कर्मचारियों के कार्य समय की योजना बनाना। क्या प्लानिंग है

कार्य समय नियोजन केवल एक सेट नहीं है सुंदर शब्द, लेकिन ज्ञान की एक प्रणाली जो व्यक्तिगत स्तर पर और पूरे उद्यम के पैमाने पर लाभ ला सकती है।

आपको सीखना होगा:

• उद्यम में कार्य समय की तर्कसंगत योजना क्या देती है।
• कार्य समय निर्धारित करने के तरीके क्या हैं?
• कार्य समय के प्रभावी निर्धारण के लिए क्या नियम हैं?

यह कोई रहस्य नहीं है कि संगठन की प्रभावशीलता प्रबंधन कर्मियों के दैनिक कार्य पर रिटर्न से कम से कम प्रभावित नहीं होती है। आधुनिक तकनीकों और कार्य विधियों की अनुपस्थिति, नेता और उसके अधीनस्थों द्वारा व्यक्तिगत कार्य शैली में सुधार करने से इनकार करने से यह तथ्य सामने आता है कि ऐसी टीम के काम को स्थापित करने में कठिनाइयाँ एक स्वयंसिद्ध बन जाती हैं।

वे घटक जो यह निर्धारित करते हैं कि एक प्रबंधक सफलता के लिए कितना तैयार है, काफी सरल हैं। ये उनके कौशल, क्षमताएं, पेशेवर ज्ञान और निश्चित रूप से, व्यक्तिगत गुण हैं। फिर भी, किसी को उन कारणों के विश्लेषण को नजरअंदाज नहीं करना चाहिए जो समस्याओं और कठिनाइयों का कारण बनते हैं, साथ ही उन्हें दूर करने और अपने काम की गुणवत्ता में सुधार करने की इच्छा भी रखते हैं। यहाँ बचाव के लिए आता है तर्कसंगत उपयोगकार्य समय का मुखिया, दूसरे शब्दों में, इसकी योजना। आख़िरकार, इसे दैनिक श्रम प्रक्रिया के दोषों को दूर करने के लिए डिज़ाइन किया गया है।

कार्य समय नियोजन की प्रभावशीलता उनकी अवधि के आधार पर गतिविधियों के लक्ष्यों पर आधारित होती है: अल्पकालिक और दीर्घकालिक। इस तरह के प्रबंधन ढांचे को अतिरिक्त प्रयास की आवश्यकता नहीं होती है, क्योंकि सभी पहचाने गए कार्यों और गतिविधियों को आयोजन प्रक्रिया के दौरान उनकी समय सीमा मिल गई है।

नेता द्वारा निर्धारित लक्ष्यों के दो कार्य हैं: उनके कार्यान्वयन के लिए आवश्यक कार्यों को निर्धारित करना और उनके कार्यान्वयन को प्रोत्साहित करना। जब कोई नेता अपने लिए कोई स्पष्ट कार्य निर्धारित करता है, तो उसके कार्यान्वयन में उसके कार्य सचेत हो जाते हैं। लक्ष्य-निर्धारण एक प्रकार की प्रेरक शक्ति है जो परिणाम की प्राप्ति तक कर्ता को ऊर्जा से भर देती है।

कार्य समय संतुलन की योजना को यथासंभव प्रभावी बनाने के लिए, प्रबंधक को "नियोजन अवधि" की रणनीति का सहारा लेना होगा (वे अलग-अलग समय अवधि हो सकते हैं: वर्ष, महीना, सप्ताह, दिन)। विशिष्टता ऐसी प्रत्येक श्रेणी की वैयक्तिकता में निहित है, जिसका तात्पर्य अलग-अलग योजनाओं के निर्माण से है जो संबंधित समय अवधि को प्रतिबिंबित करेगी।

इस प्रकार, खाली समय की उचित योजना का मुख्य सकारात्मक फोकस समय का लाभ ही है। प्रबंधक वर्णित कार्य लक्ष्यों को प्रभावी ढंग से और फलदायी रूप से प्राप्त करने की क्षमता हासिल करेगा, और साथ ही जितना संभव हो उतना कम समय व्यतीत करेगा। व्यक्तिगत कार्य के संगठन में, नियोजन की भूमिका को कम करके आंकना कठिन है: आखिरकार, यह लक्ष्यों की पूर्ति के लिए तैयारी करने और काम के लिए आवंटित समय की संरचना करने में मदद करता है।

कार्य समय का 25% बचाने के लिए कार्य कैसे सौंपें: चेकलिस्ट

जानकारी के विशाल प्रवाह से निपटने और अपने व्यवसाय को बढ़ाने के लिए, अपने समय को तर्कसंगत रूप से प्रबंधित करना और नियमित कार्यों पर ऊर्जा बर्बाद न करना महत्वपूर्ण है। ऐसा करने के लिए, आपको अधीनस्थों को कार्य ठीक से सौंपने और उनके कार्यान्वयन की निगरानी करने की आवश्यकता है।

पत्रिका के संपादकों द्वारा तैयार की गई चेकलिस्ट देखें" वाणिज्यिक निर्देशक”, चाहे आप अपने काम के समय का सही ढंग से प्रबंधन करें या कार्यों को सौंपने में गलतियाँ करें और काम पर लगे रहें।

कार्य समय नियोजन के तरीके

पेरेटो सिद्धांत

विल्फ्रेड पेरेटो (1848-1923) ने यह सिद्धांत प्रतिपादित किया कि भीतर निश्चित समूहइस समूह में कुछ छोटे हिस्से का वस्तुनिष्ठ महत्व उसके सापेक्ष वजन से बहुत अधिक होगा। पेरेटो ने अपने मॉडल में 80/20 फॉर्मूले का इस्तेमाल किया, जिसे हर जगह लागू किया जाने लगा।

• बेचे गए माल के 20% से आप 80% लाभ प्राप्त कर सकते हैं।
• शेष माल का 80% केवल 20% लाभ लाएगा।
• 20% गलतियाँ 80% नुकसान का कारण बनती हैं।
• 80% अन्य गलतियाँ 20% नुकसान का कारण बनती हैं।

कार्य समय नियोजन के प्रशंसकों द्वारा इस सिद्धांत को नजरअंदाज नहीं किया गया है। यदि आप इसे किसी प्रबंधक के कार्य पर प्रोजेक्ट करते हैं, तो परिणाम इस प्रकार होगा: 80% परिणाम प्राप्त करने के लिए, आपको कार्य समय का केवल 20% खर्च करने की आवश्यकता है। बिताया गया शेष समय कुल परिणाम का केवल 20% लाता है।

श्रम प्रक्रिया की भाषा में, इसका मतलब यह होगा कि आसान और सुखद काम, जिसमें न्यूनतम प्रयास की आवश्यकता होती है, लेकिन पर्याप्त मात्रा में काम करने का समय होता है, प्राथमिकता नहीं होनी चाहिए। प्रत्येक कार्य के महत्व पर अधिकतम विचार करते हुए गतिविधियाँ शुरू करना आवश्यक है। कार्य योजना के पहले स्थान पर महत्वपूर्ण प्रश्न होने चाहिए।

तर्कसंगत योजना और समय ट्रैकिंग के मामलों में पेरेटो सिद्धांत के पूर्ण कार्यान्वयन के लिए, समग्र परिणाम में उनके योगदान के प्रतिशत के लिए सभी कार्यों का विश्लेषण करना और उन्हें एबीसी श्रेणियों द्वारा वितरित करना आवश्यक है।

एबीसी योजना

एबीसी विश्लेषण अनुभव पर आधारित है जो दर्शाता है कि मामलों की हिस्सेदारी बड़ी है और डिग्री कममहत्व अक्सर उसी के बारे में होता है। लक्ष्यों की प्राप्ति के संबंध में कार्यों के महत्व को तीन वर्गों में वर्गीकृत करने के लिए ए, बी और सी अक्षरों का उपयोग किया जाता है। यह सिद्धांत कई प्रबंधकों को पसंद आया।

आप इस विश्लेषण का उपयोग यह योजना बनाने के लिए भी कर सकते हैं कि आप अपने कार्य समय का उपयोग कैसे करते हैं। याद रखने वाली मुख्य बात यह है कि आपको कार्यों के महत्व के सापेक्ष कार्य समय आवंटित करने की आवश्यकता है, न कि गतिविधि की समग्र योजना में उनकी श्रम तीव्रता और वजन के आधार पर।

एबीसी विश्लेषण तीन स्तंभों पर आधारित अनुभव से आता है।

• श्रेणी ए कार्यों (सबसे महत्वपूर्ण) को प्रबंधक के कुल कार्यों का 15% प्राप्त होता है। योजना बनाने में उनके सापेक्ष महत्व कम होने के बावजूद, वे लक्ष्यों की प्राप्ति में 65% योगदान देते हैं।
• श्रेणी बी (महत्वपूर्ण) कार्य कुल कार्यों का लगभग 20% हैं, और उनका महत्व भी 20% अनुमानित है।
• श्रेणी सी के कार्य (सबसे कम महत्वपूर्ण): उन्हें लगभग 65% दिया गया है कुल आंकड़ाहालाँकि, उनका महत्व नगण्य है - सापेक्ष भार का केवल 15%।

तदनुसार, कार्य समय की योजना बनाते समय, एबीसी विश्लेषण श्रेणी ए से कार्यों के प्रारंभिक समापन पर ध्यान केंद्रित करता है शेर का हिस्साफाइनल की प्रभावशीलता काम गतिविधियोंवे इसे लाते हैं. इसके बाद समूह बी के प्रश्न हैं, जिनके अंतिम परिणाम में योगदान को भी नजरअंदाज नहीं किया जाना चाहिए। और अंत में, आप पहले से ही तय कर सकते हैं कि श्रेणी सी के शेष कार्यों के साथ क्या करना है: अपने कामकाजी समय या प्रतिनिधि की योजना में योगदान दें।

कार्य समय नियोजन में आइजनहावर का सिद्धांत

आइजनहावर मैट्रिक्स (प्राथमिकताएं) ने व्यक्तिगत और कार्य समय की योजना बनाने के लिए एक उपकरण के रूप में व्यापक मान्यता अर्जित की है।

इसमें चार क्षेत्र (चतुर्भुज) होते हैं, जहां उनमें से प्रत्येक एक निश्चित श्रेणी के कार्यों से मेल खाता है। श्रेणियाँ दो सिद्धांतों के आधार पर बनाई जाती हैं: महत्व और तात्कालिकता। उनके रिश्ते को नीचे दिए गए चित्र में सबसे अच्छी तरह से प्रदर्शित किया गया है।

चतुर्थांश तभी भरे जाते हैं जब उनमें दर्ज मामले एक निश्चित क्षेत्र के अनुरूप हों। यह मैट्रिक्स कैसे काम करता है इसे पूरी तरह से समझने के लिए, आपको प्रत्येक चतुर्थांश के अनुरूप कार्यों को परिभाषित करने की आवश्यकता है। यह याद रखने योग्य है कि मैट्रिक्स केवल पूरे दिन या अन्य छोटी अवधि के कार्यों के लिए प्रभावी होगा।

1. चतुर्थांश 1: महत्वपूर्ण और अत्यावश्यक

आइजनहावर मैट्रिक्स का हृदय वास्तव में पहला चतुर्थांश है, क्योंकि यह मुख्य रहस्य से भरा है - इसे खाली छोड़ दिया गया है। इससे पता चलेगा कि व्यक्ति के पास लक्ष्यों को प्राप्त करने के लिए कार्य समय की प्रभावी योजना बनाने का कौशल है।

पहले चतुर्थांश पर दावा करने वाले मामलों की उपस्थिति ऐसे व्यक्ति के जीवन और कार्य में निरंतर व्यावहारिक कार्य का संकेत देती है। नतीजतन, एक व्यक्ति अपने मामलों और कर्तव्यों के वितरण का आदी नहीं होता है, बल्कि आखिरी क्षण तक हर चीज में देरी करता है। और, जब समय-सीमा समाप्त होने लगती है, तो वह काम पर लग जाता है।

