बारे में अपना दृष्टिकोण प्रदान करने के अवसर से वंचित करके, अक्सर आप शमन प्राप्त नहीं कर पाएंगे आनुशासिक क्रिया(उदाहरण के लिए, आधिकारिक कर्तव्यों को पूरा करने में विफलता के लिए फटकार को रद्द करना)। आख़िरकार, किसी भी नेता के लिए इस तरह का इनकार अपने अपराध या गलती को स्वीकार करने की अनिच्छा जैसा प्रतीत होगा, खासकर उन मामलों में जहां यह स्पष्ट है।

के बारे में (उदाहरण, नमूना) एक व्यक्ति यह प्रश्न पूछता है कि क्या उसने अपने उद्यम के श्रम अनुशासन का उल्लंघन किया है, उदाहरण के लिए, काम के लिए देर हो गई या एक कार्य दिवस चूक गया, और उत्पादन में काम करने वाले कर्मियों की लापरवाही का एक अनैच्छिक गवाह भी बन गया। . हालाँकि, यदि किसी कारण से कर्मचारी ऐसा नहीं करना चाहता है, तो आप कानून का उल्लेख कर सकते हैं श्रम कोडउनके अनुसार, उद्यम का एक कर्मचारी अन्य कर्मचारियों द्वारा उल्लंघन के बारे में प्रबंधन को रिपोर्ट करने के लिए बाध्य नहीं है। इस मामले में, नियोक्ता एक विशिष्ट अधिनियम तैयार करता है जो इनकार का संकेत देगा।

ऐसा करने के लिए, प्रासंगिक आवश्यकताओं का अनुपालन करना आवश्यक है, लेकिन व्याख्यात्मक नोट की सामग्री कानून द्वारा विनियमित नहीं है; परिणामस्वरूप, व्याख्यात्मक नोट का लेखन किसी भी रूप में होता है।

व्याख्यात्मक नोट का एक उदाहरण या इसे सही तरीके से कैसे स्वरूपित किया जाता है

1. व्याख्यात्मक नोट की मात्रा पर ध्यान देना आवश्यक है, यह आधे शीट से अधिक नहीं होना चाहिए।कंप्यूटर की मदद से आप भविष्य में अपनी लिखावट की गलत व्याख्या से बच सकेंगे, जिसके परिणामस्वरूप आप पाठक को नोट्स का अर्थ समझने से बचा सकेंगे। अगर संघर्ष की स्थिति, गंभीर प्रकृति का है तो व्याख्यात्मक नोट लिखने के लिए संपर्क करें पेशेवर वकील, वह आपको सही ढंग से रचना करने में मदद करेगा, इस प्रकारदस्तावेज़।

2. यह सुनिश्चित करने के लिए कि व्याख्यात्मक नोट में पाठ अव्यवस्थित न हो, अपने शब्दों का सावधानीपूर्वक चयन करें।व्याख्यात्मक नोट लिखते समय मुख्य नियम का पालन करें - प्रस्तुति की निरंतरता, संक्षिप्तता और स्पष्टता। लेखन की शुरुआत यहीं से होनी चाहिए पूर्ण विवरणवर्तमान स्थिति, परिस्थितियाँ, प्रतिभागियों की संरचना, साथ ही होने वाली घटनाओं का समय और तारीख इंगित की जाती है। इसके बाद, आपको उन कारणों के बारे में बात करनी होगी जिनके कारण यह उल्लंघन हुआ, साथ ही अपने व्यवहार को स्पष्ट करना होगा और कारण बताना होगा कि आपने इस तरह से कार्य क्यों किया और अन्यथा नहीं।

3. नोट की सही फ़ॉर्मेटिंग के बारे में न भूलें.हेडर इंगित करता है कि यह व्याख्यात्मक नोट किसे संबोधित है और किससे: कर्मचारी का पूरा नाम और स्थिति। तारीख डालें और हस्ताक्षर करें.

उपयोगी सलाहव्याख्यात्मक नोट लिखते समय

यह सुनिश्चित करने का प्रयास करें कि आपके द्वारा लिखा गया पाठ स्पष्ट, संयमित और सुसंगत हो। जितना संभव हो सके आश्वस्त रहें, लेकिन बहाने न बनाएं। यदि आवश्यक हो, तो अपना अपराध स्वीकार करें, लेकिन अपने कार्यों को उचित ठहराना सुनिश्चित करें। घटित स्थिति का आकलन करते समय वस्तुनिष्ठ रहें। हर कीमत पर, जो कुछ हुआ उसकी ज़िम्मेदारी अपने सहकर्मियों पर न डालें। पाठ में निवेदनपूर्ण स्वर का प्रयोग न करें - आपका नियोक्ता, जो निश्चित रूप से रचनात्मक मूड में है, संभवतः इसे पसंद नहीं करेगा।

अगर किसी भी परिस्थिति में आपको जानना जरूरी है व्याख्यात्मक नोट कैसे लिखें(उदाहरण, नमूना), हमारे लेख की सलाह का उपयोग करें, उनकी मदद से आप सही व्याख्यात्मक नोट लिख पाएंगे और एक अप्रिय स्थिति से बाहर निकल पाएंगे, आपके लिए कम से कम नुकसान के साथ, जबकि यह मत भूलिए कि आप कैसे हैं व्यवहार करें और आपकी व्यावसायिकता कैसी होगी।

एक नमूना व्याख्यात्मक नोट डाउनलोड करें

कुछ में जीवन परिस्थितियाँआपको एक नमूना व्याख्यात्मक नोट की आवश्यकता हो सकती है, इसलिए बेहतर होगा कि आप पहले से ही यह विचार कर लें कि पेपर को ठीक से कैसे प्रारूपित किया जाए।

यदि आप जानना चाहते हैं कि इस फॉर्म में कौन-कौन सी अनिवार्य बातें शामिल होनी चाहिए व्यावसायिक पत्राचार, तो इस लेख में आपको आपके सभी सवालों के जवाब मिलेंगे, अर्थात्, व्याख्यात्मक नोट कैसे लिखेंकाम और स्कूल के लिए.

व्याख्यात्मक नोट कैसे लिखें?

आइए जानें कि व्याख्यात्मक नोट क्या है। यह विशेष आकार व्यवसाय दस्तावेज़, जिसका उपयोग तब किया जाता है जब सभी पक्षों से वर्तमान स्थिति का आकलन आवश्यक होता है, और इस कारण से घटना में भाग लेने वालों से स्पष्टीकरण लिया जाता है।

यह समझना महत्वपूर्ण है कि व्याख्यात्मकता रिपोर्टिंग के समान नहीं है। व्याख्यात्मक नोट लिखने वाला व्यक्ति कोई बयान नहीं देता है, निर्देशक से किसी विवादास्पद स्थिति को सुलझाने के लिए नहीं कहता है, निष्कर्ष नहीं निकालता है, बल्कि जो घटना घटी है उसे लिखित रूप में प्रतिबिंबित करता है।

कर्मचारी को निम्नलिखित मामलों में एक व्याख्यात्मक नोट लिखने की आवश्यकता हो सकती है:

• अनुपस्थिति.
• काम के लिए देर से।
• सौंपे गए कार्यों को पूरा करने की समय सीमा का उल्लंघन।
• सौंपे गए कार्य को पूरा न कर पाना आदि।

व्यावसायिक पत्राचार के लिए मानक नियमों का उपयोग करके एक व्याख्यात्मक नोट लिखा जाता है:

• प्रदान की गई सभी जानकारी विश्वसनीय होनी चाहिए.
• स्थिति को प्रस्तुत करने की व्यावसायिक शैली।
• अपवित्रता एवं बोलचाल की भाषा का अभाव।
• संक्षिप्त प्रस्तुति.
• वाक्यों को क्रमिक, तार्किक और कालानुक्रमिक क्रम में व्यवस्थित किया जाता है।
• व्याख्यात्मक नोट प्रथम पुरुष में लिखा गया है।
• दस्तावेज़ के अंत में, तैयारी की तारीख और एक व्यक्तिगत हस्ताक्षर अवश्य डाला जाना चाहिए।

कार्य के लिए व्याख्यात्मक नोट. देर होने पर नमूना

आप व्याख्यात्मक नोट तैयार करने के नियम पहले से ही जानते हैं, आइए विशेष रूप से देखें काम के लिए व्याख्यात्मक नोट कैसे लिखें. एक नमूना दस्तावेज़ इस तरह दिखेगा:

• उस प्रबंधक (या उपयुक्त आधिकारिक प्राधिकारी वाले अन्य व्यक्ति) का नाम जिसे आप एक व्याख्यात्मक नोट लिख रहे हैं। इसे ऊपरी दाएँ कोने में लिखा जाना चाहिए। उदाहरण के लिए: "सेवर्नी ब्रिज एलएलसी के निदेशक अनातोली इवानोविच एगोर्किन को।"
• पते के नीचे, नीचे की पंक्ति में, आपको अपना नाम और पद बताना होगा: "अनुबंध विशेषज्ञ वासिली पेट्रोविच इलचेंको से।"
• पेपर के मध्य भाग में दस्तावेज़ का शीर्षक लिखा है: "व्याख्यात्मक"।
• व्याख्यात्मक नोट के मुख्य भाग में उन विशिष्ट तथ्यों का विवरण होता है जिनके कारण ऐसी स्थिति उत्पन्न हुई जिसके लिए स्पष्टीकरण की आवश्यकता थी। जैसे:

  15 अक्टूबर 2015 को, मैं काम पर 5 घंटे देरी से पहुंचा क्योंकि मेरे घर की बैटरी फट गई थी। मैंने आपातकालीन सेवाओं को फोन किया और अपनी संपत्ति को होने वाले नुकसान को कम करने के लिए काम किया। कॉल के एक घंटे बाद आपातकालीन सेवा पहुंची और 10.00 बजे ही काम शुरू हुआ। काम में उन्हें 2 घंटे लगे, इसलिए वे 12.00 बजे ही ख़त्म हो गए। नवीनीकरण कार्य के दौरान, मैं अपना अपार्टमेंट नहीं छोड़ सका, क्योंकि मैं अकेला रहता हूँ। काम ख़त्म करने के बाद मैं तुरंत काम पर चला गया और 13.00 बजे तक ऑफिस पहुँच गया। मैंने विभागाध्यक्ष को टेलीफोन द्वारा स्थिति के बारे में पहले ही सूचित कर दिया था। मैं व्याख्यात्मक नोट के साथ एक दस्तावेज़ संलग्न कर रहा हूं जिसमें यह तथ्य दर्ज है कि हीटिंग उपकरण खराब हो गया, आपातकालीन सेवा को बुलाया गया और बैटरी की मरम्मत की गई।

• दस्तावेज़ के अंत में आपको संकलन की तारीख डालनी चाहिए और उस पर व्यक्तिगत रूप से हस्ताक्षर करना चाहिए। एक उदाहरण का उपयोग करते हुए, यह इस तरह दिखता है: “10/15/2015 इलचेंको वी.पी.