निःसंदेह, यदि आप हर चीज़ के बारे में पहले से सोच लें तो संभावित स्थितियों को रोकना सबसे अच्छा है। आख़िरकार, एक प्रसिद्ध सिद्धांत है जिसके अनुसार सभी संभावित परेशानियों की भविष्यवाणी करने की तुलना में परिणामों को खत्म करना हमेशा अधिक कठिन होता है। यदि ऐसे मामलों का निष्पादन अन्य लोगों द्वारा किया जा सकता है, तो उन्हें स्थानांतरित किया जाना चाहिए।

1. चतुर्थांश 2: महत्वपूर्ण और गैर-जरूरी

अपने कार्य समय की योजना बनाते समय, आइजनहावर ने दूसरे चतुर्थांश के कार्यों को सबसे महत्वपूर्ण कार्यों के रूप में निर्धारित किया। यदि कलाकार इस चतुर्थांश में रखे गए कार्य को लगातार समयबद्ध तरीके से करता है, तो वह इस पर आवश्यकतानुसार अधिक समय खर्च कर सकता है। वह उपद्रव, जल्दबाजी और विभिन्न नकारात्मक परिणामों से परेशान नहीं होगा। यह एक डॉक्टर की नियुक्ति के समान है: जिस तरह एक निवारक नेत्र परीक्षण से अधिक गंभीर दृष्टि समस्याओं को रोका जा सकेगा, उसी तरह रिपोर्ट पर काम करने का सही समय रात भर की तत्काल प्रक्रिया से बचाएगा।

दूसरे चतुर्थांश के ढांचे के भीतर कार्य समय की योजना और लेखांकन इस तरह से किया जाता है कि कर्मचारी के व्यक्तिगत लक्ष्यों को प्राप्त किया जा सके।

और यद्यपि काम की तात्कालिकता के रूप में डैमोकल्स की तलवार श्रमिकों पर नहीं लटकती है, जो हमें काम की गुणवत्ता पर ध्यान केंद्रित करने की अनुमति देती है, हमें यह नहीं भूलना चाहिए कि अभी भी समय सीमाएँ हैं, और उन पर निगरानी रखने की आवश्यकता है, क्योंकि दूसरे चतुर्थांश के कार्य को पूरा करने में विफलता स्वचालित रूप से इसे पहले में स्थानांतरित कर देती है। और यह परिणाम व्यक्तिगत समय की योजना बनाने के परिणामों से भरा है।

1. चतुर्थांश 3: अत्यावश्यक और महत्वपूर्ण नहीं

तीसरे चतुर्थांश से संबंधित मामलों का प्रकार इसकी तात्कालिकता के कारण आपको अधिक महत्वपूर्ण मामलों पर ध्यान केंद्रित करने की अनुमति नहीं देता है। और ऐसे मामले पहले चतुर्थांश के मामलों के साथ आसानी से भ्रमित हो जाते हैं। हालाँकि, अत्यावश्यक और महत्वपूर्ण के बीच एक रेखा खींचना उचित है, क्योंकि ये अवधारणाएँ पर्यायवाची नहीं हैं। इसे निर्धारित करने का एक सरल तरीका है: आपको खुद से पूछना होगा कि क्या यह या वह कार्य आपको किसी दिए गए लक्ष्य की पूर्ति के करीब लाता है। आमतौर पर तीसरे चतुर्थांश के मामलों को नकारात्मक उत्तर मिलता है।

अक्सर, घरेलू मुद्दों को इस चतुर्थांश में लाया जाता है: सीज़न के अंत में कपड़ों की ड्राई क्लीनिंग, किसी जरूरी मामले में पड़ोसियों की मदद करना, महत्वहीन बैठकें और बातचीत। एक और उदाहरण है - कंप्यूटर की मरम्मत, लेकिन यहां आपको बेहद सावधान रहना चाहिए: यदि इस उपकरण की आवश्यकता काम के लिए है, तो इसकी मरम्मत सर्वोपरि महत्व का कार्य बन जाएगी (अर्थात, पहला चतुर्थांश), और यदि इसका उपयोग केवल के लिए किया जाता है मनोरंजन, तो इस समस्या का स्थान तीसरे चतुर्थांश में है।

इस चतुर्थांश के मामले न केवल कार्य समय की योजना में फिट नहीं बैठते, बल्कि मुख्य लक्ष्यों से भटकाते हैं और बहुमूल्य समय भी छीन लेते हैं। यदि संभव हो तो उन्हें अनदेखा करना सबसे अच्छा है। अपने लिए किसी कार्य का महत्व कैसे निर्धारित करें? बहुत सरल। आपको अपने आप से यह प्रश्न पूछना चाहिए: "यदि मैं ऐसा नहीं करूंगा तो क्या होगा?"

1. चतुर्थांश 4: महत्वपूर्ण नहीं और अत्यावश्यक नहीं

इस श्रेणी में हमारे जीवन के मामले शामिल हैं, जिनका काम से कोई लेना-देना नहीं है: सामाजिक मीडिया, मंच, इंटरनेट पर सर्फिंग, कंप्यूटर गेम, धारावाहिक देखना। हां, ऐसी गतिविधि आनंददायक जरूर है, लेकिन यह अनिवार्य नहीं है।

सामान्य तौर पर, यह गतिविधि कार्य दिवस की उत्पादकता को काफी कम कर देती है, आइजनहावर ने इस श्रेणी के मामलों को "व्यक्तिगत समय के भक्षक" कहा।

उदाहरण के लिए, 200 घंटों तक चलने वाली श्रृंखला को लें - पुनर्गणना के संदर्भ में, आपको पूरे एक सप्ताह का बर्बाद समय मिलता है, जिसका उपयोग बहुत अधिक लाभ के साथ किया जा सकता था।

इसलिए, अपने व्यक्तिगत खाने वालों की पहचान करना और न केवल काम, बल्कि व्यक्तिगत समय की भी योजना बनाकर उन पर कड़ा नियंत्रण रखने का प्रयास करना आवश्यक है।

इस चतुर्थांश में ऐसी नियमित चीजें भी हैं जो कई लोगों के लिए इतनी सुखद नहीं हैं: उदाहरण के लिए, बर्तन धोना, सफाई करना, खाना बनाना। यहां भी, एक समान भार की योजना बनाने के लिए, उन लोगों के साथ समझौता करना उचित है जिनके साथ आप एक ही घर में रहते हैं।

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कमर्शियल डायरेक्टर पत्रिका के संपादकों द्वारा तैयार किया गया निर्देश आपको बताएगा कि निराशाजनक परिस्थितियों में भी जीवन में सामंजस्य कैसे पाया जाए, यह बताया जाएगा कि समाज और मीडिया द्वारा लगाए गए किन दृष्टिकोणों से आपको तत्काल छुटकारा पाने की आवश्यकता है, और आपको बताएंगे कि यदि आप क्या करते हैं काम पूरा करने के लिए पर्याप्त दिन नहीं हैं।

कार्य समय नियोजन तालिका

यहां तालिका के रूप में एक सरल उदाहरण दिया गया है।

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यह उदाहरण कार्य योजनाओं के निर्माण के सिद्धांत को स्पष्ट रूप से प्रदर्शित करता है। यदि आवश्यक हो तो टेबल हो सकते हैं अधिक गहराई, नोट्स के लिए विस्तारित स्थान के साथ। इससे कोई फर्क नहीं पड़ता कि किसी व्यक्ति को लागू करने के लिए किस कार्यक्रम का उपयोग किया जाएगा प्रबंधक/विशेषज्ञ के कार्य समय की योजना बनाना। मेज़ -यह उपकरण सार्वभौमिक है, इसे सादे कागज पर भी बनाया जा सकता है। जो वास्तव में महत्वपूर्ण है वह है इसे अपने लिए, अपने कार्यों और लक्ष्यों के लिए अनुकूलित करने में सक्षम होना, और यह निर्धारित करना कि इसका उपयोग किस समय अंतराल के लिए किया जाएगा: दिनों, हफ्तों, महीनों के अनुसार।

वर्किंग टाइम फंड की प्लानिंग कैसी है

नियोजन का प्रारंभिक चरण सिस्टम के प्रारंभिक मापदंडों का विश्लेषण करना है - कार्य समय निधि (एफडब्ल्यू) और इसकी दिशाओं में सुधार के लिए गतिविधि की उपस्थिति। इसके बाद प्रश्नों का उत्तर आता है: इस गतिविधि (विशेषज्ञों, सेवाओं) और इसकी योजना के लिए कौन जिम्मेदार है? काम के घंटों को किस हद तक ध्यान में रखा जाता है? क्या व्यतीत किये गये समय की निगरानी की जा रही है? क्या एफआरवी भंडार का खुलासा किया गया है? क्या नियोजन स्तर पर कार्य समय की हानि को कम करने के लिए उपाय किए गए हैं? इसके लिए किन तरीकों का इस्तेमाल किया जाता है?

अगला चरण पीडीएफ के अनुप्रयोग का विश्लेषण है। इसके ढांचे के भीतर, वे श्रमिकों के उत्पादन की गतिशीलता का अध्ययन करते हैं (समय के संदर्भ में - प्रति घंटा, दैनिक, वार्षिक) और इसे प्रभावित करने वाले कारकों की पहचान करते हैं; पीडीएफ की स्थिति का विश्लेषण करें और कुछ प्रकार की अनुपस्थिति को कम करने के लिए अप्रयुक्त अवसरों का निर्धारण करें; कार्य समय निधि के संचालन आदि पर अवलोकन संबंधी डेटा तैयार करें। कार्य समय निधि के उपयोग का विश्लेषण करने के तरीकों पर अधिक विवरण शैक्षिक और पद्धति संबंधी साहित्य में पाया जा सकता है।

पीडीएफ के विश्लेषण के लिए सूचना आधार काम के घंटों के सांख्यिकीय और समय रिकॉर्ड का डेटा है; प्राथमिक लेखांकन का सारांश (निष्क्रिय समय, ओवरटाइम रोजगार, विवाह के उन्मूलन पर एक पत्रक); स्व-तस्वीरें और कार्य समय की तस्वीरें; सर्वेक्षण और प्रश्नावली डेटा.

विश्लेषण संपूर्ण पीडीएफ और उसके अनुप्रयोग की जांच करता है घटक भाग- उद्यम के विभिन्न स्तरों के ढांचे के भीतर पूरे दिन और इंट्रा-शिफ्ट फंड ( संरचनात्मक विभाजन, समग्र रूप से उद्यम, पेशे और समूह)। यह दृष्टिकोण "अड़चनों" का पता लगाना संभव बनाता है जिन पर सबसे पहले ध्यान दिया जाना चाहिए। विश्लेषण का परिणाम पीडीएफ के उपयोग में सुधार के लिए भंडार का आकलन है और तदनुसार, कार्य समय नियोजन की दक्षता में वृद्धि है।

प्राप्त परिणामों का उपयोग कार्य समय की उपयोगी निधि की योजना बनाने के लिए किया जाता है। इस घटना में एक नियोजित शेष बजट तैयार करना, उद्यम के मानदंडों के साथ इसके घटकों की तुलना करना, साथ ही अनुत्पादक लागतों के लिए कार्य समय की बचत करना शामिल है। कामकाजी समय के संतुलन को वितरित करने के तरीकों को अच्छा कवरेज मिला है प्रशिक्षण सामग्रीऔर भत्ते.

प्राप्त कार्य समय की योजना एवं विश्लेषण विशिष्ट लक्षणएक बाजार अर्थव्यवस्था में. उदाहरण के लिए, अनिवार्य प्रशासनिक अवकाश उद्यम के लिए उसकी लागत के संदर्भ में फायदेमंद है। अंशकालिक कार्य ने अपनी आरक्षित स्थिति खो दी है।

स्थायी पूर्णकालिक कर्मचारियों, अस्थायी कर्मचारियों के लिए एक विभेदित दृष्टिकोण ईसीएफ की योजना में प्रासंगिक हो जाता है; अंशकालिक रोजगार में.