अब आप जानते हैं कि एक नमूना व्याख्यात्मक नोट क्या है।

दस्तावेज़ जमा करने के बाद, ऐसा करने के लिए अधिकृत प्रबंधक या अधिकारी द्वारा इसकी समीक्षा की जाएगी। विचार-विमर्श के बाद, प्रबंधक कर्मचारी के संबंध में आगे की कार्रवाई के संबंध में एक प्रस्ताव पेश करता है।

यदि निदेशक ने कर्मचारी के विरुद्ध अनुशासनात्मक उपाय लागू करने का निर्णय लिया है, तो कर्मचारी द्वारा प्रस्तुत व्याख्यात्मक नोट साक्ष्य के रूप में मामले से जुड़ा होगा।

स्कूल के लिए व्याख्यात्मक नोट. चूक के मामले में नमूना

यदि आपको स्कूल के लिए एक व्याख्यात्मक नोट लिखने की आवश्यकता है, तो इसमें पहले उदाहरण के रूप में दिए गए नमूने से कोई महत्वपूर्ण अंतर नहीं होगा।

एकमात्र अंतर पते वाले में होगा, और निम्नलिखित व्यक्ति उसकी क्षमता में कार्य कर सकते हैं:

• मुख्य शिक्षक।
• कक्षा अध्यापक.
• मुख्य शिक्षक

शीट के शीर्ष पर दाईं ओर आपको लिखना चाहिए, उदाहरण के लिए: "स्कूल नंबर 15 के मुख्य शिक्षक, यूरी वासिलीविच पिमकिन को।" किससे: "कक्षा 11 के एक छात्र से-"बी" वासेकिन प्योत्र गेनाडिविच या "जीआर से। वासेचकिना यूलिया व्लादिमीरोवना" - उस स्थिति में जब छात्र के माता-पिता में से किसी एक द्वारा एक व्याख्यात्मक नोट प्रस्तुत किया जाता है।

व्याख्यात्मक नोट के मुख्य भाग में उन परिस्थितियों का स्पष्टीकरण होना चाहिए जिनके लिए स्पष्टीकरण की आवश्यकता है। हम इस बात पर जोर देते हैं कि यदि दस्तावेज़ माता-पिता द्वारा प्रस्तुत किया गया है, तो दस्तावेज़ के मुख्य भाग में संबंधित स्पष्टीकरण होना चाहिए।

जैसे:
मैं, नीना मिखाइलोवना सोकोलोवा, 11-बी ग्रेड के छात्र इवान पेट्रोविच सोकोलोव की मां, 10/10/2015 को कक्षाओं से अनुपस्थिति के संबंध में निम्नलिखित स्पष्टीकरण प्रदान कर सकती हूं। सुबह की तैयारी के दौरान, मेरे बेटे के पेट में दर्द हुआ, वह अस्वस्थ महसूस कर रहा था और उसने मुझे इसके बारे में बताया। तापमान मापने के बाद, मैंने देखा कि यह बढ़ा हुआ था और इसलिए मैंने स्थानीय डॉक्टर को बुलाया। इस कारण से, मैंने उसे घर पर छोड़ने और डॉक्टर की सिफारिशों के अनुसार इलाज जारी रखने का फैसला किया। बेटे के कार्ड पर निशान (फोटोकॉपी) और एक प्रमाण पत्र चिकित्सा संस्थानमेरे शब्दों की पुष्टि में संलग्न हैं।

इससे यह देखा जा सकता है कि काम और स्कूल के लिए व्याख्यात्मक नोट्स लिखते समय कोई महत्वपूर्ण अंतर नहीं होता है। मुख्य बात यह स्पष्ट करना है कि दस्तावेज़ किसके नाम पर तैयार किया जा रहा है। एक नियम के रूप में, आंतरिक नियमों के मामूली उल्लंघन के मामले में स्कूल और माता-पिता के बीच संचार कक्षा शिक्षक के माध्यम से होता है। कुछ मामलों में, व्याख्यात्मक नोट छात्र को इंगित कर सकता है, जो शैक्षणिक संस्थान तक पहुंच को नियंत्रित करने के लिए एक दस्तावेज है।

एक व्याख्यात्मक नोट है संगठन का आंतरिक दस्तावेज़, जो कुछ कार्यों या घटनाओं की व्याख्या करता है।

इस दस्तावेज़ के लिए कोई एकीकृत रूप नहीं है, लेकिन मैनुअल, यदि वांछित हो, इसे मंजूरी दे सकते हैं. एक व्याख्यात्मक नोट संगठन के एक कर्मचारी द्वारा एक खाली A4 शीट पर एक प्रति में लिखा जाता है। इसमें इस बात की जानकारी होती है कि कौन किससे संपर्क कर रहा है, साथ ही स्थिति का स्पष्टीकरण भी है।

नोट को हाथ से या मुद्रण तकनीक का उपयोग करके लिखा जा सकता है, मुख्य बात यह है कि इसमें भाग लिया जाता है कर्मचारी के सभी नाम, दिनांक और हस्ताक्षर.