सबसे प्रयोजन के लिए प्रभावी संगठनऔर उद्यम में कार्य समय की योजना बनाते समय, विशेष कार्यक्रम किए जाते हैं: सामाजिक-आर्थिक, संगठनात्मक, तकनीकी और चिकित्सा और निवारक। वे विभिन्न संगठनात्मक और तकनीकी योजनाओं, कामकाजी परिस्थितियों में सुधार की योजना आदि में परिलक्षित होते हैं। बाहरी प्रतिभागियों की भागीदारी पर स्थानीय अधिकारियों के साथ चर्चा की जानी चाहिए और उसके बाद ही गतिविधि योजना में शामिल किया जाना चाहिए। कोई भी आयोजन संसाधन-उपलब्ध होना चाहिए।

अपने कार्य समय की उचित योजना कैसे बनाएं?

नियम 1. एक ही समय पर उठें

किसी भी योजना का यह प्रारंभिक चरण बहुत ही अनुशासित और ऊर्जावान होता है।

नियम 2 सकारात्मक मनोदशादिन की शुरुआत में

हर सुबह अपने मूड पर काम करें, क्योंकि यह लक्ष्यों को प्राप्त करने के लिए कार्यों के समाधान को बहुत प्रभावित करता है। ऐसा करने के लिए, आप स्वयं से तीन प्रश्न पूछ सकते हैं:

• "आज" मुझे सफलता के करीब कैसे लाएगा?
• आज के दिन को यथासंभव आनंदमय बनाने के लिए मुझे क्या करना चाहिए?
• अपने स्वास्थ्य को बनाए रखने के लिए इस दिन क्या करना चाहिए?

इन सवालों का जवाब और सकारात्मक प्रेरणा का निर्माण अक्सर दो मिनट से अधिक नहीं होता है। अपनी मानक सुबह की गतिविधि शुरू करने से पहले उन्हें स्वयं को दें।

नियम 3

एक सामंजस्यपूर्ण सुबह की कुंजी रात की अच्छी नींद और अच्छा नाश्ता है। लेकिन कई लोग समय की कमी का बहाना बनाकर उन्हें दान कर देते हैं। हालाँकि, दोनों मिशनों को केवल दैनिक दिनचर्या के नियोजन चरण में प्राथमिकता देने की आवश्यकता है - संक्षेप में, आपको बस अपना समय इस तरह से आवंटित करने की आवश्यकता है कि आप जल्दी सो जाएं।

नियम 4: अपने कार्यदिवस की योजना बनाते समय थकान जैसे कारकों पर विचार करें

बहुतों को लगता है कि वे श्रम उत्पादकतापूरा दिन साइन लहर की तरह बदलता है। यह दैनिक बायोरिदम पर निर्भर नहीं करता - इस पर कि आप "लार्क" हैं या "उल्लू"। यह आपकी व्यक्तिगत गतिविधि वृद्धि की अवधि का पता लगाने और गतिविधि योजना में इस दैनिक अंतराल के लिए सबसे महत्वपूर्ण चीजों को रखने के लायक है। दोपहर का समय उन दैनिक कार्यों में लगाना बेहतर है जिनका विशेष महत्व नहीं है।

नियम 5. समय पर ब्रेक लें

कार्य समय की योजना बनाने के लिए बुनियादी नियमों में से एक छोटा आराम है, क्योंकि यह शरीर को स्वस्थ होने और काम पर ध्यान वापस लाने की अनुमति देता है। काम में छोटे-छोटे ब्रेक अवश्य लें, अवधि और आवृत्ति स्वयं निर्धारित करें। नियमितता याद रखें.

नियम 6

काम में जल्दबाजी न करने का प्रयास करें और जो काम आपने शुरू किया है उसे तार्किक निष्कर्ष तक पहुंचाएं। छोटी-छोटी चीज़ों से विचलित न हों, क्योंकि ये काम का समय चुराती हैं। याद रखें कि, हर बार पहले से शुरू किए गए काम पर लौटने पर, आपको पुराने कार्यों को दोहराना होगा, और इससे व्यक्तिगत गतिविधि योजना का संतुलन प्रभावित होगा।

नियम 7. खोजें उपयोगी अनुप्रयोगखाली समय

अपने शेड्यूल में सभी बेहिसाब अंतरालों (लाइन में इंतजार करना, बिना सूचना वाली बैठक) को उपयोगी गतिविधियों से भरने का प्रयास करें। अपने आप से यह प्रश्न पूछकर इसका सार परिभाषित करें: "अधिकतम लाभ प्राप्त करने के लिए मैं इन मिनटों को कैसे भर सकता हूँ?"

नियम 8: 70/30 सिद्धांत पर टिके रहें

आपको अपने कामकाजी समय का केवल 70% अपनी डायरी में दर्ज करना होगा। अन्यथा, भले ही आप अपना कार्य दिवस 100% निर्धारित करें, आपको गारंटी नहीं मिलेगी कि सभी कार्य पूरे हो जाएंगे, इससे भी अधिक: कई कार्य शेड्यूल के साथ मेल नहीं खाएंगे। इस सिद्धांत के अनुसार कार्य समय नियोजन का उद्देश्य बचत करना है तंत्रिका तंत्रओवरलोड से, एक मशीन की तरह महसूस करने से और एक कठोर ढांचे में कैद होने से रोकना।

नियम 9. शाम को कल के लिए योजना बनाएं

कल के लिए अपनी योजना आज के अंत में बनाएं और इसे एक लिखित सूची के रूप में बनाएं ताकि आप कुछ भी न चूकें। मामलों के महत्व को पहले से स्थापित करना और उन्हें कॉलम में वितरित करना बेहतर है। इससे आवश्यक कार्यों पर ध्यान केंद्रित करना संभव हो जाएगा, और अप्रत्याशित घटना की स्थिति में कम महत्वपूर्ण कार्यों को स्थानांतरित किया जा सकेगा।

नियम 10

सभी के लिए एक अपरिवर्तनीय नियम. जितनी अधिक बार आप आराम के लिए समय निकाल पाएंगे, बाद में आप उतना ही अधिक उत्पादक काम करेंगे। इस अवधि के दौरान, आप कार्यस्थल पर, घर में चीजों को व्यवस्थित कर सकते हैं, बर्तन धो सकते हैं, पत्रिका या किताब पढ़ सकते हैं, ताजी हवा में टहल सकते हैं, दूसरों की मदद कर सकते हैं। यदि आप इसे अनायास नहीं कर सकते, तो उन कार्यों की भी योजना बनाएं।

नियम 11. अपनी क्षमताओं के बारे में यथार्थवादी बनें

यह विश्वास करते हुए कि आप किसी भी पहाड़ को संभाल सकते हैं, अपने आप पर भारी मात्रा में काम न थोपें। अपनी स्वयं की शक्तियों का आकलन करने के लिए गंभीरता से संपर्क करें और एक दिन/सप्ताह/महीने में आपको जो गारंटी दी जाती है उसे बेहतर तरीके से लें, कार्य समय की ऐसी योजना अधिक प्रभावी होगी।

नियम 12

मेज पर और कार्यालय में वस्तुओं के प्रति यह दृष्टिकोण भविष्य में समय बचाने में मदद करता है। यह नियम बना लें कि किसी चीज का उपयोग करने के बाद उसे वहीं लौटा दें जहां से आपने उसे लिया था। स्थापित करना निश्चित स्थानके लिए अलग - अलग प्रकारचीज़ें - कागजात के लिए एक फ़ोल्डर, एक पेंसिल केस, एक डेस्क दराज या एक चेक बॉक्स।

नियम 13. एक सक्रिय और स्वस्थ जीवन शैली अपनाएं

ऐसा प्रतीत होता है, कार्यालय कर्मचारियों को खेल, योग, फिटनेस, उचित पोषण, जिमनास्टिक की आवश्यकता क्यों है? तब क्या स्वस्थ शरीरऔर कल्याण को सकारात्मक ऊर्जा और अत्यधिक उत्पादक कार्य गतिविधि के लिए तत्परता के साथ सबसे अच्छा जोड़ा जाता है, खासकर इसकी उच्च गुणवत्ता वाली योजना के बाद।

नियम 14

योजना और कार्यान्वयन में स्व-संगठित होने का सबसे अच्छा तरीका व्यावसायिक गतिविधि- अपने काम के प्रति संतुष्टि और प्यार की भावना का अनुभव करना। इसका लाभ यह है कि प्रेरणा को चिमटे से खींचना नहीं पड़ता, वह अपने आप और बड़ी मात्रा में आती है।

मुखिया के कार्य समय की योजना बनाना और व्यवस्थित करना

टिप 1. दिन के लिए योजनाओं की समीक्षा करें

ऐसा करने के लिए, आप एबीसी विश्लेषण या आइजनहावर मैट्रिक्स का उपयोग कर सकते हैं। यहां तक ​​कि एक कार्य दिवस के लिए दस मिनट की तैयारी भी प्रतिदिन दो घंटे बचा सकती है। इनका सदुपयोग करें.

टिप 2. समान मामलों के ब्लॉक का गठन

लगातार विचलित रहने वाले व्यक्ति को एक केंद्रित और उत्साही व्यक्ति की तुलना में काम करने के लिए काफी अधिक समय की आवश्यकता होती है। यह एक और "रन-अप" और "विसर्जन" की आवश्यकता के कारण है, अर्थात, श्रम गतिविधि में वापसी। एक ही प्रकार के कार्यों के ब्लॉक कार्य समय बचाने में मदद करेंगे: गतिविधि योजना के चरण में उन्हें ठीक करना आसान होता है।

टिप 3: कार्यस्थल पर अपने लिए समय निकालें

अक्सर, फ़ोन पर आगंतुक, अधीनस्थ या ग्राहक सीधे कर्तव्यों से ध्यान भटकाते हैं। ये सभी वास्तव में महत्वपूर्ण कार्यों के निष्पादन में मजबूत हस्तक्षेप पैदा करते हैं, कार्य समय के संतुलन को बाधित करते हैं। इस संबंध में, कार्य दिवस के दौरान हर किसी के लिए उपलब्ध रहना असंभव है - आपके कार्यालय में और फोन पर दोनों पर। काम के घंटों को निर्धारित करने की प्रक्रिया में, उनके शिल्प के स्वामी अपने लिए अंतराल का आयोजन करते हैं जब कोई उन्हें परेशान नहीं करेगा। आप उनके टूल का भी उपयोग कर सकते हैं, उदाहरण के लिए, आगंतुकों को प्राप्त करने के लिए घंटे निर्धारित करें, उत्तर देने वाली मशीन का उपयोग करें।

टिप 4: प्रत्येक कार्य के लिए सीमित समय निर्धारित करें

एक निश्चित प्रकार के कार्य की अवधि सीधे तौर पर उपलब्ध समय पर निर्भर होती है। यहां तक ​​कि सबसे छोटा कार्य भी योजना के अधीन है: कार्य को उतना ही समय देना सीखें जितना उसे पूरा करने में लगता है। उदाहरण के लिए, व्यापार वार्ता में देरी नहीं होनी चाहिए, आपको हित के सभी मुद्दों पर यथासंभव चर्चा करनी चाहिए, लेकिन एक घंटे से अधिक नहीं। यह सख्त समय-सीमा और नियमों की मदद से किया जा सकता है। मार्गदर्शन करें सरल नियम: "समय ही पैसा है", उनकी सराहना करें और उन्हें बचाएं।

युक्ति 5: प्रत्यायोजन का उपयोग करें

किसी भी समय का सम्मान करने वाले अभिनेता को सभी कार्य स्वयं नहीं करने चाहिए। इस दृष्टिकोण को पहले से ही कार्य समय नियोजन के सिद्धांतों और नियमों में वर्णित किया गया है: जो कुछ भी अन्य लोगों को सौंपा जा सकता है (65% कार्य जो समय और प्रयास का उपभोग करते हैं, लेकिन महत्वपूर्ण परिणाम नहीं लाते हैं) उन्हें सौंपा जाना चाहिए। यह न केवल कर्मचारियों की सहायता पर लागू होता है, बल्कि तीसरे पक्ष की एजेंसियों, संगठनों, परामर्श फर्मों से सहायता के उपयोग पर भी लागू होता है।

टिप 6. बड़े कार्यों को घटकों में तोड़ें

लोग बड़े या बड़े कार्यों से बचते हैं, उनके कार्यान्वयन में देरी करने के लिए हर संभव तरीके से प्रयास करते हैं, क्योंकि परिणाम उन्हें बहुत दूर लगता है। यह तथ्य कमजोर व्यक्तिगत समय नियोजन कौशल को इंगित करता है, लेकिन इसे टाला जा सकता है। सबसे तेज़ परिणाम देने वाले केस लगभग सभी को पसंद आते हैं। इसे अल्बर्ट आइंस्टीन ने लकड़ी काटने के उदाहरण से देखा। दीर्घकालिक लक्ष्यों और बड़ी परियोजनाओं के साथ भी ऐसा ही किया जा सकता है: उन्हें विभाजित करें छोटे कार्य, उनकी योजना बनाएं, और फिर उन्हें समय-समय पर व्यवस्थित रूप से क्रियान्वित करें (उदाहरण के लिए, दिन में दो घंटे)। मान लीजिए, एक सप्ताह के बाद, पहले परिणाम सामने आएंगे - परियोजना के पहले भाग का लक्ष्य प्राप्त किया जाएगा (योजना के अनुसार), इससे इस दिशा में काम करना जारी रखने की ताकत और प्रेरणा मिलेगी।

टिप 7. प्राथमिकता वाले कार्यों के लिए व्यक्तिगत समय सीमा निर्धारित करें

जब आप पहले से जानते हैं कि चालू माह के लिए कौन से मामले प्राथमिकता होंगे, तो उन्हें कार्य कैलेंडर में नोट किया जा सकता है और समान बातचीत/बैठकों के साथ-साथ व्यक्तिगत योजना में भी ध्यान में रखा जा सकता है। इस प्रकार, जब इस तिथि के लिए कोई अन्य कार्यक्रम या कार्रवाई करना आवश्यक हो जाता है, तो यह पहले से ही "बुक" हो जाएगा, जो एक बार फिर आपको कार्य के उद्देश्यपूर्ण महत्व की याद दिलाता है। कार्य गतिविधियों की योजना बनाने के मामले में यह सलाह विशेष महत्व रखती है।

टिप 8. अपने कार्यक्षेत्र को ठीक से व्यवस्थित करें

सबसे पहले, यह डेस्कटॉप पर ऑर्डर की चिंता करता है। उस पर केवल वही दस्तावेज़ छोड़े जाने चाहिए, जिनके बिना श्रेणी ए के कार्यों को करना असंभव है। इस क्रिया की एक मनोवैज्ञानिक पृष्ठभूमि है: मेज पर आदेश देने से विचारों को व्यवस्थित करने में मदद मिलती है, और अतिरिक्त कागजात में समय लगता है।

टिप 9. कोशिश करें कि दूसरों को आप पर अतिरिक्त ज़िम्मेदारियाँ न डालने दें

अक्सर नेता अपनी क्षमता के क्षेत्रों का विस्तार करते हुए नई चीजों में रुचि रखते हैं और लगे रहते हैं। व्यक्तिगत रुचि से बाहर आकर उन बैठकों में, जिनमें कोई कर्मचारी आमतौर पर शामिल नहीं होता है, वह कार्य समूहों में शामिल हो सकता है या अतिरिक्त कार्य प्राप्त कर सकता है जो उसकी योजना में शामिल नहीं हैं और परिणामस्वरूप, मुख्य कार्य और उसकी योजना पर बोझ बन जाता है। पद के भीतर उनकी प्रासंगिकता के लिए अपने सभी कार्यों की दोबारा जांच करना सबसे अच्छा है, जिससे आपके समय नियोजन कौशल में सुधार होगा।

टिप 10. मूल्यांकन करें कि जिन चीज़ों में वे अचानक आपको शामिल करना चाहते हैं वे कितनी महत्वपूर्ण और अत्यावश्यक हैं।

अप्रत्याशित घटना और अन्य अत्यावश्यक मामले - सामान्य घटनाकिसी भी फर्म या उद्यम के लिए, भले ही वे सख्त योजना के ढांचे के भीतर काम करना चाहते हों। उन्हें हल करने के लिए सभी उपलब्ध संसाधन जुटाए जाते हैं। यदि आप वर्तमान स्थिति में मदद करने के लिए सहमत हैं, तो याद रखें कि इससे आपके शेड्यूल में वर्तमान महत्वपूर्ण कार्यों से समय निकल जाएगा, इसलिए हमेशा इस बात पर विचार करें कि क्या वे त्याग करने लायक हैं।

टिप 11 आवेग में कार्य न करें - स्मार्ट निर्णय लें

कभी-कभी कुछ निर्णय आवेग, अनियंत्रित आवेग के परिणामस्वरूप लिए जाते हैं। लेकिन इससे शेड्यूल में विचलन होता है और लक्ष्य हासिल करने के लिए काम के घंटों की प्रभावी योजना में बाधा आती है। यदि आप कुछ करने की क्षणिक इच्छा महसूस करते हैं (उदाहरण के लिए, कॉल करें), तो ध्यान से विचार करें और तौलें कि क्या आपने जो योजना बनाई है वह वास्तव में करने लायक है या नहीं।

युक्ति 12. अपनी प्राथमिकताएँ ठीक से निर्धारित करें

मामलों के एक बड़े प्रवाह में - सम्मेलन, बैठकें, कॉल, टेक्स्ट - नेविगेट करना बहुत मुश्किल हो सकता है, और जब आप एक ही बार में सब कुछ लेते हैं या इसे अलग-अलग छोर से भागों में लेते हैं, तो आपके पास बहुत कम समय बचता है। यहां प्राथमिकताओं के मैट्रिक्स के रूप में समय नियोजन के इस तरीके को याद करना और स्पष्ट रूप से परिभाषित और स्पष्ट रूप से महत्वपूर्ण कार्यों के कार्यान्वयन से शुरू करना, धीरे-धीरे कम महत्वपूर्ण कार्यों की ओर बढ़ना उपयोगी है।

मुखिया के सचिव के कार्य समय की योजना बनाना

सचिव के व्यक्तिगत कार्य समय की योजना बनाने का मुख्य कर्तव्य और उद्देश्य बॉस को यथासंभव कार्यमुक्त करना और उसे अपना समय आवंटित करने में मदद करना है। यह श्रम गतिविधि के लिए सभी संभावित घंटों और मिनटों का उपयोग करने की दक्षता बढ़ाने का कार्य है। और इसका मतलब यह है कि मुखिया और सचिव के कार्य और गतिविधियों की योजना अन्योन्याश्रित हैं।

सबसे पहले, सचिव संगठनात्मक, प्रारंभिक और प्रबंधकीय प्रकार के कार्यों में मदद करता है, बॉस के लिए रचनात्मकता के लिए जगह खाली करता है। इस प्रयोजन के लिए, सहायक को उच्च स्तर की दैनिक दिनचर्या, सभी संभावित अवधियों - दिन/माह/तिमाही के लिए अपने कार्यों की अनुसूची जानने की आवश्यकता है। प्रभावी योजनासचिव का कार्य समय उसके तत्काल पर्यवेक्षक के शेड्यूल पर निर्भर करता है, क्योंकि वह सभी बैठकें, बातचीत और अन्य मामले (आगंतुकों का स्वागत, कागजी कार्रवाई) तैयार करता है जो बॉस के शेड्यूल में होते हैं। नियोजन में महत्वपूर्ण भूमिका कार्यों के पदानुक्रम द्वारा उनके मूल्य और महत्व के अनुसार निभाई जाती है।

इसके अलावा, सचिव के कर्तव्यों में अन्य कार्य भी शामिल हैं जो अधिकारियों के दिन के शासन पर निर्भर नहीं होते हैं (और श्रम गतिविधि की योजना में परिलक्षित होते हैं): यह मेल की जांच करना और पत्राचार का जवाब देना, दस्तावेज़ प्रबंधन, नियंत्रण है फ़ाइल, आदि सहायक का समय नियोजन कौशल शीर्ष पर होना चाहिए। उसके शेड्यूल के शुरुआती बिंदु हमेशा दोहराई जाने वाली गतिविधियाँ हैं, उदाहरण के लिए:

• मुखिया का कार्यस्थल तैयार करें;
• अपने स्वयं के कार्यस्थल को साफ-सुथरा रखें;
• सभी प्रकार के आने वाले ईमेल संभालें;
• नियंत्रण फ़ाइल देखें;
• अधिकारियों को मामलों की स्थिति का सारांश प्रदान करें और वर्तमान दिन के लिए कार्यक्रम स्पष्ट करें।

प्रबंधक के शेड्यूल के संबंध में कार्य समय नियोजन के एक सरल उदाहरण पर विचार करें। सचिव की कार्यवाही का कार्यक्रम कुछ इस प्रकार होगा। जब बॉस 11:00 बजे एक बैठक की योजना बनाता है, तो 10:30 बजे सहायक की योजना उसके संगठन को आगामी सभी कार्यों के साथ चिह्नित करेगी: अनुस्मारक, सामग्री की फोटोकॉपी, सम्मेलन कक्ष की सफाई, लॉगिंग। यदि 14:00 बजे प्रबंधक ने कार्यालय के बाहर बातचीत की योजना बनाई है, तो सचिव के कार्यक्रम में कार बुलाने और दस्तावेज़ एकत्र करने के आइटम शामिल होंगे। साथ ही, कार्यों की सूची इंगित करती है कि आपको किसके साथ और किस समय बॉस से टेलीफोन पर बातचीत के लिए जुड़ने की आवश्यकता है, किस दस्तावेज़ को ठीक करने की आवश्यकता है, और शुरुआत से क्या भरना है, आदि।

सबसे अच्छा विकल्प बॉस के साथ मिलकर दैनिक गतिविधियों के लिए एक निरंतर समय अंतराल निर्धारित करना है: दस्तावेजों पर हस्ताक्षर करना, आगंतुकों का स्वागत करना। इससे काम में सुधार होगा और विशेषज्ञ और उसके सहायक दोनों के कार्य समय की योजना बनाने में मदद मिलेगी। कार्य शेड्यूल विकसित करते समय, आपको अचानक जरूरी और महत्वपूर्ण कार्यों, फोन कॉल और अन्य आपात स्थितियों के मामले में एक अच्छा रिजर्व छोड़ने की भी आवश्यकता होती है।

सचिव कार्य दिवस के अंत को आउटगोइंग पत्राचार भेजने के लिए समर्पित करता है, और कल के लिए कार्यक्रमों की योजना भी बनाता है।

जब कार्य दिवस समाप्त हो जाता है, और प्रबंधक को कार्यालय में देर हो जाती है, तो सहायक तभी घर जा सकता है, जब उनके बीच उचित समझौता हो और वह बॉस को सभी आवश्यक डेटा प्रदान करे।

परिसर छोड़ने से पहले, सचिव सभी दस्तावेज़ हटा देता है, अलमारियाँ, तिजोरियाँ बंद कर देता है, इलेक्ट्रॉनिक उपकरण बंद कर देता है (यह टेलीफोन, मॉडेम, फैक्स पर लागू नहीं होता है), कार्यस्थल को क्रम में रखता है।

प्रबंधक का समय निर्धारण

नियोजन का सार लक्ष्यों के कार्यान्वयन के लिए तैयारी और कार्य समय का नियमन है। प्रबंधक के कार्य समय की योजना बनाने के सिद्धांत विनियमन के सामान्य सिद्धांतों से बहुत भिन्न नहीं हैं श्रम गतिविधि. आपके समय संसाधनों के तर्कसंगत उपयोग में आपके कार्यों, लक्ष्यों, उद्देश्यों और समय बजट को समझना शामिल है।

किसी विशेषज्ञ के कार्य समय को व्यवस्थित करने की प्रक्रिया में, व्यापक रूप से ज्ञात योजना तकनीकों का उपयोग किया जाता है। प्रबंधक को निम्नलिखित नियमों द्वारा निर्देशित होने की आवश्यकता है:

• दैनिक कार्य योजना का 60% निर्धारित कार्य के लिए आवंटित किया जाता है;
• 20% समय - अप्रत्याशित कार्यों के लिए;
• अंतिम 20% सहज कार्यों के लिए सर्वोत्तम है।

"समतल" संगठनात्मक संरचनाएँमहत्वपूर्ण अनिश्चितता की स्थिति में जटिल समस्याओं को हल करने के लिए छोटे उद्यमों में उपयोग किया जाता है। ऐसी इकाइयों की विशेषता निम्नलिखित नुकसान हैं: प्रबंधकों का अत्यधिक कार्यभार, कार्यों को नियंत्रित करने में कठिनाई एक लंबी संख्यालोगों के साथ-साथ विभागों के काम के समन्वय से जुड़ी कठिनाइयाँ।

व्यतीत किया गया समय (खासकर यदि इसे नियोजन चरण में नोट नहीं किया गया है) को अनिवार्य संकेत के साथ दर्ज किया जाना चाहिए कि इसका क्या और कैसे उपयोग किया गया था। यह इस तथ्य में योगदान देता है कि, अपने कार्य समय की लागतों की पूरी तस्वीर प्राप्त करने के बाद, प्रबंधक भविष्य में अपनी योजना को अधिक प्रभावी ढंग से व्यवस्थित करने में सक्षम होगा; गुणवत्तापूर्ण योजना विकसित करने के लिए कार्यों को लघु, मध्यम और दीर्घकालिक में विभाजित किया जाएगा।

नियमितता, निरंतरता और निरंतरता को नियोजन के मुख्य सिद्धांतों के रूप में स्थान दिया जाना चाहिए। आपको इनमें से किसी एक का अनुसरण करना होगा महत्वपूर्ण सिद्धांतगतिविधियों की योजना बनाना - लक्ष्यों की वास्तविकता: उतनी जिम्मेदारियाँ लें जिन्हें पूरा करना संभव हो।

प्रबंधक के कार्य समय के तर्कसंगत व्यय के केंद्र में उसकी दीर्घकालिक योजना है। यह एक बहुवर्षीय प्रणाली है, जिसे ध्यान में रखकर वार्षिक एवं त्रैमासिक योजनाएँ बनाई जाती हैं। उत्तरार्द्ध को वार्षिक के साथ समन्वित किया जा सकता है और मासिक में विभाजित किया जा सकता है। दैनिक और साप्ताहिक योजनाएँ पूरी तरह से उनके अनुरूप होती हैं और साथ ही प्रबंधक के कार्य समय के उपयोग को सबसे सटीक रूप से दर्शाती हैं। एक दिन के स्तर पर कार्य गतिविधियों की योजना बनाना प्रबंधक की कार्य गतिविधियों की समग्र योजना में एक महत्वपूर्ण कदम है, यह स्थिति के आधार पर निरंतर निगरानी और समायोजन के अधीन है।

आप जो कुछ भी करना चाहते हैं उसे करने के लिए पर्याप्त समय न होना आज की दुनिया में एक आम समस्या है। कार्य दिवस की उचित योजना बनानाइससे आपके भारी संख्या में कीमती घंटे बचेंगे। और आज आपको इस विषय पर कुछ महत्वपूर्ण टिप्स प्राप्त होंगे।

आरंभ करने के लिए, हम कार्य दिवस की योजना पर प्रकाश डालते हैं - इसे करने की जरूरत है. बिना प्रमाण मान लेना। इसके बाद, आपको अपने दिन को 3 समूहों में विभाजित करना होगा और उनमें से प्रत्येक के लिए हम आपको अपने नियम देंगे। यहाँ सब कुछ सरल है:

1. कार्य दिवस की शुरुआत.
2. दिन के मध्य में.
3. कार्य दिवस का समापन.

दिन की शुरुआत के नियम

सुबह वह क्षण होता है जब आप सोने के बाद ऊर्जावान होते हैं। यह सुबह आपकी स्थिति पर निर्भर करता है, दिन कितना उत्पादक रहेगा. इसलिए सलाह का पहला बैच लें।

सकारात्मक रवैया

कहने की जरूरत नहीं है, अगर आप अच्छा मूडसुबह में, चीजें आसान हो जाती हैं, व्यावसायिक समस्याओं को हल करना आसान हो जाता है और कम समय लगता है।

इसलिए, हर सुबह कुछ ऐसा खोजें जो आपको सकारात्मक ऊर्जा से भर दे: अच्छी यादें, जल्द ही वह करने की प्रत्याशा जो आपको पसंद है। हर सुबह अपने आप से निम्नलिखित प्रश्न पूछने की आदत डालें:

आज का दिन मुझे अपने लक्ष्य को प्राप्त करने के करीब कैसे ला सकता है?

मैं पाने के लिए क्या कर सकता हूँ आजअधिकतम आनंद?

मैं आज अपनी जीवनशैली (स्वास्थ्य) को बनाए रखने के लिए क्या कर सकता हूँ?

इस प्रक्रिया में आपको 2 मिनट से अधिक समय नहीं लगेगा, और इसके दैनिक प्रदर्शन का प्रभाव सभी अपेक्षाओं से अधिक हो सकता है।

सही शुरुआत

अगला क्षण है आपके कार्य दिवस की सही शुरुआत. इसकी शुरुआत कहां से होनी चाहिए? इत्मीनान से नाश्ते से लेकर कार्यस्थल तक उसी तरह।

लंबे और हार्दिक नाश्ते के लिए समय नहीं है?एक सरल उपाय है: जल्दी सो जाओ। अन्यथा, आप शुरुआत में ही अपना दिन बर्बाद करने का जोखिम उठाते हैं - चेक किया गया!

काम की शुरुआत

अपना कार्य दिवस तुरंत प्रारंभ करें एक ही समय पर. यह नियम आपको और भी अधिक अनुशासित व्यक्ति बनने में मदद करेगा।

जब यह एक आदत बन जाती है, तो आप बोनस के रूप में अपनी सेना की गतिशीलता में वृद्धि देखेंगे।

योजनाओं का सत्यापन

यदि आप आज के कार्य दिवस की योजना कल बना रहे थे सुबह जांच करने की जरूरत है. इसमें 10 मिनट लगेंगे, लेकिन 2 घंटे तक बचा सकते हैं!

यह भी बेहतर है कि अपने समय का 60% ध्यान में रखकर ही योजना बनाएं और शेष 40% अप्रत्याशित और अप्रत्याशित या जरूरी कार्यों के लिए छोड़ दें।

"स्विंग" मत करो

दिन के सबसे उत्पादक हिस्से की शुरुआत बार-बार बधाई देने या बेकार खबरों पर चर्चा करने से न करें। अपने नियोजित लक्ष्यों को साकार करना शुरू करें तुरंत!

सभी "सामाजिक" मामलों को बाद के समय के लिए पुनर्निर्धारित किया जा सकता है। यह दोपहर के लिए बिल्कुल उपयुक्त है।

सबसे पहली बात!

अपने दिन की शुरुआत एक निर्णय से करें मुख्य कार्य. बाकी सब कुछ इंतजार करेगा और कहीं नहीं जाएगा। विशेषकर, आपका मेलबॉक्स जे

सचिव आपका सहायक है

अपने सचिव को अपनी योजनाओं से अपडेट रखना सुनिश्चित करें, क्योंकि वह आपका सहायक और भागीदार है। इसके लिए आपके पास केवल 2 मिनट हैं - इसे करें।

इस कदम से आपका समय बचेगा और कार्यक्षमता बढ़ेगी। एक अच्छा सचिव आपको उतार देगाऔर यदि आवश्यक हो तो आपको एक महत्वपूर्ण बैठक की याद दिलाएगा। उसे आपके सभी मामलों की जानकारी होनी चाहिए।

दिन के मध्य के नियम

दिन के मध्य में- यह वह अवधि है जब काम पूरे जोरों पर है, आपने मुख्य कार्य पूरे कर लिए हैं या करना जारी रखा है। दिन के इस भाग के लिए, हमने आपके लिए 11 युक्तियाँ तैयार की हैं।

मेज पर ऑर्डर करें

मेज पर केवल वही कागजात छोड़ें जो आपको वर्तमान समस्या को हल करने में मदद करते हैं। बाकी को हटा दें. मेज पर छह से अधिक दस्तावेज़ नहीं होने चाहिए।

समय सीमा निर्धारित करें

यदि आप अधीनस्थ हैं तो यह सुनिश्चित करने का प्रयास करें आप इंस्टॉल कर सकते हैंया उन कार्यों को पूरा करने के लिए समय सीमा निर्धारित करें जो आपको सौंपे गए हैं। यदि आप एक नेता हैं, तो अपने अधीनस्थों के लिए कार्यों को पूरा करने के समय में एक तिहाई की कटौती करें।

प्रतिक्रिया

यदि आप अचानक अपने लिए किसी महत्वहीन बैठक में भाग लेने का निर्णय लेते हैं, तो इस तथ्य के लिए तैयार रहें आपको इस पर अतिरिक्त निर्देश दिए जाएंगे. यदि आप वहां नहीं होते तो आपको अतिरिक्त कार्य नहीं मिलते...

अत्यावश्यक कार्य

हमेशा और किसी भी मामले में, ऐसी स्थिति उत्पन्न होती है जो अत्यावश्यक होगी और आपका ध्यान खींच लेगा. इससे वर्तमान कार्यों के निष्पादन में रुकावट आएगी।

यह आप पर निर्भर है कि विचलित होना और ऐसी स्थितियों में उलझना उचित है या नहीं। लेकिन हमेशा प्राथमिकताओं के आधार पर निर्णय लें: क्या करना अधिक महत्वपूर्ण है - समसामयिक मामले या "अत्यावश्यक"?जब भी संभव हो ऐसे अचानक कार्य सौंपें।

आवेगपूर्ण क्रियाएं

वर्तमान कार्य (विशेष रूप से सबसे महत्वपूर्ण कार्य) करते समय, आप अचानक फ़ोन कॉल करना या कोई अन्य अनियोजित आवेगपूर्ण कार्य करना चाह सकते हैं।

आवेग का पालन करने के लिए अपना समय लें - विचार करें कि क्या यह विचलित होने लायक है, यह कितना महत्वपूर्ण है?

विराम

हमेशा कार्य दिवस के दौरान योजना टूट जाती है. उन्हें कितने समय तक रहना चाहिए यह आप पर निर्भर है। इस बिजनेस में सबसे महत्वपूर्ण चीज है नियमितता.

अपनी दिनचर्या को समूहीकृत करें

आप सभी छोटे-छोटे नियमित कार्यों को समान सुविधाओं के अनुसार अनुभागों, ब्लॉकों में जोड़ सकते हैं। और फिर उन्हें ऐसे ब्लॉक में निष्पादित करें।उदाहरण के लिए, 10 मिनट के 6 ब्लॉक - फोन कॉल. यहां प्रत्येक ब्लॉक के निष्पादन समय को यथासंभव कम करना महत्वपूर्ण है।

मामलों का समापन

आप जो शुरू करते हैं उसे अंतिम चरण तक ले आएं। किसी लंबे कार्य को हल करते समय बार-बार विचलित न होने का प्रयास करें। चूँकि इसके बाद आपको निष्पादन पर लौटना होगा और समय बर्बाद करते हुए कुछ काम फिर से करना होगा। कम से कम, निष्पादन की गति बहाल करें।

इस पल को जब्त

यदि आपके पास अचानक है "मजबूर खाली समय» फिर सोचें कि इसका तर्कसंगत उपयोग कैसे किया जा सकता है। उदाहरण के लिए, जब आप शेफ के प्रतीक्षा कक्ष में बैठते हैं और अपनी बारी का इंतजार करते हैं।

आपका घंटा

कार्य दिवस की योजना बनाते समय, सुनिश्चित करें अपने लिए एक घंटा निर्धारित करें. इस समय, आपके सचिव को सभी को जवाब देना चाहिए कि आप वहां नहीं हैं, या बस कार्यालय बंद कर दें ताकि कोई आपको परेशान न करे।

इस घंटे को उन कार्यों को हल करने में लगाएं जो अत्यावश्यक नहीं हैं, लेकिन महत्वपूर्ण हैं। इसके अलावा, जब कोई आपका ध्यान नहीं भटकाता है, तो आप ऐसे ही कार्यों को याद कर सकते हैं जो आपाधापी में भूल गए थे।

सामंजस्य और नियंत्रण

समय-समय पर समय न निकालें उनकी योजनाओं का सामंजस्य और उनके कार्यान्वयन का नियंत्रण. हम पहले ही कह चुके हैं कि इस कार्रवाई से आपका समय खर्च होने से अधिक समय बचेगा। इसके अलावा, उदाहरण के लिए, बदली हुई प्राथमिकताओं के कारण आप योजना में कुछ बदलाव कर सकते हैं।

दिन ख़त्म करने के नियम

बार-बार समय देखने से विचलित न हों और कार्य दिवस समाप्त होने की प्रतीक्षा करें। यह समयावधि भी महत्वपूर्ण है, पिछले वाले की तरह। निम्नलिखित 3 युक्तियों पर ध्यान दें.