प्रकार

इसकी सामग्री और संकलन के कारणों के आधार पर, नोट हो सकता है कई प्रकार के:

1. दोषमुक्ति- इसमें ऐसी जानकारी होती है जो किसी के स्वयं के व्यवहार, किसी कार्रवाई के कमीशन या, इसके विपरीत, निष्क्रियता की व्याख्या करती है।
2. व्याख्यात्मक- कर्मचारी अपने नियंत्रण से परे कार्यों की व्याख्या करता है, जो अन्य व्यक्तियों द्वारा किए गए थे, या वे कुछ परिस्थितियों के कारण उत्पन्न हुए थे।

सज़ा से बचने के लिए सही तरीके से कैसे लिखें

व्याख्यात्मक नोट लिखने की अधिकांश सफलता इस पर निर्भर करती है सही प्रारूपण, इसके लिए आपको अनुपालन करना होगा कुछ नियम:

• अनुमति न देना बड़ी मात्राजानकारी में अनावश्यक जानकारी और लंबे विवरण शामिल होने चाहिए उपयोगी जानकारी, स्थिति को समझाते हुए;
• वाक्पटु वाक्यांशों का उपयोग न करें जो स्थिति में भाग लेने वाले दूसरे पक्ष का अपमान करते हैं या, इसके विपरीत, प्रशंसा करते हैं;
• सत्य को छिपाओ मत और अपना दोष किसी पर मत डालो; एक ईमानदार स्वीकारोक्ति स्वयं के लिए अधिक अनुकूल है;
• व्याख्यात्मक नोट में व्याकरण संबंधी और वर्तनी की त्रुटियों और धब्बों से बचें; इसे साफ सफेद कागज पर साफ और सुपाठ्य लिखावट में लिखा जाना चाहिए; दस्तावेज़ को केवल अपनी उपस्थिति से परेशान नहीं करना चाहिए।

इस तथ्य के बावजूद कि व्याख्यात्मक नोट का कोई एकीकृत रूप नहीं है, इसे इसके अनुसार तैयार किया गया है निश्चित नियम:

अगर कोई नोट लिखा है मुद्रित प्रपत्र हस्ताक्षर अभी भी हस्तलिखित है.

के अनुसार एक व्याख्यात्मक नोट तैयार किया जा सकता है कई कारण , अक्सर यह होता है:

• काम से अनुपस्थित;
• काम में गलती करना, अनुपालन न करना नौकरी का विवरण;
• कार्य योजना को लागू करने में विफलता;
• वी कर सेवा;
• खजांची से;
• एक बालवाड़ी के लिए;
• विश्वविद्यालय के लिए;
• स्कूल में कक्षा शिक्षक;
• अभिभावक-शिक्षक बैठकों से अनुपस्थिति.

काम से अनुपस्थित

में से एक घोर उल्लंघन, जिससे लेख के तहत बर्खास्तगी हो सकती है, ऐसा कृत्य एक व्याख्यात्मक दस्तावेज़ के साथ होना चाहिए. मुख्य भाग में, पहला वाक्य कर्मचारी का नाम और वह कितने कार्य दिवस चूक गया, साथ ही इन दिनों पड़ने वाली तारीखों को इंगित करता है। इसके बाद अनुपस्थिति का कारण बताया गया है, स्पष्टीकरण तार्किक रूप से सुसंगत एवं सत्य होना चाहिए। अक्सर, काम पर न जाना इसलिए होता है क्योंकि कारण:

• स्वास्थ्य समस्याएं;
• परिवार के सदस्यों में से किसी एक की देखभाल करना;
• आपातकालीन मरम्मत;
• कार दुर्घटना;
• अनुचित मौसम की स्थिति;
• स्वतंत्रता से वंचित स्थान पर अस्थायी हिरासत।

यह सबसे अच्छा है अगर नोट कुछ सबूतों द्वारा समर्थित है, जैसे कि चिकित्सा प्रमाण पत्र, दुर्घटना के बारे में एक दस्तावेज या आवास और सांप्रदायिक सेवा विभाग से प्रमाण पत्र, आदि।

काम में गलती करना, नौकरी के विवरण का पालन करने में विफलता

किसी कर्मचारी द्वारा गलतियाँ करना आम बात है, इससे सुविधा होती है सरल मानव परिबल , जैसे थकान, ख़राब स्वास्थ्य, चिंता, तनाव, ध्यान न देना, पारिवारिक समस्याएँ या व्यावसायिकता की कमी।

साथ ही, कोई कर्मचारी, किसी भी कारण से, उन नियमों का उल्लंघन कर सकता है जिनका पालन वह अपनी नौकरी के विवरण के अनुसार करने के लिए बाध्य है। त्रुटि की प्रकृति और उसके घटित होने का कारण चाहे जो भी हो, कर्मचारी को इस स्थिति को स्पष्ट करना होगा.

व्याख्यात्मक नोट पहले इंगित करता है कि क्या सही था, और फिर यह किस कारण से हुआ। लिखी गई हर बात पाठक के लिए स्पष्ट होनी चाहिए और व्याख्या सच्ची होनी चाहिए।

कार्य योजना क्रियान्वित न हो पाना

ऐसी स्थितियाँ होती हैं जब कोई कर्मचारी एक निश्चित अवधि के लिए स्थापित कार्य की मात्रा का सामना करने में विफल रहता है। इस स्थिति पर कर्मचारी द्वारा भी टिप्पणी की जानी चाहिए। व्याख्यात्मक नोट में, यह इंगित करना चाहिए कि कर्मचारी ने विशेष रूप से क्या सामना नहीं किया, योजना के अनुसार कितना काम दर्शाया गया था, वास्तव में कितना प्रदर्शन किया गया था।

इसके अलावा, यह बताया गया है कि ऐसा किस कारण से हुआ - समय, उपकरण की कमी, अन्य कारकों का प्रभाव, या कर्मचारी की सुस्ती। आप प्रदर्शन को बेहतर बनाने में मदद के लिए अपनी इच्छाओं को भी संक्षेप में बता सकते हैं।

कर सेवा के लिए

प्रत्येक रिपोर्टिंग अवधि, संगठन निश्चित रूप से गुजरता है आवश्यक जानकारीकर सेवा के लिए, यह निम्नलिखित मामलों में हो सकता है:

• विलम्ब से वितरण कर की विवरणीसेवा के लिए;
• शब्दों या संख्याओं को लिखते समय घोषणा में त्रुटियों की पहचान करना;
• कर कार्यालय को उपलब्ध डेटा और संगठन द्वारा प्रस्तुत डेटा के बीच विसंगतियां।

व्याख्यात्मक नोट संशोधित घोषणा के साथ संलग्न है और इसे व्यक्तिगत रूप से प्रस्तुत किया जा सकता है या मेल द्वारा भेजा जा सकता है। इसे विस्तार से उत्तर देने की आवश्यकता है, लेकिन बहुत बड़ी मात्रा में नहीं, कर निरीक्षक के पास जो प्रश्न हैं, उदाहरण के लिए, यह अंतिम आंकड़ा क्यों प्राप्त किया गया, करों की गणना करने के तरीके, या किस कारण से त्रुटियां की गईं।

खजांची से

कैशियर की नौकरी बहुत जिम्मेदार, क्योंकि यह धन के निकट संपर्क में किया जाता है। इसलिए, प्रत्येक गलत कार्रवाई के साथ स्पष्टीकरण और, यदि संभव हो तो, साक्ष्य संलग्न होना चाहिए। निम्नलिखित मामलों में एक नोट तैयार किया गया है:

• जब कोई चेक गलत राशि का बाउंस हो जाता है;
• रसीद टेप पर रिटर्न बनाना;
• गलत गणना, जिसके परिणामस्वरूप कमी या अधिशेष हुआ धनरजिस्टर पर;
• नकद दस्तावेजों का अनुचित रखरखाव।

व्याख्यात्मक कथन का मुख्य भाग त्रुटि की तारीख, गलत मात्रा, डेटा में अंतर, चेक नंबर और इस कार्रवाई का कारण बताता है। आप यह भी बता सकते हैं कि क्या इसे ठीक किया गया था और किस तरह से। बाद में, कैशियर के हस्ताक्षर वाली पुष्टिकरण रसीदें, यदि कोई हों, संलग्न की जाती हैं।

एक बालवाड़ी के लिए

माता-पिता आम तौर पर उन मामलों में किंडरगार्टन को स्पष्टीकरण लिखते हैं जहां बच्चा कई दिनों तक चूक गया, लेकिन बीमार छुट्टी के कारण नहीं, या डॉक्टर के पास नहीं गया, लेकिन माता-पिता द्वारा स्वतंत्र रूप से इलाज किया गया.

नोट टीचर के नाम पर नहीं, बल्कि डायरेक्टर के नाम पर लिखा है KINDERGARTEN. इसमें बच्चे का नाम, वह कितने दिन चूका, वे किस तारीख को पड़े और बच्चे की अनुपस्थिति का कारण बताया गया है।

विश्वविद्यालय के लिए

विद्यार्थी अक्सर कक्षाओं से अनुपस्थित रह सकते हैं, ऐसा भी हो सकता है अच्छा कारण, और केवल कक्षा में उपस्थित होने की अनिच्छा से। हालात के बावजूद, छात्र को अपनी अनुपस्थिति की सूचना देनी होगी.

एक व्याख्यात्मक नोट स्वयं छात्र की ओर से डीन या विभाग प्रमुख को संबोधित करते हुए लिखा जाता है। यह छूटे हुए स्कूल के दिनों की संख्या, उनकी तारीखें और अनुपस्थिति का कारण बताता है। यदि जो लिखा गया है उसका समर्थन करने के लिए कोई सबूत है, जैसे अस्पताल प्रमाण पत्र, तो इसे दस्तावेज़ के साथ संलग्न किया जाना चाहिए।

स्कूल में क्लास टीचर को

यदि कोई छात्र व्यक्तिगत पाठ या पूरे स्कूल के दिनों को याद करता है, तो माता-पिता को इस कार्रवाई का कारण बताते हुए एक व्याख्यात्मक नोट भी लिखना होगा। यह माता-पिता या अभिभावकों की ओर से कक्षा शिक्षक के नाम पर तैयार किया जाता है। यह छात्र का नाम, छूटे हुए पाठों के दिन या नाम, जिस तारीख को वे गिरे, और निश्चित रूप से, अनुपस्थिति का कारण बताता है।

अभिभावकों की बैठक से अनुपस्थिति

कई कक्षा शिक्षक अपने छात्रों के माता-पिता से पूछते हैं कि यदि वे अभिभावक-शिक्षक बैठक में उपस्थित नहीं होते हैं तो वे उन्हें व्याख्यात्मक नोट्स लिखें। इस मामले में, इसमें बैठक की तारीख और गैर-उपस्थित होने का कारण अवश्य बताया जाना चाहिए।

लेकिन यह याद रखना चाहिए कि ऐसा स्पष्टीकरण अनिवार्य नहीं है, क्योंकि बैठक में उपस्थिति स्वैच्छिक है प्रबंधक को इसकी मांग करने या माता-पिता के उपस्थित न होने के व्यक्तिगत कारणों का पता लगाने का कोई अधिकार नहीं है.