जो नहीं हुआ उसे पूरा करो

ऐसे मामलों का एक समूह है अत्यावश्यक नहीं हैं, लेकिन वे आवश्यक हैं. ताकि वे जमा होकर रुकावट न बनें, उन्हें दिन के अंत में करें, जब सबसे महत्वपूर्ण लक्ष्य प्राप्त हो जाएं। इस अवधि के दौरान, आपके पत्राचार को पढ़ना समाप्त करने, सचिव को प्रेस के लिए आदेश निर्देशित करने आदि का समय आ गया है।

दिन का विश्लेषण

दिन की योजना के आधार पर विश्लेषण करें कि आप आज क्या करने में सफल रहे, आपकी दक्षता क्या है, आप कितनी बार मुख्य कार्यों से विचलित हुए और यदि संभव हो तो भविष्य में इससे कैसे बचा जा सकता है? ये एक है महत्वपूर्ण तत्व सफल कार्यान्वयनमामले - नियंत्रण एवं विश्लेषण.

कल के लिए योजना बनाएं

कल के कार्य दिवस की योजना बनाने में 15-20 मिनट व्यतीत करें। इसे एक दिन पहले करना बेहतर है।. लेकिन सुबह जांच करना भी न भूलें।

काम पर उतना ही समय खर्च किया जाता है जितना उपलब्ध है, या कोई भी काम आवंटित समय के भीतर किया जाता है। कार्य दिवस की योजना बनाने के ये सिद्धांत और नियम मनोवैज्ञानिक रूप से उचित हैं और विभिन्न तरीकों से खुद को साबित कर चुके हैं जीवन परिस्थितियाँ.

प्रबंधक निम्नलिखित पैटर्न से अवगत हैं: काम में उतना ही समय खर्च किया जाता है जितना समय उपलब्ध होता है, यानी कोई भी काम उसके लिए आवंटित समय के दौरान किया जाता है।

कार्य दिवस की योजना बनाने के सिद्धांत और नियम, जो हम आपके ध्यान में लाते हैं, बाध्यकारी नहीं हैं। उनमें से कई आपको तुच्छ लग सकते हैं। हालाँकि, वे मनोवैज्ञानिक रूप से उचित हैं और उन्होंने विभिन्न जीवन स्थितियों में खुद को साबित किया है। सभी सिद्धांतों का उपयोग करना आवश्यक नहीं है. उनमें से प्रत्येक को लागू करने का प्रयास करें, अपनी शैली ढूंढें - यह आपके लिए सबसे अच्छा होगा।

इसलिए, कार्य समय के संगठन को मूल सिद्धांत का पालन करना चाहिए: "कार्य को मेरा पालन करना चाहिए, न कि इसके विपरीत।" कार्य दिवस की योजना बनाने के नियमों को तीन समूहों में विभाजित किया जा सकता है:

• दिन की शुरुआत के नियम;
• मध्याह्न नियम;
• दिन के अंत के नियम.

दिन की शुरुआत के नियम

1. दिन की शुरुआत सकारात्मक सोच के साथ करें। प्रत्येक दिन के लिए कुछ सकारात्मक शुरुआत खोजने का प्रयास करें, क्योंकि जिस मनोभाव के साथ आप आने वाले कार्यों को हल करना शुरू करते हैं महत्त्वसफलता प्राप्त करने के लिए. हर सुबह अपने आप से तीन प्रश्न पूछें:

1. यह दिन मुझे मेरे लक्ष्यों को प्राप्त करने के करीब कैसे ला सकता है?
2. इससे यथासंभव अधिक आनंद प्राप्त करने के लिए मुझे क्या करना चाहिए?
3. अपनी जीवनशैली को बनाए रखने के लिए (अपने स्वास्थ्य को बनाए रखने के लिए) मैं आज क्या कर सकता हूं?

सकारात्मक दृष्टिकोण बनाने में आमतौर पर दो मिनट से अधिक समय नहीं लगता है। अपनी "मानक सुबह की दिनचर्या" शुरू करने से पहले खुद को वो दो मिनट दें।

2. अच्छा नाश्ता करें और बिना किसी जल्दबाजी के काम पर निकलें। बिना नींद के, बिना नाश्ते के, जितनी जल्दी हो सके काम पर जाना - ऐसी शुरुआत दिन को बर्बाद कर सकती है! यह मत कहिए कि आपके पास आराम से नाश्ते के लिए समय नहीं है, यह प्राथमिकता देने का मामला है (पर्याप्त नींद लेने और भरपूर नाश्ता करने के लिए आपको बस जल्दी बिस्तर पर जाने की जरूरत है)।

3. एक ही समय पर काम शुरू करें. यह आत्म-अनुशासन का एक तत्व है, जो बलों को संगठित करने में योगदान देता है।

4. दिन भर के लिए अपनी योजनाओं की जाँच करें। एबीसी (एबीसी) विश्लेषण पद्धति या आइजनहावर सिद्धांत का उपयोग करें। यह स्थापित किया गया है कि कार्य दिवस के लिए दस मिनट की तैयारी से दो घंटे तक के कार्य समय की बचत होती है। तो ये दो घंटे जीतें! इसके अलावा, कार्य दिवस की योजना बनाते समय, निम्नलिखित नियम पर विचार करें: आपको अपने समय का 60% से अधिक की योजना बनाने की आवश्यकता नहीं है, और 40% अप्रत्याशित और जरूरी मामलों के लिए आरक्षित निधि है।

5. बिना बिल्डअप के व्यवसाय में उतरें। आपको पुन: प्रयोज्य अभिवादन, लंबी चर्चा जैसे "सुबह के अनुष्ठान" को स्पष्ट रूप से मना कर देना चाहिए ताजा खबरवगैरह। सामाजिक संपर्कनिस्सन्देह, आवश्यक हैं, और आप कोई रोबोट नहीं हैं। हालाँकि, उन्हें दोपहर के भोजन और दोपहर जैसे कम तनावपूर्ण समय में ले जाया जा सकता है।

6. पहला - प्रमुख कार्य. आपको कार्य दिवस की शुरुआत ग्रुप ए के कार्यों से करनी चाहिए, अन्य सभी कार्य प्रतीक्षा कर सकते हैं। पहले पत्राचार को न देखें - आने वाले बिजनेस मेल में शायद ही कभी ऐसे मामलों का निपटारा होता है जिनकी सर्वोच्च प्राथमिकता होती है और जिन्हें तुरंत पूरा किया जाना चाहिए।

7. सचिव के साथ दिन की योजना का समन्वय करें। सचिव, यदि आपके पास कोई है, तो वह आपका सबसे महत्वपूर्ण साथी होता है हम बात कर रहे हैंरचना के बारे में इष्टतम स्थितियाँगतिविधि के लिए. आपको कार्य दिवस का पहला समय उन्हें समर्पित करना चाहिए, भले ही वह कुछ मिनटों का ही क्यों न हो। सचिव को आपके मामलों के बारे में पता होना चाहिए। उसके साथ दिन की सभी तिथियों, प्राथमिकताओं और योजनाओं का समन्वय करें। एक अच्छा सचिव अपने बॉस की कार्यक्षमता को दोगुना कर देता है, और एक बुरा सचिव इसे आधा कर देता है।

मध्याह्न निर्धारण नियम

1. काम के लिए अपना डेस्क तैयार करें। समूह ए की समस्याओं को हल करने के लिए सभी अनावश्यक कागजात को तालिका से हटा दें। डेस्कटॉप पर एक ही समय में छह से अधिक दस्तावेज़ नहीं होने चाहिए। यह मनोवैज्ञानिक रूप से उचित है: सबसे पहले, अतिरिक्त कागजात समय को अवशोषित करते हैं, और दूसरी बात, मेज पर व्यवस्था विचारों में व्यवस्था को उत्तेजित करती है।

2. समय सीमा निर्धारित करें. कभी-कभी आपको कार्य इसलिए सौंपे जाते हैं, क्योंकि आप भी किसी के अधीनस्थ होते हैं। इसलिए, किसी समस्या को हल करने के लिए निर्धारित समय-सीमा को अक्सर बिना शर्त स्वीकार कर लिया जाता है, भले ही वे आपकी योजनाओं में अच्छी तरह से फिट न हों। और हमें उन्हें अपने हितों और "सौदेबाजी के समय" के अनुरूप ढालने का प्रयास करना चाहिए। संक्षेप में, किसी दिए गए कार्य को पूरा करने में जितना समय लगता है उससे दोगुना समय मांगें; यह अक्सर आपके विचार से अधिक आसान होता है। जहाँ तक अधीनस्थों को कार्य सौंपने की बात है, मैं आपको सलाह देता हूँ कि आप उन्हें, आपकी राय में, समस्या को हल करने के लिए आवश्यक समय से लगभग एक तिहाई कम समय दें। यदि यह पर्याप्त है, तो आप समय बचाएंगे, यदि नहीं, तो भी आप खोएंगे नहीं।

3. उन कार्यों से बचें जो प्रतिक्रिया का कारण बनते हैं। कई नेता अधिक से अधिक नए मामलों, समस्याओं और विचारों में संलग्न होते हैं और ऐसा करने पर, वे अपने कार्यों पर उचित प्रतिक्रिया का कारण बनते हैं, जो समय-सारणी को प्रभावित कर सकता है। उदाहरण के लिए, बहुत बार, किसी बैठक में एक बार (शुद्ध रुचि से) भाग लेने पर, प्रबंधक को अतिरिक्त कर्तव्य प्राप्त होते हैं जो उसकी योजना द्वारा प्रदान नहीं किए जाते हैं। उसे कुछ सौंपा जा सकता है, कार्य समूह में शामिल किया जा सकता है, आदि। इसलिए, उनकी आवश्यकता और प्रतिक्रिया के खतरे के संदर्भ में सभी कार्यों (पत्र, टेलीफोन वार्तालाप, समय सीमा पर समझौते, आदि) की दोबारा जांच करना सबसे अच्छा है। .

4. उत्पन्न होने वाले अतिरिक्त महत्वपूर्ण मुद्दों को अस्वीकार करें। प्रत्येक उद्यम में, प्रत्येक विभाग में, विभिन्न प्रकार की अत्यावश्यक परिस्थितियाँ या अप्रत्याशित परिस्थितियाँ उत्पन्न होती हैं। यह याद रखना चाहिए कि तथाकथित अत्यावश्यक परिस्थितियों से ध्यान भटकने से कुछ समय के लिए योजनाबद्ध महत्वपूर्ण बातें भूल जाती हैं। क्या ऐसा करना उचित है - परिस्थितियों के आधार पर, मामले-दर-मामले आधार पर निर्णय लें।

5. अनियोजित आवेगपूर्ण कार्यों से बचें। एक नियम के रूप में, तैयार की गई योजना से आवेगपूर्ण विचलन उत्पादकता को कम कर देता है। इसलिए, यदि काम के दौरान आप कुछ करना चाहते हैं (उदाहरण के लिए, फ़ोन कॉल करना), तो विचार करें कि क्या यह करने लायक है।

6. समय-समय पर ब्रेक लें। काम में छोटे-छोटे ब्रेक निश्चित रूप से आवश्यक हैं, उनकी आवृत्ति और अवधि अलग-अलग होती है। मुख्य बात उन्हें नियमित रूप से करना है।

7. छोटे-छोटे सजातीय कार्यों का समूह बनाएं और उन्हें श्रृंखलाबद्ध तरीके से निष्पादित करें। सजातीय कार्यों को कार्य ब्लॉकों में संयोजित करके नियमित कार्य और छोटी-छोटी बातों से निपटें। फ़ोन कॉल के लिए 10 मिनट के छह ब्लॉक, संक्षिप्त बैठकों में, विरोधाभासी रूप से, 60 मिनट के एक ब्लॉक से अधिक समय लगता है। क्यों? क्योंकि आप सजातीय गतिविधि के लिए छह बार उचित तैयारी करते हैं। इसलिए समान कार्यों को ब्लॉकों में समूहित करें, लेकिन उन्हें बहुत लंबा न बनाएं (30-60 मिनट बेहतर है)।

8. आपने जो शुरू किया था उसे तर्कसंगत रूप से समाप्त करें। काम में जल्दबाजी से बचें और जो काम शुरू किया है उसे अंजाम तक पहुंचाने की हमेशा कोशिश करें। मुख्य काम से ध्यान भटकने से समय बर्बाद होता है, क्योंकि जब आप उस पर वापस लौटते हैं तो आपको वही काम दोबारा दोहराना पड़ता है जो आप एक बार कर चुके हैं।

9. टाइम स्लॉट का उपयोग करें. अनिर्धारित समय स्लॉट को खाली न छोड़ें (उदाहरण के लिए बॉस के वेटिंग रूम में इंतजार करना, बेकार बैठक में आपको भाग लेना होगा)। जब वे ऐसा करें, तो अपने आप से पूछें, "मैं इन मिनटों का अधिकतम लाभ कैसे उठा सकता हूँ?"

10. एक शांत घंटा (अपने लिए समय) निकालें। हर दिन एक शांत, या बंद घंटा आरक्षित करना अच्छा काम करता है, जिसके दौरान कोई भी आपको परेशान नहीं कर सकता है। यह अबाधित एकाग्रता का समय है। इसे योजना में शामिल करें, इससे आपकी उत्पादकता में उल्लेखनीय वृद्धि होगी। इस समय के लिए अपने आप को बाहरी दुनिया से अलग कर लें, या तो किसी सचिव की मदद से, या यह चेतावनी देने के बाद कि आप वहां नहीं हैं, बस दरवाजा बंद कर लें। बंद समय का उपयोग महत्वपूर्ण लेकिन गैर-जरूरी, दीर्घकालिक कार्यों के लिए, या उन कार्यों के लिए करें जो दिन की भागदौड़ में खो जाते हैं।

11. समय सीमा और योजनाओं पर नियंत्रण रखें। बैठकों और अन्य गतिविधियों के दौरान, पेरेटो सिद्धांत के अनुसार, अक्सर 80% निर्णय 20% समय में किए जाते हैं। अपने समय का ध्यान रखें और बदलती प्राथमिकताओं के संदर्भ में योजनाओं की दोबारा जाँच करने में इसे बर्बाद न करें।

कार्य दिवस की समाप्ति के नियम

1. जो अधूरा रह गया था उसे पूरा करो. आपके द्वारा शुरू की गई सभी छोटी-छोटी चीज़ें (पत्र-व्यवहार देखना, पत्र लिखवाना और नोट्स लिखना) एक दिन के भीतर पूरा करने का प्रयास करें। इनके क्रियान्वयन में देरी हो सकती है अतिरिक्त लागतश्रम तब करें जब आपको "रुकावट" को खत्म करना हो।

2. परिणामों की निगरानी और आत्म-नियंत्रण। नियंत्रण और आत्म-नियंत्रण के बिना, श्रम का संगठन अकल्पनीय है। हम निम्नलिखित लेखों में से एक में नियंत्रण के बारे में अधिक विस्तार से बात करेंगे। इस बीच, मैं अपने आप को वहीं तक सीमित रखूंगा जो मैं कहूंगा: जो योजना बनाई गई थी उसकी तुलना करना और योजनाओं से विचलन का विश्लेषण करना सामान्य कार्य के लिए एक अनिवार्य शर्त है।

3. अगले दिन की योजना बनाएं. अगले दिन की योजना एक रात पहले बना लेना सबसे अच्छा है। कहने की जरूरत नहीं है कि इससे सुबह उसकी अनिवार्य दोबारा जांच रद्द नहीं हो जाती।

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इन सरल समय प्रबंधन नियमों का अनुपालन आपको अपने समय का कुशलतापूर्वक उपयोग करने की अनुमति देगा और यह अभी भी आपके पास स्टॉक में रहेगा। ठीक है, यदि आप अपने समय की उपेक्षा करते हैं, तो अच्छा जादू भी आपको खोया हुआ वापस लौटाने में मदद नहीं करेगा। समय की सराहना करें!

जीवन में अपनी सबसे बड़ी असफलताओं के बारे में सोचें। झगड़े, गलतफहमियां जिसने आपकी पूरी जिंदगी को नकारात्मक तरीके से बदल दिया। असफल परीक्षा, नौकरी के लिए साक्षात्कार आदि। ऐसी विफलताओं के कारण समान हैं, एक नियम के रूप में, वे खराब तैयारी और जल्दबाजी में किए गए कार्यों का परिणाम हैं, नीचे हम देखेंगे कि सब कुछ कैसे करना है और अपने दिन/सप्ताह की योजना कैसे बनाएं।

यदि कोई एथलीट ओलंपिक से एक महीने पहले प्रशिक्षण बंद कर दे तो क्या होगा - कौशल और मांसपेशियों की ताकत काफी कमजोर हो जाएगी और वह अंतिम स्थानों में से एक ले लेगा। खेल की तरह, किसी भी व्यवसाय में आपको अच्छी तैयारी की आवश्यकता होती है, जिसके बिना सफलता की संभावना बहुत कम हो जाती है।

तैयारी में मुख्य कारक योजना बनाना है "नियम 6 पी": उचित ढंग से की गई योजना प्रदर्शन में गिरावट को रोकती है।

नीचे मैं दिन, सप्ताह की उचित योजना की मदद से सब कुछ करने के 7 तरीके बताऊंगा।

विधि 1: दिन के लिए कार्यों की एक सूची बनाएं

कार्य सूची किसके लिए है?

सबसे पहले, आइए देखें कि हमारा मस्तिष्क कैसे काम करता है। यह पाया गया है कि हम अपने दिमाग में 7+-2 से अधिक मामलों या महत्वपूर्ण विचारों को नियंत्रण में नहीं रख सकते हैं। इसे सत्यापित करने के लिए, गिनें कि चित्रों में कितने वृत्त दिखाए गए हैं:

चावल। 1	चावल। 2	चावल। 3

चावल। 4	चावल। 5

सबसे अधिक संभावना है, आकृति 1, 3 और 4 में वस्तुओं की संख्या निर्धारित करने के लिए, एक नज़र ही पर्याप्त है।

और अंक 2 और 5 के लिए, एक नज़र पर्याप्त नहीं थी, अलग से गिनना आवश्यक था। वस्तुएँ जितनी छोटी होंगी, उन्हें प्रबंधित करना उतना ही आसान होगा। दिमाग की हद तो तब हो जाती है जब संख्या 7+-2 से भी ज्यादा हो जाती है.

विचारों के मामले में भी यही बात है, एक ही समय में हम अपने दिमाग में 7 + -2 से अधिक कार्य संग्रहीत नहीं कर सकते हैं, बाकी भूल जाते हैं।

वास्तविक जीवन की स्थिति की कल्पना करें

आप सुबह उठते हैं और काम पर जाते हैं, रास्ते में आपको याद आता है:

आपको किसी प्रियजन के जन्मदिन के लिए एक उपहार खरीदने की ज़रूरत है;
- इंटरनेट बंद होने तक उसके लिए भुगतान करें।

जब आप काम पर पहुंचे:

पता लगाएं कि आपको आज एक रिपोर्ट तैयार करने की आवश्यकता है;
- मैं अंदर गया, एक सहकर्मी ने अनुबंध टेम्पलेट को फेंकने के लिए कहा;
- सुबह प्लानिंग मीटिंग के बाद बॉस ने मुझसे 3 काम करने को कहा।

सिर पहले से ही भरा हुआ है, लेकिन समय नहीं रुकता, कोई ग्राहक, कोई प्रियजन, कोई सहकर्मी आपको कॉल कर सकता है, कोई अप्रत्याशित स्थिति उत्पन्न हो सकती है, आदि। ऐसे में क्या होता है? हम कुछ भूल जाते हैं. यदि हम दुकान में भोजन खरीदना भूल जाते हैं, तो निश्चित रूप से कुछ भी भयानक नहीं होगा, लेकिन आप कुछ और महत्वपूर्ण बात भूल सकते हैं: मत आओ महत्वपूर्ण बैठक, दवा लेना, आदि।

इसके अलावा, जितनी अधिक चीजें हमारे दिमाग में होती हैं, हमारी विश्लेषणात्मक क्षमताएं उतनी ही खराब हो जाती हैं, क्योंकि जानकारी याद रखने में ऊर्जा खर्च होती है।

नोटबुक के लाभ

नोटबुक - ऊपर वर्णित सभी समस्याओं को दूर करता है और मेमोरी से काम करने की तुलना में इसके निम्नलिखित फायदे हैं:

1) याद करने की तुलना में लिखना हमेशा तेज़ होता है. उदाहरण के लिए, सेल फ़ोन को लिखना याद रखने की तुलना में 10-100 गुना तेज़ है। बिजनेस के साथ भी.

2) ऊर्जा की बचत. महत्वपूर्ण को न भूलने के लिए, हम अक्सर याद करते हैं, इस पर ऊर्जा खर्च होती है। नोटबुक इस समस्या का समाधान करता है.

3) विश्वसनीयता. कलम से जो लिखा जाता है उसे कुल्हाड़ी से नहीं काटा जा सकता। थकान, भावनाओं या अन्य चीजों की पृष्ठभूमि में किसी भी व्यवसाय को भुलाया जा सकता है। लेकिन यदि कार्यों को लिख लिया जाए तो भूलना अधिक कठिन होता है।

आप कार्यों की सूची एक नियमित शीट, नोटपैड पर रख सकते हैं, लेकिन यह नोटबुक हो तो बेहतर है, क्योंकि इसमें एक कैलेंडर होता है। दिन के कार्यों की सूची कंप्यूटर या कागज पर हो सकती है। सबसे महत्वपूर्ण बात यह है कि यह आपके पास है, क्योंकि यह घर की नींव की तरह योजना बनाने का आधार है। यदि घर में नींव नहीं है, तो अधिकतम जो बनाया जा सकता है वह प्लास्टिक या प्लाईवुड से बनी हीटिंग के बिना एक छोटी सी एक मंजिला संरचना है। इसके अलावा, योजना बनाने में, बेशक, आप दिन के कार्यों की सूची या नोटबुक के बिना काम कर सकते हैं, लेकिन आपकी क्षमताएं गंभीर रूप से सीमित होंगी।

कार्य सूची या नोटबुक में सबसे महत्वपूर्ण चीज़ दिन के दौरान किए जाने वाले कार्यों की एक सूची है। दूसरा सबसे महत्वपूर्ण भाग कैलेंडर है, जिसमें आप उन कार्यों को देख सकते हैं जिन्हें किसी निश्चित दिन पर पूरा करना आवश्यक है। इसलिए, नियमित सूची की तुलना में एक नोटबुक बेहतर है, क्योंकि वहां एक कैलेंडर होता है।

विधि 2: प्रतिदिन कार्य सूची के साथ कार्य करें

समय आयोजक या नोटबुक के साथ काम करते समय सबसे महत्वपूर्ण बात पहले से तैयार की गई योजना के अनुसार काम करना है। ऐसा करने के लिए, यह पता लगाने के लिए नियमित रूप से अपनी नोटबुक की समीक्षा करें कि क्या आपने वह सब कुछ किया है जो आपने आज के लिए योजना बनाई थी। वर्तमान कार्य पूरा करने के बाद आप सूची देख सकते हैं। अपने आयोजक में उन महत्वपूर्ण चीजों को रखना बहुत महत्वपूर्ण है जो आपको आज करनी चाहिए।

विधि 3: पहले लिखें, फिर करें

अगर कोई नया काम आता है और वह जरूरी नहीं है तो पहले उसे एक नोटबुक में लिख लें और जब काम आ जाए तभी आगे बढ़ें। कोई भी नया कार्य बहुत महत्वपूर्ण लगता है और हम सब कुछ एक पंक्ति में लेना शुरू कर देते हैं: मेल चेक करना, फ़ोन कॉल करना आदि। लेकिन जैसे ही आप आने वाले सभी कार्यों को एक नोटबुक में लिखना शुरू करते हैं, आप उसे इस प्रविष्टि के बगल में पाएंगे वहां अन्य हैं महत्वपूर्ण कार्य.