लिखने से इंकार करने का मतलब क्या है?

एक अच्छा व्याख्यात्मक नोट लिखना, सबसे पहले, स्वयं कर्मचारी के लिए महत्वपूर्ण है, क्योंकि यह बॉस को स्थिति की गंभीरता के बारे में समझाकर सजा से बचने या कम करने में मदद कर सकता है।

लेकिन कुछ बिंदुओं पर कर्मचारी अपने उल्लंघन के बारे में कोई भी स्पष्टीकरण देने से इनकार कर देता है। इस मामले में, इसे संकलित किया गया है व्याख्यात्मक नोट लिखने से इंकार करने पर विशेष अधिनियम, 2 प्रतियों में, जिनमें से एक मानव संसाधन विभाग को जाती है, और दूसरी कर्मचारी के पास रहती है।

एक अधिनियम न केवल एक नोट प्रदान करने से इनकार करने की स्थिति में तैयार किया जाता है, बल्कि अगर यह कर्मचारी द्वारा अपराध करने के क्षण से 2 दिनों के भीतर नहीं लिखा गया था। वो कहता है निम्नलिखित जानकारी:

• शीर्षक "व्याख्यात्मक नोट लिखने से इनकार करने का कार्य";
• कर्मचारी के बारे में जानकारी, संगठन का नाम, धारित पद, पूरा नाम;
• अधिनियम तैयार करने के गवाहों के बारे में जानकारी, जिनमें कम से कम 3 लोग होने चाहिए;
• अधिनियम तैयार करने की तिथि;
• कर्मचारी के अपराध की व्याख्या करने वाला एक नियामक ढांचा और उसे एक व्याख्यात्मक नोट लिखने के लिए बाध्य करना;
• कर्मचारी द्वारा की गई स्थिति का विवरण;
• कोई स्पष्टीकरण देने से इंकार करने का कारण, यदि कोई हो;
• स्पष्टीकरण कि अधिनियम 2 प्रतियों में तैयार किया गया था और कर्मचारी उनसे परिचित है;
• सभी गवाहों और इस दस्तावेज़ को तैयार करने वालों की स्थिति और हस्ताक्षर।

व्याख्यात्मक नोट के अभाव में, नियोक्ता के पास कर्मचारी को कानून के अनुसार दंडित करने का पूरा अधिकार है, जिसमें लेख के तहत बर्खास्तगी भी शामिल है।

दस्तावेज़ प्रतिधारण अवधि

किसी भी दस्तावेज़ की तरह, एक व्याख्यात्मक नोट पर अधिकृत व्यक्तियों द्वारा हस्ताक्षर किए जाते हैं और भंडारण के लिए स्थानांतरित किया जाता है, अक्सर मानव संसाधन विभाग. नोट्स संग्रहित किये जा सकते हैं अनिश्चित काल के लिए. एकमात्र मुद्दा यह है कि जब उल्लंघन के लिए सीमाओं का क़ानून समाप्त हो जाता है, तो इसके लिए स्पष्टीकरण की आवश्यकता भी समाप्त हो जाती है।

किसी भी कदाचार का उत्तर दिया जाना चाहिए, खासकर यदि यह उल्लंघन से संबंधित हो श्रम अनुशासन. व्याख्यात्मक नोट है महत्वपूर्ण दस्तावेज , जो स्थिति को स्पष्ट करने में मदद करता है और, यदि संभव हो तो, कर्मचारी को उचित ठहराता है और सजा को कम करता है। इसलिए, आपको इसकी तैयारी हमेशा सही और ईमानदारी से करनी चाहिए।

व्याख्यात्मक नोट कुछ स्थितियों में इसकी आवश्यकता हो सकती है। किसी स्पष्टीकरण को सही ढंग से तैयार करने की क्षमता सभी के लिए उपयोगी होगी। व्यावसायिक पत्राचार के इस रूप में कौन-सी अपरिहार्य विशेषताएँ मौजूद होनी चाहिए?कोव्याख्यात्मक नोट को सही ढंग से कैसे लिखें? नीचे आपको इन सवालों के जवाब, व्याख्यात्मक नोट लिखने के बुनियादी नियम, साथ ही काम और स्कूल के लिए व्याख्यात्मक नोट्स के उदाहरण मिलेंगे।

व्याख्यात्मक नोट कैसे लिखें?

एक व्याख्यात्मक नोट व्यावसायिक दस्तावेज़ का एक विशेष रूप है जिसका उपयोग उन मामलों में किया जाता है जहां वर्तमान स्थिति का व्यापक मूल्यांकन आवश्यक होता है, जिसके लिए घटना में भाग लेने वालों से स्पष्टीकरण लिया जाता है। यह समझना महत्वपूर्ण है कि एक व्याख्यात्मक नोट एक रिपोर्ट या बयान के समान नहीं है। आप कुछ भी घोषित नहीं करते हैं, प्रबंधन से किसी विवादास्पद स्थिति पर विचार करने के लिए नहीं कहते हैं, निष्कर्ष नहीं निकालते हैं, बल्कि जो हुआ उसे प्रतिबिंबित करते हैं।

ऐसे मामलों के उदाहरण जब आपसे व्याख्यात्मक नोट लिखने की आवश्यकता हो सकती है, उनमें देर से आना, अनुपस्थिति, किसी कार्य को पूरा करने में विफलता या समय सीमा का उल्लंघन आदि शामिल हैं।

हालाँकि, हर कोई नहीं जानता कि इस दस्तावेज़ को सही तरीके से कैसे लिखा जाए। समस्या को हल करने के लिए आप यह कर सकते हैं:

• तय करना प्रश्न खोजना"कैसे लिखें व्याख्यात्मक नमूना» और परिणामों से वांछित विकल्प का चयन करने का प्रयास करें;
• या बस हमारे सुझावों और उदाहरणों का उपयोग करें और विभिन्न अवसरों पर व्याख्यात्मक नोट्स लिखना सीखें।

और मूल नियम यह होगा कि एक व्याख्यात्मक नोट तैयार करते समय, व्यावसायिक पत्राचार के मानक नियम लागू किए जाते हैं:

• प्रस्तुति की व्यावसायिक शैली, अपवित्रता और बोलचाल की शब्दावली का अभाव;
• प्रस्तुति की संक्षिप्तता, प्रस्तुत जानकारी की विश्वसनीयता;
• दस्तावेज़ पहले व्यक्ति में लिखा गया है, वाक्यों को तार्किक रूप से, क्रमिक रूप से, कालानुक्रमिक क्रम में व्यवस्थित किया गया है;
• अंत में, एक व्यक्तिगत हस्ताक्षर और लिखने की तारीख अवश्य लगानी होगी।

प्रपत्र एवं स्पष्टीकरण प्रपत्र-कितने आवश्यक हैं?

व्याख्यात्मक प्रपत्र को आधिकारिक तौर पर अनुमोदित नहीं किया गया है, इसलिए इसे आमतौर पर मुफ़्त रूप में लिखा जाता है। यदि आप नहीं जानते कि कार्यस्थल पर (या कहीं और) व्याख्यात्मक नोट को सही ढंग से कैसे लिखा जाए, तो हमारी वेबसाइट पर उपलब्ध व्याख्यात्मक नोट का उदाहरण आपके लिए उपयोगी हो सकता है।

हालाँकि, यह भी ध्यान में रखना आवश्यक है कि संगठन के स्थानीय कार्य अपना स्वयं का स्पष्टीकरण प्रपत्र स्थापित कर सकते हैं। ऐसा बहुत कम होता है, लेकिन यह कानून द्वारा निषिद्ध नहीं है, और यदि आप जहां काम करते हैं, वहां ऐसा फॉर्म लगा है, तो आपको इसका उपयोग करना होगा।

काम पर देर से आने या अनुपस्थित रहने के बारे में बॉस को नमूना व्याख्यात्मक नोट

हमने नियमों को सुलझा लिया है, अब हम आपको विशेष रूप से बताएंगे कि किसी कार्य के लिए व्याख्यात्मक नोट (नमूना) कैसे लिखा जाए। मान लीजिए कि आप काफी देर से आए या काम पर ही नहीं आए। इस मामले में बॉस को व्याख्यात्मक नोट कैसे लिखें?

1. ऊपरी दाएं कोने में, उस प्रबंधक या अन्य अधिकारी का नाम इंगित करें जिसे आप स्पष्टीकरण प्रस्तुत कर रहे हैं। उदाहरण के लिए: "रोमाश्का एलएलसी के निदेशक, वासिली लियोनिदोविच बुलोच्किन के लिए।"
2. नीचे, पते के नीचे, अपना नाम और पद बताएं: "वरिष्ठ इंजीनियर पेट्र इवानोविच सिदोरोव से।"
3. केंद्र में आप दस्तावेज़ का नाम इंगित करें: "व्याख्यात्मक"।
4. आपके व्याख्यात्मक नोट का मुख्य भाग विशिष्ट तथ्यों का विवरण है जिसके कारण ऐसी स्थिति उत्पन्न हुई जिसके लिए स्पष्टीकरण की आवश्यकता है। यहां एक व्याख्यात्मक नोट का उदाहरण दिया गया है: “01/09/2018 मैं इस तथ्य के कारण काम पर नहीं गया कि मेरे घर पर ठंडे पानी की आपूर्ति पाइप फट गई। आपातकालीन सेवाओं को बुलाने के बाद, मैंने पानी के प्रवाह को रोकने और नुकसान को कम करने के उपाय किए। मेरे लिए अज्ञात कारणों से, आपातकालीन सेवा कॉल के केवल 4 घंटे बाद, यानी 12:00 बजे साइट पर पहुंची। मरम्मत दल ने पानी की आपूर्ति बंद कर दी और शुरू कर दी मरम्मत का काम 12:30 बजे. इस तथ्य के कारण कि झोंका तेज़ था, काम की कुल अवधि 3.5 घंटे लग गई, यानी, वे केवल 16:00 बजे समाप्त हो गए। इस पूरे समय मैं अपार्टमेंट नहीं छोड़ सका क्योंकि मैं अकेला रहता हूं, और श्रमिकों को अपार्टमेंट तक पहुंच प्रदान करने वाला कोई और नहीं था। मरम्मत दल ने उपकरण एकत्र किए और 16:30 बजे ही चले गए। इस तथ्य के कारण कि कार्य दिवस 17:00 बजे समाप्त होता है, मैंने उस दिन काम पर न जाने का निर्णय लिया। मैं कॉल करके रिपोर्ट नहीं कर सका कि क्या हुआ था, क्योंकि हाल ही में हुई बर्फबारी के कारण संचार लाइनें टूट गई थीं, और लैंडलाइन टेलीफोन काम नहीं कर रहा था, और चल दूरभाषमेरे पास नहीं है। मैं इस तथ्य की पुष्टि करने वाला एक प्रमाण पत्र संलग्न कर रहा हूं कि दुर्घटना हुई थी और मरम्मत कार्य किया गया था।''
5. काम के लिए देर से आने के बारे में व्याख्यात्मक नोट के अंत में, दस्तावेज़ जमा करने की तारीख और अपने व्यक्तिगत हस्ताक्षर लिखें: "01/09/2018, सिदोरोव पी.आई."