शरीर के दाहिने हिस्से की सभी गतिविधियों को मस्तिष्क के बाएं गोलार्ध द्वारा नियंत्रित किया जाता है, जो तर्क के लिए जिम्मेदार है। जब हम लिखते हैं नया कार्य दांया हाथ, फिर हम अपने मस्तिष्क के बाएं गोलार्ध को सक्रिय करते हैं, जो तर्क के लिए जिम्मेदार है। दाहिने हाथ से लिखते समय तर्क को सक्रिय करने से हमें बेहतर निर्णय लेने में मदद मिलेगी।

काम शुरू करने से पहले एक नोटबुक में सब कुछ लिखकर, आप दिन के दौरान सबसे महत्वपूर्ण कार्यों को पूरा करने में सक्षम होंगे और उन माध्यमिक कार्यों का विरोध करने में सक्षम होंगे जो लगातार आपका ध्यान भटकाते हैं।

4 तरफा। पहले महत्वपूर्ण, फिर अत्यावश्यक कार्य

सभी नियोजित कार्यों को उनके महत्व के क्रम में और फिर निष्पादन के समय तक पूरा किया जाना चाहिए। सबसे महत्वपूर्ण लोगों से शुरू करें और धीरे-धीरे कम महत्वपूर्ण लोगों की ओर बढ़ें। आज के लिए अपनी योजना में कार्यों को उनके महत्व के क्रम में लिखें, फिर तात्कालिकता के आधार पर क्रमबद्ध करें और सर्वोच्च प्राथमिकता के साथ काम करना शुरू करें।

उदाहरण के लिए, किसी मित्र ने आपको चैट करने के लिए बुलाया। फ़ोन कॉल, अत्यावश्यक मामला, क्योंकि फ़ोन अभी बज रहा है, लेकिन यह महत्वपूर्ण नहीं हो सकता है। यदि आपके पास अधिक महत्वपूर्ण कार्य हैं, उदाहरण के लिए, काम पर एक रिपोर्ट तैयार करना, तो बेहतर है कि पहले अधिक से अधिक महत्वपूर्ण कार्य, विशेष रूप से एक रिपोर्ट, और फिर, यदि समय हो, तो वापस कॉल करें और किसी मित्र से बात करें। . लेकिन इसके विपरीत नहीं, अन्यथा एक छोटी सी कॉल के कारण आपके पास अधिक महत्वपूर्ण काम करने का समय नहीं होगा।

तात्कालिकता से अधिक महत्व. अत्यावश्यक कार्य केवल तभी शुरू किए जाने चाहिए यदि आप स्थिति पर नियंत्रण रखते हैं और आश्वस्त हैं कि आपके पास सभी महत्वपूर्ण कार्यों के लिए समय होगा।

5 रास्ता: इलेक्ट्रॉनिक आयोजक

बड़ी संख्या में इलेक्ट्रॉनिक नोटबुक हैं। कागजी डायरी की तुलना में इलेक्ट्रॉनिक डायरी के निर्विवाद फायदे हैं:

ए. समय बचाएं. इलेक्ट्रॉनिक डायरी पर, आपको पिछले दिन से वर्तमान तक के कार्यों को फिर से लिखने की आवश्यकता नहीं है, और आप इसके साथ कंप्यूटर और फोन या टैबलेट दोनों पर काम कर सकते हैं, सभी उपकरणों पर डेटा को सिंक्रनाइज़ कर सकते हैं।

बी. मात्रा और गति: इलेक्ट्रॉनिक डायरी में, आप आगे के काम के लिए बड़ी मात्रा में जानकारी को बहुत तेज़ी से कॉपी कर सकते हैं। उदाहरण के लिए: आप शाम को केले की पाई पकाना चाहते हैं और आपको पहले से लिखना होगा, आवश्यक सामग्रीस्टोर पर जाने से पहले. यदि आपके पास एक इलेक्ट्रॉनिक आयोजक है, तो आप कुछ ही सेकंड में, इंटरनेट से पूरी रेसिपी को तुरंत एक डायरी में कॉपी कर सकते हैं। साथ ही, कागज के एक टुकड़े पर केवल सामग्री को हाथ से लिखने के लिए, आपको इलेक्ट्रॉनिक रूप में पूरी रेसिपी की तुलना में अधिक समय की आवश्यकता होगी। और स्टोर में, यह जल्दी से समझने के लिए कि क्या खरीदना है, अपने फोन पर डायरी चालू करना पर्याप्त होगा।

बी सुविधा. परिवहन में, दुकान में, छुट्टी पर एक साधारण नोटबुक का उपयोग करना असुविधाजनक है, इन जगहों पर लिखना और नोट्स देखना मुश्किल है, क्योंकि पेपर डायरी बड़ी है और इसे खोलने के लिए आपको 2 हाथों की आवश्यकता होती है। लेकिन फ़ोन पर इलेक्ट्रॉनिक नोटबुक हमेशा आपके साथ रहेगी, चाहे आप कहीं भी हों: परिवहन, दुकान, सड़क। आप तुरंत अपने कंप्यूटर पर नोट्स ले सकते हैं और फिर सेकंडों में उन नोट्स को अपने फोन पर सिंक कर सकते हैं।

विधि 6: अगले दिन की योजना शाम को बनाएं

अगले दिन के लिए पहले से ही कार्य योजना बना लें, सबसे अच्छा समय घर जाने से पहले कार्य दिवस समाप्त करना है। यह सरल क्रिया आपको बेहतर नींद लेने में मदद करेगी, क्योंकि अक्सर अनिद्रा का कारण यह होता है कि शाम को हम उन सभी महत्वपूर्ण चीजों को याद करते हैं जिन्हें कल करने की आवश्यकता होती है ताकि सुबह उन्हें न भूलें। और ये विचार ही हैं जो हमें आराम करने और शांति से सोने से रोकते हैं, लेकिन यदि आप अपनी सभी योजनाएं लिखते हैं, तो आप न केवल प्रदान करेंगे आरामदायक नींदलेकिन शाम को भी.

इसके अलावा, जब आप पहले से कोई योजना बनाते हैं, तो आपका अवचेतन मन लगातार पूरी रात इस बात पर काम करेगा कि योजना को सर्वोत्तम तरीके से कैसे पूरा किया जाए। जटिल समस्याओं का समाधान आपको नाश्ते के समय, काम पर जाते समय या आधी रात को भी मिल सकता है। सुबह के समय अक्सर नए विचार आते हैं और आप इस समय का अधिकतम लाभ के लिए उपयोग करेंगे, आपको बस अगले दिन के लिए कार्यों की सूची पहले से लिखनी होगी।

वैसे, यदि आपके पास ऐसे प्रश्न हैं जिनका आप उत्तर पाना चाहते हैं, तो सोने से पहले और अपनी आँखें बंद करने से पहले, उन्हें अपने आप से पूछें, अधिमानतः ज़ोर से पूछें और तुरंत सो जाएं। और सुबह में, तुरंत उन सभी विचारों को लिखने के लिए तैयार हो जाइए जो आपके जागने के समय या उसके बाद प्रकट हो सकते हैं।

विधि 7: अपनी गतिविधि के चरम के लिए जटिल कार्यों को शेड्यूल करें

दिन के लिए एक योजना बनाएं ताकि जिस काम के लिए बहुत अधिक ऊर्जा की आवश्यकता हो वह आपकी गतिविधि के चरम पर हो, जब आपके पास बहुत अधिक ऊर्जा हो और आप यथासंभव उत्पादक हों। एक नियम के रूप में, गतिविधि का चरम सुबह में शुरू होता है, क्योंकि सोने के बाद आपके पास बहुत ताकत होती है और सिर तरोताजा होता है, लेकिन ऐसा होता है कि गतिविधि का चरम दिन के दौरान भी हो सकता है और शाम को भी।

सबसे अधिक ऊर्जा खपत वाली गतिविधियाँ वे चीजें हैं जिनके लिए कोई प्रतिभा नहीं है. आमतौर पर, ये हैं वे चीज़ें जो आप सबसे अधिक नहीं करना चाहते हैं. समय प्रबंधन में इन कार्यों को मेंढक कहा जाता है, क्योंकि इन कार्यों को शुरू करना अप्रिय होता है। समय प्रबंधन का एक नियम है - दिन की शुरुआत मेढक से करो, यानी, एक अप्रिय प्रसंग से। यह नियम आपको अधिक कुशलता से काम करने की अनुमति देगा, क्योंकि आमतौर पर सुबह के समय आपके पास सबसे अधिक ताकत होती है, और ये ताकतें सबसे अप्रिय काम करने के लिए बेहद महत्वपूर्ण होती हैं।

मैं जीवन से एक उदाहरण दूंगा, मेरे पास एक तकनीकी मानसिकता है, इसलिए सटीक विज्ञान जैसे: भौतिकी और गणित मेरे लिए आसान हैं, लेकिन मानवीय विषयों के साथ यह कठिन है, इसलिए जब मैं स्कूल में था, तो मैं अक्सर एक परीक्षा के लिए तैयारी करता था अंग्रेजी भाषासुबह में। मैं स्कूल से 1-2 घंटे पहले उठता था और अंग्रेजी पढ़ता था। सुबह के समय मुझमें सबसे अधिक ऊर्जा होती थी, इसलिए इस समय मेरे लिए यह करना आसान होता था मुश्किल कार्यजिसके लिए मेरे पास सबसे कम प्रतिभा थी। तैयारी के परिणाम मेरी सभी अपेक्षाओं से अधिक थे, मुझे उस विषय में उत्कृष्ट या अच्छा अंक मिला जो मुझे पसंद नहीं था।

गतिविधि के चरम के लिए सबसे अप्रिय कार्यों की योजना बनाएं, उदाहरण के लिए, सुबह में, और आप देखेंगे कि आप कैसे अधिक काम कर लेंगे और आपकी व्यक्तिगत दक्षता बढ़ जाएगी।

पी.एस.यदि आपके द्वारा पढ़े गए लेख के साथ-साथ मनोविज्ञान (बुरी आदतें, अनुभव, आदि), बिक्री, व्यवसाय, समय प्रबंधन, आदि विषयों पर कोई कठिनाई या प्रश्न हैं, तो मुझसे पूछें, मैं मदद करने का प्रयास करूंगा। स्काइप परामर्श भी संभव है.

पी.पी.एस.आप ऑनलाइन प्रशिक्षण "1 घंटा अतिरिक्त समय कैसे प्राप्त करें" भी ले सकते हैं। टिप्पणियाँ लिखें, आपके अतिरिक्त;)

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ZMBCHOSHE BDBYU CHSHCHRPMOSKFE TBOP HFTPN (पीहेओये खुरेइब)

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