यह एक नमूना व्याख्यात्मक नोट जैसा दिखता है। इसके बाद, इसे प्रबंधक (अधिकृत) को विचारार्थ प्रस्तुत किया जाता है अधिकारी), जहां वह कर्मचारी के संबंध में आगे की कार्रवाई के संबंध में अपना संकल्प रखता है। यदि प्रबंधक कर्मचारी के खिलाफ अनुशासनात्मक उपाय लागू करने का निर्णय लेता है, तो प्रस्तुत व्याख्यात्मक नोट साक्ष्य के रूप में मामले से जुड़ा हुआ है।

अब आप जानते हैं कि काम पर एक व्याख्यात्मक नोट कैसे लिखना है, और एक व्याख्यात्मक नोट का उपरोक्त उदाहरण आपको, यदि आवश्यक हो, तो इस दस्तावेज़ को सही ढंग से लिखने में मदद करेगा।

स्कूल को व्याख्यात्मक नोट कैसे लिखें (उदाहरण)

स्कूल के लिए व्याख्यात्मक नोट हमारे द्वारा ऊपर बताए गए नोट से बहुत अलग नहीं है। एकमात्र अंतर पते वाले का है, जो निम्नलिखित अधिकारियों में से एक हो सकता है:

• कक्षा शिक्षक;
• निदेशक;
• मुख्य शिक्षक

इस मामले में व्याख्यात्मक नोट को सही ढंग से कैसे लिखें?

उदाहरण के लिए, "हेडर" में आप लिखते हैं: "व्यायामशाला नंबर 1 के निदेशक, सर्गेई सर्गेइविच बटालोव को।" किससे: "कक्षा 10 "ए" इवानोव मैक्सिम अनातोलियेविच के छात्र से" या "जीआर से।" इवानोवा स्वेतलाना इगोरवाना" - यदि व्याख्यात्मक नोट छात्र के माता-पिता में से किसी एक द्वारा लिखा गया है।

मुख्य भाग उन परिस्थितियों को निर्धारित करता है जिनके लिए स्पष्टीकरण की आवश्यकता होती है। महत्वपूर्ण: यदि माता-पिता द्वारा एक व्याख्यात्मक बयान प्रस्तुत किया जाता है, तो मुख्य भाग में संबंधित स्पष्टीकरण होना चाहिए।

यहां स्कूल को एक व्याख्यात्मक पत्र का एक नमूना दिया गया है: "मैं, स्वेतलाना इगोरवाना इवानोवा, कक्षा 10 "ए" इवानोव मैक्सिम अनातोलियेविच के एक छात्र की मां, 01/09/2018 को कक्षाओं से उनकी अनुपस्थिति के संबंध में, मैं निम्नलिखित समझा सकती हूं . जब मेरा बेटा स्कूल के लिए तैयार होने लगा तो उसकी तबीयत खराब हो गई, जिसके बारे में उसने मुझे बताया। उसका तापमान मापने पर मुझे पता चला कि वह बढ़ा हुआ था। इसी सिलसिले में मुझे एम्बुलेंस के पास जाना पड़ा. पहुंचे डॉक्टर ने सहायता प्रदान की और उनके बेटे को आराम करने की सलाह दी। इस कारण से, मैंने उससे कक्षाएँ छोड़ने पर ज़ोर दिया। अपने शब्दों की पुष्टि के लिए, मैं एम्बुलेंस पैरामेडिक द्वारा जारी एक प्रमाण पत्र संलग्न कर रहा हूं।

जैसा कि आप देख सकते हैं, दोनों प्रकार के व्याख्यात्मक नोट्स के बीच कोई वैश्विक अंतर नहीं है। मुख्य बात यह नहीं भूलना है कि एक व्याख्यात्मक नोट लिखने से पहले, आपको पहले यह पता लगाना होगा कि यह किसके नाम पर लिखा जा रहा है। आंतरिक स्कूल नियमों के मामूली उल्लंघन के मामले में, माता-पिता और स्कूल के बीच संचार आमतौर पर कक्षा शिक्षक के माध्यम से होता है।